異動挨拶メールを社外社内へ一斉送信する際のマナーとは？【例文付き】

異動時の挨拶メールは必要なのか？

異動が決定した場合、社外の取引先、社内の部署や従業員を問わず、速やかに連絡するのがベストです。

一見すると当たり前の行動ですが、異動についての連絡はとても重要です。

理由としては以下のとおりです。

異動する際に速やかに連絡するメリット

• 担当が変わることを知らせることで、取り引きがスムーズに引き継がれる
• 挨拶をきっかけに新たな案件が発生する可能性がある
• 異動の挨拶をかねたアポイントメント（営業）が取りやすくなる
• 感謝の気持ちを伝えることができる

何気ない挨拶ですが、企業間の関係構築のためにも不可欠な要素であることがわかります。

連絡が遅くなると、作業効率の悪化や取り引きの中止のようなリスクが発生する恐れがあります。

また、単純に異動したことを告げずに去るのは、無作法な態度とみなされ、今までお世話になった感謝の気持ちを伝え損ねて、信用を下げてしまいます。

異動をする際は必ず挨拶の連絡をして、相手に不快感を与えない、信用を下げないようにしましょう。

異動決定後に挨拶メールを送るときのマナー

年度末、新年度となると、多くの企業が多忙な時期で、異動に関する挨拶で訪問することが困難な可能性もあります。

まず、異動に関する情報を見てくれる可能性のあるメールで報告して情報だけでも共有し、後日アポイントを取るというのもひとつの方法として実施できます。

その異動の挨拶メールを送る際におさえておきたい、最低限のマナーについて解説します。

異動の挨拶はタイミングが大切

異動の辞令が下るのは、企業によってバラバラかと思います。

会社側が公に発表して良いという指示があるまでは、

公表の許可が出たときが、取引先に対して連絡するタイミングとみましょう。

異動の挨拶メールを送った後はできるだけ直接挨拶

異動の挨拶メールを送るのは、あくまで伝えるべき人たち全員に周知してもらうための手段です。

重要な人物や取引先には可能な限り、対面や電話連絡など「自身の口」で異動の挨拶を行い、関係性を保ちましょう。

異動の挨拶メールはネガティブな内容は送らない

望まない異動であったとしても、先方にマイナスな内容の挨拶を言うのは禁物です。

不快な思いをさせてしまうのはもちろんのこと、先方に不信感を与える可能性があるため、ネガティブな内容は避けましょう。

異動の挨拶メールを簡単に書く4つのポイント

異動の挨拶メールを書く際は、以下のことに気を付けてみてはいかがでしょうか。

異動の挨拶メールを書く際のポイント

• 異動の挨拶とわかる件名
• いつ異動になるか
• 感謝の言葉
• メール連絡によるお詫び

この4つのポイントをおさえることで、良い印象の異動挨拶メールをスムーズに作成することができます。

では、これらの4つのポイントについて詳しく解説します。

異動の挨拶メールであることがわかる件名にする

異動の挨拶は重要なビジネスメールひとつですので、誰がどこに異動するかが一目瞭然な件名になっていることが望まれます。

異動に関する情報は取引先にとっては重要な情報なので、メールを読み飛ばされないようにする工夫のひとつとして、わかりやすい件名を付けましょう。

異動の日付や新しい配属先などの重要な内容を書く

異動挨拶メールには、どんなことを記載するのが良いのでしょうか。

相手の立場に立って、担当者が離れることになったときに、欲しいと思う情報を記載するようにしてみましょう。

このように、取引先にとって必要だと思われる情報はもれなく書きましょう。

法人携帯（または個人携帯）の電話番号、会社から与えられたメールアドレスの変更がない場合も、その旨を伝えておきたいところです。

取引先への感謝の言葉と今後の抱負も忘れずに

異動の挨拶とはいえ、異動に関する情報だけでなく、取引先への感謝の気持ちを添えておくことも大切です。

また、新しい配属先や新しい業務に関しての抱負なども添え、ポジティブな異動であることも伝えましょう。

単純に異動の報告だけでは無骨な内容となり、取引先からの印象が悪くなる可能性もあります。

そうならないためにも、これまでお世話になったことについて、お礼を伝えられると気持ちよく取引を継続できそうです。

メールでの連絡になったことのお詫びも添える

取引先に訪問できない状況下での異動で、やむを得ず異動の挨拶がメールのみになってしまうこともあります。

このような場合には、異動の挨拶がメールのみになってしまったこと対して、お詫びの言葉を添えておくと良いでしょう。

本来であれば直接あって報告する方が印象が良いのですが、

この一言があるかないかで大きく印象が異なります。

などの一文を入れて、相手に不快な思いをさせないようにしましょう。

異動の挨拶メールを書いてみましょう

ここでは、社外向け、社内向け問わず、異動の挨拶メールの例文を紹介します。

コピー＆ペーストして、

会社全体の異動があった場合の挨拶メール

この段落では、会社全体の異動があった場合の挨拶メールを送る場合の例文を解説します。

すべての取引先に対して、異動一覧のPDFデータなどを特定の部署が送るイメージです。

【社外向け】異動一覧のデータをメールする場合

【社内向け】異動一覧のデータをメールする場合

コンビーズメールプラスでの添付ファイルのメール送信について

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前任者・後任者が直接取引先に異動の挨拶メール

