災害時の緊急連絡網にメール配信システムを活用

災害時の安否確認をメール配信で

当社が提供するメール配信システムCombz Mail PLUS（コンビーズメールプラス）を導入すると、ビジネスメールだけでなく、従業員のメールアドレスだけをまとめた連絡網を作成し、社内報などをメール配信できます。

メール配信システム内に従業員のみの連絡網を作成しておくことで、災害時用の緊急メール、安否確認メールを送ることができます。

災害時用の緊急連絡網を形成

まずは、緊急連絡網を形成するための準備をしましょう。

災害時用の会社従業員のみの緊急連絡網を準備

まずはメール配信をする前に、従業員の連絡先を集めて、災害時に使用する緊急連絡網を作成します。従業員からもらう連絡先には、このようなものが挙げられます。

• 社用パソコンのメールアドレス
• 個人パソコンや携帯のメールアドレス
• 本人以外のメールアドレス

これらの連絡先を従業員から収集した段階で、メール配信システムに登録します。そして配信先グループ管理で、従業員だけの配信先グループなどを作成することで、災害時用の緊急連絡網が完成します。

必要な配信先グループは2点です。

• 従業員のみのリスト
• 従業員の家族のみのリスト

簡単に絞り込めるように、登録する名前の他に「続柄」を設定し「本人」と「家族」を区別できるようにすると、配信先グループを作成しやすくなります。

これをセグメント配信といいます。

セグメント配信と一斉配信の違いや、使い方などについてはこちら

関連記事セグメント配信でメルマガの開封率・クリック率を改善！一斉配信との使い分けも

災害時の緊急連絡網としてのメール配信の運用を決める

ここでは、災害時にうまく運用できるように緊急連絡網としての運用方法提案します。

緊急連絡網としてのメール配信担当者をつくる

メール配信を行う担当者を決めて、緊急連絡網としてスムーズに連絡できるようにします。会社をはじめ、自宅や外出先からでもコンビーズメールプラスにログインして、緊急連絡網としてメールを送れる従業員を決めましょう。できるだけ、経営者と連携が取れる立場の方が担当するとよいかもしれません。

本社がが機能していない場合に備える

仮にグループ企業で本社だけでなく、支社（または支店や営業所）がある場合は、本社機能が停止したときのために、支社ごとにサブ担当を支社に設けましょう。支社を中継ポイントとして緊急連絡網としてのメール配信ができるように、備えておいた方がいいかもしれません。

会社が単体の場合

支社や支店、営業所がない体制の場合は、スマートフォンやノートパソコンが機能していれば、屋内外問わず操作は可能です。通信手段と電源を確保して、緊急連絡網としてのメール配信ができるようにしましょう。

災害のシーンを想定した緊急連絡網としてのメール配信

災害は時間に関係なく、いつ発生するかわかりません。この段落では、出勤前、勤務中、退勤後など、災害にあったときのシーンをイメージしながら、どのようにして緊急連絡網としてのメール配信を実施するかを提案したいと思います。

出勤前

出勤前に災害が起こった場合、公共交通機関の麻痺や、従業員が被災して通勤が困難になっている可能性があります。

このような状況になっている従業員が何人いるか、安全を確保できているかを確認するために、セグメント配信で従業員のみの連絡網にメール配信し、安否を確認しましょう。

また、従業員全員が出勤準備中で、自宅に居る可能性が高い時間帯であれば、自宅待機命令の緊急メールを送るのも良いかもしれません。

勤務中

勤務中に災害が起きた場合、内勤者と外勤者向けにメール配信します。

上記同様に、従業員のみの連絡網をもとに安否確認メールを配信して、内勤者と外勤者の安全の有無を確認します。最終的にどういう状況かを、従業員の家族にメール配信して伝えましょう。

退勤後

退勤後に災害が起こった場合は、出勤前と同様に公共交通機関が麻痺して、帰宅難民になる可能性があります。

すでに従業員が家族とやり取りを行っているとは思いますが、企業側も状況を把握するために、緊急連絡網の配信先グループを使って、安否確認メールを配信してもよいでしょう。

パンデミックの際も緊急連絡網を使ってメール配信

近年はパンデミックの影響により、仕事でもプライベートでも感染に注意しないといけません。ここでは、仮に「陽性反応」が出た従業員がいると想定し、緊急連絡網を使ったメール配信を考えていきます。

濃厚接触者の調査と対応の一例

従業員から陽性反応で休みの連絡があった場合、セグメント配信で「濃厚接触者に該当する人」を探すための配信を行います。

対象となる人は、「お互いの距離が1m程度なかった」「15分以上の接触があった」場合です。この旨をメール配信で従業員に知らせます。可能性の高い人がわかれば、最終的には自宅待機やPCR検査の催促、病院や保健所への連絡などをお願いするメールを配信して、クラスターを防ぎましょう。

