異動のあいさつは一斉メール配信で！【例文あり】

異動をメールで案内する必要性について

異動が確定した際は、取引先を中心に速やかに連絡しましょう。

一見すると当たり前の行動ですが、異動についての連絡をする必要性は、当然ながらあります。

理由としては以下のとおりです。

• 担当が変わることを知らせることで、取り引きがスムーズに引き継がれる
• 挨拶をきっかけに新たな案件が発生する可能性がある
• 異動のあいさつをかねてアポイント（営業）が取りやすい
• 感謝の気持ちを伝えることができる

何気ないあいさつですが、企業間の関係構築のためにも不可欠な要素であることが分かります。連絡が遅くなると、作業効率の悪化や取り引きの中止のようなリスクが発生する恐れがあります。

また、単純に異動したことを告げずに去ってしまうのは、無作法な態度になってしまううえ、今までお世話になった感謝の気持ちを伝え損ねてしまいます。異動をする際は、必ずあいさつをして、相手に不快感を与えないようにしましょう。

最近のあいさつは一斉メール配信？マナーと配信方法

このような状況の中では、ただでさえ繁忙期が多い3月や4月に、挨拶のためだけに訪問されることをよく思わない企業も増えてきました。

異動により担当者が変更となることは、メールでのお知らせにとどめておき、次回のアポイント時に改めて挨拶をすると良いでしょう。

この段落では、異動による担当者変更のメールを、一斉配信する際のタイミングと配信方法について解説します。

異動のあいさつをする際のマナー

まずは、異動のあいさつをするときに、おさえておきたい最低限のマナーについて解説します。

異動を知らせるタイミング

異動が行われて辞令が下るのは、企業によってバラバラかと思います。会社側が公に発表して良いという指示があるまでは、取引先などに伝えてはいけません。公開の許可が出たときが、連絡するタイミングとみましょう。

メール配信後はできるだけ直接あいさつ

メール配信で異動のあいさつをするのは、あくまで伝えるべき人たち全員に周知してもらうための手段です。重要な人物や取引先には可能な限り、対面か電話連絡で異動のあいさつをして、関係性を保ちましょう。

ネガティブな内容は送らない

望まない異動であったとしても、先方にマイナスな内容のあいさつを言うのは禁物です。不快な思いをさせてしまうのはもちろんのこと、先方に不信感を与える可能性があるため、ネガティブな内容は避けましょう。

部署ごとに配信する

当社が提供するメール配信のコンビーズメールプラスには、機能のひとつであるサブアカウント管理機能があります。

サブアカウント管理機能は、一つの管理者用アカウントから、追加契約なしに無制限にサブアカウントを作ることができる機能です。

コンビーズメールプラスお申し込み直後は、管理者アカウントだけが手元にある状態ですが、管理画面の中からサブアカウントをいくつも作ることができるようになっています。

といった用途で使い分けられます。

メール配信をうまく分担すれば、スムーズに異動のあいさつメールを取引先に送ることができるので、便利な機能となっています。

管理者用アカウントで会社から一斉配信

例えば、メール配信システムに登録している取引先全員に、配信する内容としては以下のようなものになるのではないでしょうか？

このように、会社として全体的に知らせたい情報がある場合は、管理者用アカウントをもつ総務部や広報部が、一斉配信で伝えると、スムーズに知らせることができます。

サブアカウントで担当部署から個別に配信

各部署には決められた業務、それらに関わる取引先などがあります。

管理者用アカウントからの全体的なお知らせだけでは、取引先は状況把握だけで終わってしまいます。

そこで各部署にサブアカウントを作成し、取引先との業務に関する詳細な情報を伝えることができれば、企業間の関係構築がより良いものとなります。

例えば、このような情報を配信するのはいかがでしょうか？

企業間の関係構築は、日頃のコミュニケーションが大切です。

働き方が移りゆく現代において、実際に訪問できなくても、このようにコミュニケーションを継続していくことが肝心です。

あいさつメールを書いてみましょう

ここでは主に、取引先に対して「前任者が後任者を知らせる」「後任者が自ら知らせる」ための例文のメール内容を紹介します。

コピー＆ペーストして、「（）まる括弧」内をご自身の社名や部署名などに変更すると、そのまま使うことができます。

経営陣・役員の異動を管理者用アカウントから一斉配信

この段落では、メール配信システムを使って、経営陣・役員の異動のあいさつメールを送る場合の例文を解説します。

登録者全員に一斉配信

設定としては、すべての取引先に対して、異動一覧のPDFデータなどを総務部や広報部から送るストーリーです。

例文は以下のとおりです。

コンビーズメールプラスでの添付ファイルのメール送信について

関連記事メルマガに添付ファイルはNG？メール配信システムで添付ファイルを送る方法

担当者の変更をサブアカウントから一斉配信

設定としては、営業部の前任者が担当から外れて、同じ部署の後任者が新しく担当するというストーリーです。

前任者からお知らせする場合

3月に辞令が発表されて4月から新体制となる場合、前任者が離れる連絡は、3月中に行うことが多いのではないでしょうか？

後任者自身の挨拶はのちほど紹介いたしますが、今回の事例では4月に入ってすぐ行うとよさそうです。

前任者が離れる場合の例文は、以下のとおりです。

後任者からお知らせする場合

前任者が担当を離れ、晴れて担当になった後任者は、今回の事例での場合4月にあいさつ文を送ってみるのはいかがでしょうか。

以下が例文となります。

メール配信システムの導入

当社が提供するメール配信システムのコンビーズメールプラスを導入すると、決算報告や組織変更のほか、異動に関するメールを取引先へスムーズに伝えることができます。

外部だけでなく、社内報などにも活用することができますので、ぜひ、この機会に導入してみてはいかがでしょうか？

予算にマッチするよう、さまざまな料金プランを設けています。

また、当社のメール配信システムは「業界最安値帯で配信数無制限」となっております。

アドレス件数1,000件、月額2,300円（別途初期設定費用）からスタートできます。

ぜひ、料金プランをご参照ください。

また、30日間の無料トライアルも実施していますので、使用感などを知りたい方は、ぜひ無料でお試しください。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

当社が提供するメール配信システムのコンビーズメールプラスを導入すると、取引先へIR情報をスムーズに配信することができます。

管理者用アカウントを使ってすべての取引先に報告したり、サブアカウントを活用し各部署から担当している取引先に連絡したりすることができます。

細部まで伝えることで、関係性を維持できる可能性があるので、ぜひ活用してみてください。

以上、『異動のあいさつは一斉メール配信で！【例文あり】』でした。