【新入社員向け】入社後は社内向け＆社外向けに挨拶メールを送ろう！

新入社員が挨拶をする重要性とは？

入社後の挨拶はとても大切です。

社内であれば配属される部署全体や上司、先輩に挨拶することで、敬意を示すことができるだけでなく、お互いの信頼関係を構築できます。

また、挨拶を通じてコミュニケーションをはかることができるので、これを皮切りに仕事の話や社内に関する情報の共有ができ、職場になじみやすくなります。

社外であれば、特に上司や先輩から引き継いだ取引先に挨拶をする必要があります。

今後、担当するため、挨拶がなければマナーが守れない人物だと思われ、将来的な取引に影響を与える可能性があります。

引継ぎ後は、可能な限り挨拶を行いましょう。

挨拶をしないとどうなるか？

挨拶はコミュニケーションをはかるうえで入口となるので、とても大切なものです。

ここでは、

について解説します。

コミュニケーションをする機会が遅れる

挨拶をすることで社内、社外問わず、自身を自己紹介しアピールすることができます。

しかし、挨拶をおこたってしまうとその機会を逃し、関係性の構築に時間がかかってしまい、スムーズなコミュニケーションがはかれなくなります。

新入社員としてマナーが悪いと思われる

入社して間もないころに挨拶をおこたると、

と判断され、印象が悪くなりがちです。

上司や先輩などに悪印象を与えると、今後の業務に支障が出てしまいますので、可能な限り挨拶は多くの人と行いましょう。

人となりや担当する業務が分からず情報共有しづらくなる

挨拶をする際に、あわせて自己紹介をすることが可能です。

そのため、挨拶をしないと自己紹介ができなくなり、自身がどんな人物かや、どんな背景をもって入社したかを伝えられなくなります。

こうなると上司や先輩も、新入社員に対して、

という印象を持ち、接し方から考えなければいけなくなるので、業務に差し支える恐れがあります。

新入社員が挨拶メール作るときの注意点

社内、社外問わず、すぐに直接挨拶できない場合は、いったん挨拶メールを送ると良いでしょう。

ただ、新入社員が挨拶メールを作成する場合、いくつかの注意点があります。

ここでは、それらの注意点について解説します。

可能な限り早めに挨拶メールを送る

入社当日は社内であれば、口頭で挨拶するかと思います。

ただ、会社の規模であったり、当日に一部の上司や先輩が出払っている状態だと、口頭での挨拶だけでは限界があります。

状況に応じて、挨拶メールで全体的に挨拶をしておき、後日直接挨拶をするという方法をとるのがベストです。

ただ、入社してから数日たってから挨拶メールを送ると無作法と思われる恐れがあるので、挨拶メールに関しては、入社当日にしておいた方が得策といえます。

取引先も同様で、上司や先輩から引継ぎを受けたあと、営業で訪問する前に一言、挨拶メールを送ると良いでしょう。

ていねいな文章で正確な情報を簡潔に書く

挨拶メールを送る場合、相手は上司や先輩、取引先など、自身よりも上の立場の方々となります。

そのため、敬語や丁寧語を用いて相手に敬意を示すなど、読んでいて心地よいメールを作成する必要があります。

また、自己紹介や自身の名前、担当部署や業務など、基本的な情報を正確かつ簡潔に書き、自身の人物像を相手に伝えるようにしましょう。

挨拶メールを作成する際に書いておくべきこと

挨拶メールを実際に作成するとなると、何を書けばいいのか迷う部分が多いかと思います。

この段落では、どんな内容を書けばよいかについて解説します。

挨拶メールは最低限の情報を簡潔に書く

挨拶メールを書く場合、以下の項目を順番に書くとスムーズにできあがります。

• 件名どこの誰かを明確にしつつ、挨拶メールであることを示す
• 書き出し社内向け、社外向けに応じた挨拶文を一言入れる
• 自己紹介自身がどんな人物であるかをイメージしやすいようにする
• 結びどんな意気込みで仕事をしていきたいかを書く
• 署名自身がどこに所属しているかを示す

