メール配信システムで業務の効率化とメリット

「メール配信システムって便利なの?」と思われる方が多いのですが、利用者は年々増え続け、今では全国で約3割以上の企業・団体で利用されています。

また、毎年、総務省が行っている平成30年度の通信利用動向調査では、年々情報通信サービスに関するサービスや媒体の普及率が増えてきています。

今の状態でも十分に電子機器や情報サービスが普及していると感じますが、更にIOTやソーシャルサービスが進化し、今よりも人は新しい情報を早く掴む行動を無意識的に行う時代になります。

ビルディング

メール配信システムの利用者の声

利用者の声を伺うと、

「時間がばかり使っていた、メールやりとりの無駄な部分を大きく削減できた。」

という声をたくさん聞きます。

一方で、メール配信と言えば、ネットショップでのメルマガ(メールマガジン)販促が想像できますが、実はそれだけではありません。

イベントの案内、職場や学校での連絡など様々な場面で活用されています。

また、メール配信システムは、大きく分けて下記の工程があります。

  • メール配信するための準備
  • メール配信作業
  • 改善に活かせる、配信後の効果測定

この3段階の工程において、メール配信システムを利用するメリットを解説していきます。
メール配信システムの導入を迷っている方は、是非参考にしてみてください。

メール配信をするための準備が簡単

メールを配信するためには、ユーザーを集める必要があります。

例えば、貴社のメールを講読したい人が現れたとしましょう。
どうすれば配信可能な状態に設定できるでしょうか?

もし、手動で行うならば、講読したい人が現れる度に、毎回登録しないといけません。
とても手間と時間が掛かります。

メール配信システムだと、このような下準備に掛かる作業は不要です。
初期設定には時間が掛かりますが、逆を返すと初期設定さえ済ませてしまえば、自動化することができ作業の無駄を削減できます。

ユーザー登録フォームが簡単に作成

メールを配信するためには、まずユーザー登録(配信先リストの作成)が必要になります。

どうすればユーザー登録をしてもらえるのでしょうか?

ここで、メール配信システムの機能である、ユーザー登録フォームの登場です。

登録フォーム

自分で作成しようとすると、専門知識や工数が必要になり時間を取られてしまいますが、メール配信システムを利用すると簡単に作ることができます。

また、フォームを作成することで、そのページへ誘導するためのURLが生成されます。
あとは貴方のサイトへ貼り付けるだけでOKです。

QRコードも簡単に作成

メール配信システムでは、ユーザー登録と同じようにQRコードも簡単に作成することができます。

特にQRコードは電子媒体でもよく使われていますが、紙媒体でユーザーを増やす時にもとても効果的です。

QRコードをスマホで読み取れば、わざわざURLを入力しなくて済みます。

自分で作成しようとすると、専門知識や工数が必要になり時間を取られてしまいますが、メール配信システムを利用すると簡単に作ることができます。

ここで、ユーザーがメルマガ(メールマガジン)登録する際に、下記のような情報を取得しましょう。

  • 年齢
  • 性別
  • 職業
  • 居住地(お住まいの地域)など…

このような項目を「属性」と呼びますが、ユーザー登録フォームを作成するときに「属性」の質問を投げかけることができます。

属性をあらかじめ取得しておくと、次で紹介する配信先リストの管理が簡単になります。

講読解除フォームも同様に簡単作成

メルマガ(メールマガジン)を講読したことがある方でしたら、このようなフォームを見たことがあると思います。

今後、弊社からの案内を希望されない場合は、誠にお手数ですが、下記より、配信停止をお願いいたします。

配信を停止する場合は、下記の「メルマガ解除をする」をクリックしてください。

>> メルマガ解除をする

クリックすることで、メール配信をストップさせるものです。
この講読解除フォームは、メール配信システムだと簡単に作成することができます。

あるユーザーが講読解除を行うと、自動的に配信禁止アドレスとして登録され、以後配信されなくなります。

手動で削除する手間が省けますし、削除し忘れによるトラブルも起こらなくなります。

配信先リストの管理が簡単

ユーザーがメルマガ登録を行うと、貴方のアカウント内に「配信先リスト」として登録されていきます。

ここで前述しました、ユーザーが登録するときに属性を選んでもらっておくと、配信先リストの作成が非常に楽になります。

例えば、メール配信したいユーザーの職業が飲食店の場合、「飲食店」だけの読者リストを作成すれば、簡単に絞り込み配信ができるようになります。

ダブルオプトインの設定が簡単にできる

ダブルオプトインとは、ユーザーがメルマガ登録を行った状態を「仮登録」状態とし、登録フォームに入力したアドレスにメールを送り、ユーザーが認証URLをクリックすることで、正式な登録を行う方式です。

ダブルオプトインのメリットは…

  • 実在するアドレスだけにメールの配信ができる
  • 講読意思のあるユーザーだけにメールの配信ができる

以上の2点です。

嘘のアドレスを登録する悪意のあるユーザーの仕業で、実在しないアドレスに何度も配信し続けると「悪いアカウント=スパム」と判定されやすくなります。

アカウント単位でスパム認定されてしまうこともあります。

実在しないアドレスには配信しない

これを徹底することでサーバー側から「良いアカウント」と判定され、ペナルティを受けにくくなります。

ダブルオプトインを利用することで、貴方のアカウントを守ることができます。

メール配信システムは配信作業が負担にならない

さて、配信先リストができると、いよいよメール配信です。

対少数のやり取りであれば、多くの方が利用されている「Outlook」や「G-mail」などのメールソフトでも問題ありません。

しかし、これが大多数になると、労力も掛かりますが他にも下記のような問題が発生する可能性があります。

  • 配信設定で大幅に時間を取られる
  • 大量配信が故に注意力が低下し個人情報が漏洩する危険がある
  • 配信メールサーバーに負荷が掛かりすぎメールの遅延が発生する