少しでも感染者数が減るように対策を意識して、次の波がこないよう社会貢献につなげましょう。

簡易的な安否確認は返信状況と開封率で把握

緊急メールの配信後、従業員からの返信が遅延している場合は、開封率をチェックすると、総配信数（人数分）に対して何人が開封しているかで、途中経過を確認することができます。

返事と開封の数がピッタリ合えば、全員が無事であることが分かり、安全が確保できていることを家族に知らせることができます。

メールの返信と開封率を照らし合わせて、返事も開封もない従業員は不測の事態となっている可能性があるので、状況に応じて、その旨を家族に伝えましょう。

防災意識の啓発メールを送る

ここでは、防災意識を高めるための方法を提案したいと思います。

防災の日に合わせてメール配信

防災の日（毎年9月1日）に合わせて、防災意識を啓発するためのメール配信を行うのもよいかもしれません。

本社を置く地域で起きた、過去の大きな災害を調べて、それになぞらえてメール配信すると身近に感じて、防災意識が高まる可能性があります。

また、従業員やその家族のメールアドレスが機能しているか、アドレス変更されていないかなどをチェックする日として配信し、常にリストが最新の状態に保つようにしましょう。

参考例：過去の災害を振り返る

2000年代に入ってから、記憶に残る災害をもとに解説します。

大雨の被害

大雨が降った際は、土石流災害、河川の氾濫などの災害が発生します。

また、近年はゲリラ豪雨がよく発生するようになりました。短時間だけ局地的に激しい雨が降る現象なので、予測が困難な災害といわれています。

ゲリラ豪雨という単語は1969年には、すでに使用されていました。2008年8月に東京都練馬区周辺でゲリラ豪雨が発生し、エリア外の下流で下水道工事をしていた作業員5人が流されて、亡くなった事件が報道されたのをきっかけに、有名な言葉となりました。

近年の被害

2021年8月11日以降に、西日本を中心に発生した大雨「令和3年8月の大雨」があります。全国での被害は死者13人、重軽傷者16人、住宅への被害は累計8,399棟となりました。

台風の被害

台風の定義は、「北西太平洋もしくは南シナ海に存在し、低気圧域内の最大風速が約17m/s以上であること」とされています。

台風が上陸すると、大雨や洪水、暴風、高波と高潮、土石流災害、河川の氾濫などが発生します。

都市部では暴風の影響で、物が飛散して窓ガラスが割れたり、工事中の建物に施行された防音パネルなどが引きはがされるシーンを、見たことがあるかと思います。

近年の被害

2019年10月に発生した台風19号（令和元年東日本台風）では、大雨と暴風、高波、高潮が起こりました。全国での被害は死者105人、行方不明者3人、重軽傷者375人、住宅への被害は累計100,621棟となりました。

地震の被害

日本は地震大国といわれるほど、常に小さい地震が発生しています。地震がくると、建物の倒壊、火災、土石流災害、下水道の液状化現象、津波などが起こります。

1995年の阪神淡路大震災以降、巨大地震が何度も発生しており、記憶に新しいものでは、2003年9月26日に十勝沖地震（震度6弱）、2004年10月23日に新潟中越地震（震度7）、2011年3月11日に東北地方太平洋沖地震（別称：東日本大震災、震度7）などが発生しました。

東日本大震災では、死者、行方不明者約2万2,000人と甚大な被害となりました。

アンケートを実施し防災の意識を高める

アンケート調査を行うことができます。

「読者集め」の項目にある「アンケート作成」を使うと、アンケートを作ることができます。そして、メール本文にアンケートフォームへ移動できるURLを貼り付けることで、従業員の手元に届きます。

防災グッズを常備しているか、住むエリアの避難所を熟知しているかなどを質問事項にすれば、見直しをするきっかけを与えることができます。

また、職場で必要な防災対策の意見を集めるのも良いでしょう。アンケート機能については、以下リンクをご参照ください。

メール配信システムを導入する

今回は災害やパンデミックのときに、緊急連絡網としてメール配信システムを使う方法を提案しました。

もし、従業員とのやり取りを円滑に進めるようにしたいと思った方は、この機会に導入してみてはいかがでしょうか？無料でお試しできますので、ぜひお気軽にお申し付けください。

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まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

災害時やパンデミックが発生した際は、メール配信システムで従業員のみの緊急連絡網を作成し、緊急メールなどを送ることで、従業員やその家族へ円滑に対応策を案内することができます。

既存の災害アプリやSNSなどの活用だけでなく、自社オリジナルの緊急連絡網をつくり、独自の対策を構築するのも、防災の強化につながるかもしれません。

以上、『災害時の緊急連絡網にメール配信システムを活用』でした。