前任者が担当から外れて、同じ部署の後任者が新しく担当するというものです。

前任者からお知らせする場合の異動の挨拶メール

後任者からお知らせする場合

【社内向け】元部署・元上司に送る異動の挨拶メール

異動前の部署の従業員、上司への異動の挨拶メールは以下のとおりです。

異動前の部署の従業員たちに送る異動の挨拶メール

元いた部署の上司に送る異動の挨拶メール

新部署・新しい上司への異動の挨拶メール

異動先の新しい部署、新しい上司への挨拶も大切です。

ビジネスシーンでも活用できるメール配信システム

ビジネスシーンでは、通常のメーラー（OutlookやGmaillなど）のBCCを使って、メールを一斉送信することがあります。

小規模であれば特に問題ありませんが、大規模な一斉送信には不向きなうえ、ヒューマンエラーで個人情報が漏れるリスクがあります。

そこでおすすめなのが、ビジネスシーンでも活用できるメール配信システムです。

メール配信システムは各社から特徴的なツールとして、数多く提供されていますので、比較しながら自身に最適なものを選んでみてくださいね。

【2024年版】各社のメール配信システム徹底比較

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当社が提供するメール配信システムのCombz Mail PLUS（コンビーズメールプラス）を導入すると、異動などのIR情報を社外、社内問わずスムーズにメール配信することができます。

Combz Mail PLUS（コンビーズメールプラス）

「サブアカウント管理機能」で部署ごとにメール配信

当社が提供するメール配信のコンビーズメールプラスには、機能のひとつとして「サブアカウント管理機能」を備えています。

サブアカウント管理機能は、一つの管理者用アカウントから、追加契約なしに無制限にサブアカウントを作ることができる機能です。

コンビーズメールプラスお申し込み直後は、管理者アカウントだけが手元にある状態ですが、管理画面の中からサブアカウントをいくつも作ることができるようになっています。

このように部署単位でアカウントを作ることで、部署ごとの顧客への配信と全体の配信で使い分けられます。

メール配信をうまく分担すれば、スムーズに異動の挨拶メールを取引先に送ることができるので、便利な機能となっています。

親アカウントと子アカウントで使い分けれる複数アカウント管理機能についてはこちら

関連記事【多店舗経営者必見】1契約で複数の店舗からのメール配信を管理する方法

管理者用アカウントで会社から一斉配信

各部署の取引先をまたいで、管理者から取引先全体に送信することもできます。

例えば、会社からの重要なお知らせとて、下記のようなものを送信する機会に便利ではないでしょうか？

このように、会社として全体的に知らせたい情報がある場合は、管理者用アカウントをもつ総務部や広報部が一斉配信で伝えると、スムーズに知らせることができます。

サブアカウントで担当部署から個別に配信

各部署には決められた業務、それらに関わる取引先などがあります。

管理者用アカウントからの全体的なお知らせだけでは、取引先は状況把握だけで終わってしまいます。

そこで各部署にサブアカウントを作成し、取引先との業務に関する詳細な情報を伝えることができれば、企業間の関係構築がより良いものとなります。

例えば、このような情報を配信するのはいかがでしょうか？

サブアカウントを使ったメール配信

• 退職や異動に伴う担当者変更のお知らせ
• 過去に購入した製品の保守情報のお知らせ
• 新製品のお知らせやキャンペーンのお知らせ

企業間の関係構築は、日頃のコミュニケーションが大切です。

働き方が移りゆく現代において、実際に訪問できなくても、このようにコミュニケーションを継続していくことが肝心です。

今すぐはじめよう！コンビーズメールプラス

コンビーズメールプラスでは予算にマッチするよう、さまざまな料金プランを設けています。

また、当社のメール配信システムは「業界最安値帯で配信数無制限」となっております。

アドレス件数1,000件、月額5,500円からスタートできます。

ぜひ、料金プランをご参照ください。

また、30日間の無料トライアルも実施していますので、使用感などを知りたい方は、ぜひ無料でお試しください。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

異動が発生した際は挨拶のメールを一斉送信することをおすすめします。

きっちり異動の挨拶メールを送ることで、社外社内問わず、異動に関する情報を共有することができるので、スムーズに業務を遂行できます。

また、異動の挨拶メールを送ることで、相手の心証が良くなって信頼関係を保つことができます。

さらに、当社が提供するようなメール配信システム・コンビーズメールプラスなどを活用すると、より安心安全ななかで、異動の挨拶メールを一斉配信できます。

管理者用アカウントを使ってすべての取引先に報告したり、サブアカウントを活用し各部署から担当している取引先に連絡したりすることができます。

細部まで伝えることで、関係性を維持できる可能性があるので、ぜひ活用してみてください。

以上、『異動挨拶メールを社外社内へ一斉送信する際のマナーとは？【例文付き】』でした。

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