大きく考え、上記のような色々なリスクが発生するため、とても神経質にならないといけません。

メール配信システムはこのようなリスクを最小限に抑えて大量配信が可能になるため、低負担で運用できるようになります。

大量配信が簡単にできる

メール配信システムを利用すると、数百、数千レベルの配信数でも、短時間で配信ができます。

多くの方が利用されているOutlookやG-mailなどのメールソフトは、大量配信向けには作られていないため、莫大な手間と時間が掛かります。

例えば1000人のユーザーに配信をしようと思うと、1000人分のメールアドレスを手動で宛先へ登録しないといけません。

これだけで、1日が終わってしまいます。

一斉配信のできるメール配信システムだと手間が掛からないため、業務時間の短縮に繋がります。

個人情報漏洩のリスクが低い

1000人のユーザーにそのまま「to」で配信すると、ユーザー側には1000人分の配信先アドレスが表示されてしまいます。

これを防ぐためには「BCC」で配信する必要がありますが、1000人分を手動で登録すると、BCCのつけ忘れる可能性があります。

つまり、手動で大量配信を行うことは個人情報漏洩のリスクが高くなってしまいます。

個人情報の取り扱いはここ数年非常に厳しくなっています。

たった1件の漏洩が原因で刑事責任を負うことになったり、多額の賠償金を支払わないといけなくなることもあります。

何より企業としての信頼を失い、最悪の場合倒産もありうるほどです。

このような理由もあり、手動での大量配信はオススメではありません。

メール配信システムを利用すれば、他人のアドレスは一切表示されないため、漏洩のリスクはとても低くなります。

メールの遅延リスクが低い

OutlookやG-mailなどのメールソフトで大量配信を行うとサーバーに負担を掛け遅延が発生することがあります。
遅延の度合いは様々で、数分で済むこともあれば、数日遅れることもあります。

セール情報や、緊急連絡などのようなタイムリーな情報が遅延してしまうと大変です。

メール配信システムは、サーバーに負担を掛けないような特殊な技術が用いられており、大量配信を行っても遅延が起こりにくい仕組みになっています。

メールの予約配信が可能

メール配信システムは、配信時刻を設定しておくと、そのタイミングになれば自動で配信してくれます。

配信したいユーザーの属性によっては、早朝や夜遅めの時間に配信する方が良いケースも多々あります。
このようなケースでも、職場に居残る必要がなくなるため、残業時間の削減ができるかもしれません。

狙った属性のユーザーだけに配信が可能

メール配信システムは全員に送ることもできれば、特定のユーザーだけに送ることもできます。(セグメント配信とも言います)
ここで、メルマガ登録するときに属性を選んでもらっておくと、特定の属性を持つユーザーだけを絞り込むことができます。

あとは属性を選択して配信するだけです。

特に販促を行う時は、属性を絞る方が開封率やクリック率が良くなります。

改善に活かす配信後の効果測定

配信したメールが果たしてどれくらい開封され、そしてアクションを起こされたのか、これを知り改善することが、メールの質が向上し、結果売上にも繋がってきます。

メール配信システムを利用すると、アクセス解析などの専門知識を必要とせず、簡単に効果を測定することができます。

解析に掛ける時間も短縮できるため、業務量の削減が期待できます。

開封率やクリック率が簡単に測定できる

メールを配信システムは、配信後の測定が非常に行いやすいといったメリットがあります。

  • 開封率(メールを開封した)
  • クリック率(本文中のリンクをクリックした、アクションを起した)
  • 講読解除した

これらの人数や割合が簡単に分かるようになっています。
さらに、誰が、いつ開封・クリックしたのか、このような情報まで取得できます。

そのため、メール配信の効果を上げるための施策も行いやすいといえます。

また…

  • メールの内容
  • 配信のタイミング

これらをテストしながら、どのような条件が効果が良いのか、日々検証しましょう。

エラーアドレスは自動で削除

メールは全員に届くとは限りません。

様々な理由により、メールが届かないという状態が起こり得ます。

この状態を繰り返し行うことは、スパム配信と見なされやすくなります。

メール配信システムを利用すると、このようなエラーに対して自動的にアドレスを削除し配信がストップします。
このため、スパムと見なされにくくなります。

まとめ

メール配信システムを利用するメリットについて紹介しました。

メール業務を行っていて、とにかく無駄な作業が多く、いつも遅くまで帰られない。
そんな方には是非メール配信システムを検討していただけたらと思います。

メリットをまとめると…

  • ユーザーの属性を取得できる(初期設定は必要)
  • 大量配信が可能、時間も掛からない
  • 予約配信ができるため、PCの前にいなくてよい
  • 狙った属性のユーザーだけに配信でき設定も簡単
  • 配信後の効果測定が可能で、今後のクオリティ向上に役立つ
  • 配信エラーは自動的に配信ストップ

このように無駄な作業を削減できる機能が沢山あります。

効率よく作業することで、充実した業務を実現しましょう。

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