上記の項目をベースに詳しく解説します。

【件名】どこの誰かを書く・挨拶メールと示す

挨拶メールの件名は、なるべく「挨拶メールであること」「どこの誰かであること」を一目でわかるように書きましょう。

人が瞬時に認識できる文字数は13文字～15文字程度といわれています。
そのため、件名の冒頭部分には挨拶メールであることを明記し、送る相手の部署名や名前、自身が所属する企業名や氏名を明記し、一発で理解してもらえるようにしましょう。

【書き出し】社内向け・社外向けに合わせた挨拶文を書く

書き出し部分となる挨拶文は、社内向けと社外向けに分けて書きましょう。
社内向けの挨拶メールの場合は「初めまして」、社外向けの挨拶メールの場合は「平素は大変お世話になっております。初めてご連絡を差し上げます。」のようにていねいな挨拶文を添え、相手に失礼のないようにしましょう。

【自己紹介】自身がどんな人物かが分かるようにする

挨拶メールに自己紹介を書くと、自身の人となりを伝えることができ、メールを見た側はどんな人物かを想像しやすくなります。

例えば、出身地、年齢、趣味、プライベートでの過ごし方などを情報として記載しておくと、簡単な自己紹介の文章が完成します。

また、新卒社員であれば学生時代どんな勉強や部活をしてきたか、中途社員なら前職でどんな仕事をしていたか、などをプラスするとよりどんな人物かをイメージしやすくなります。

【結び】仕事への意気込みを書く

結びとして、仕事に対しての意気込みを書くとよいです。

なぜ、就職先としてこの会社を選択したかや、どのようにがんばりたいかなどを書くと、相手にどんな思いで働きたいかを伝えることができます。

【署名】どこに所属しているかを明記する

最後に署名を事前に登録して、挨拶メールを送りましょう。

企業名、住所、部署名、自身の名前、電話番号、ファックス番号、メールアドレスを署名として明記しましょう。

社内、社外問わず、自身が所属するところがどこかを書いておけば、連絡先を伝えることができます。

新入社員必見！挨拶メールの例文を紹介

新入社員が上司や先輩、取引先へ挨拶メールを送る場合、どんな内容で作成すればよいか悩むと思います。

ここでは、新入社員がコピーして使えるような挨拶メールの例文を紹介します。

自分に合うものを選んで、内容を書き換えて使ってみてください。

社内向け挨拶メールの例文

まずは、社内向けの挨拶メールの例文を紹介します。

新卒社員が使える挨拶メールの例文

新卒社員の挨拶メール例文

中途社員が使える挨拶メールの例文

中途社員の挨拶メール例文

社外向け挨拶メールの例文

合わせて知っておきたい！異動時の挨拶メール

異動が決定した際は、社内、社外問わず速やかに異動の挨拶メールを送るのが得策です。

異動前後の挨拶メールを送るのが遅れると、作業効率が悪化したり、取引先との信頼関係が悪くなったりなど、リスクが発生します。

また、単純に異動したことを告げないでいると、無作法だと思われる可能性があるので、今までお世話になった感謝の気持ちを伝え、企業間の関係構築を維持しましょう。

異動時は必ず挨拶メールを送り、相手と心地よいコミュニケーションを取りたいですね。

異動に関するあいさつメールを、メール配信システムを使って一斉配信する方法についてはこちら

関連記事異動挨拶メールを社外社内へ一斉送信する際のマナーとは？【例文付き】

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

会社に入社後、上司や先輩、取引先に挨拶をするのはとても大切です。

礼儀作法としてだけでなく、挨拶を通じてコミュニケーションをはかることができるため、職場環境になじみやすくなります。

直接挨拶をするのが望ましいですが、なかなか会えない方に向けては挨拶メールを送って、円滑にコミュニケーションがはかれるようにしましょう。

以上、『【新入社員向け】就職後は社内向け＆社外向けに挨拶メールを送ろう！』でした。