メーラーは何を使ったらいい？各メーラーの特徴・選ぶ基準

メーラーとは？

まず、メーラーがどのようなものなのかという点について解説をしていきます。私たちは、ビジネスのみならずプライベートの場面でも、自然と電子メールを使用しています。メーラーとは、この電子メールを作成したり、閲覧や送受信を行うときに使用するソフトのことです。電子メールソフトが送受信されるまでの過程を簡単に以下に示します。

この仕組みがWebメールの場合だと、サーバーに直接アクセスすることによりメールを取得できる仕組みになっています。要約するとメーラーは以下3つの役割を果たしています。

• パソコン上もしくはWeb上でメールを閲覧および作成
• 送信されたメールをSMTPサーバー上にアップロード
• 受信したメールをPOPサーバー上からダウンロード

これら3つの機能だけでなく、さらに多くの機能が追加されているメーラーも数多く存在します。

ちなみに、POPサーバーでは単にメールデータをそのままの状態で受け渡すだけなので、メールデータがサーバー上に残ることはありません。しかし、POPではなくIMAPの場合ですとメールデータをコピーすることによりデータを取得する仕組みなので、サーバー上にメールデータが記録として残ります。

もしバックアップとしてサーバー上にメールデータを残しておきたい場合は、IMAPに対応したメーラーがおすすめです。

メーラーの種類

さきほど簡単に紹介しましたが、メーラーは大きく分けると2種類に分類されます。「メールソフト」と「Webメール」の2種類です。では、この2つにはそれぞれどういった特徴があるのかを、これから解説していきます。

メールソフト

デバイス上にインストールして使用するタイプのメーラーを「メールソフト」と呼びます。

特徴として、オフライン状態の時でも、一度メールをダウンロードしてしまえば閲覧することが可能です。もちろん、メール作成時の下書き保存もオフライン状態で可能です。ただし、メールを送受信する際はインターネットに接続して送信する必要があります。

また、メールソフトはインストールされたデバイスでのみ管理することができます。そのため、複数デバイスを用いてメール管理をする場合は不向きなのがデメリットになります。

Webメール

上記のメールソフトに対して、インターネット環境がある場所ではどのデバイスからでもアクセスが可能なメーラーが「Webメール」と呼ばれるものです。

どのデバイスからもアクセス可能なので、デスクワーク時に会社のパソコンでログインして作業していたメールを、外出先でスマホやタブレットで引き続き作業することも可能です。

注意点としては、オフライン状態ではメール閲覧ができず、インターネットが繋がった状態で利用しなければならないので、インターネット環境下での利用が必須になります。

ビジネスシーンでのメール利用割合

ここまで簡単にメーラーについてご紹介しましたが、現在メールはビジネスシーンでどれだけ利用されているのでしょうか？

「日本ビジネスメール協会」によるビジネスメール実態調査（※）の報告では、最も使われているビジネスシーン上のコミュニケーションツールはメールであったと報告しています。対象者1,540人に調査を行っているのですが、その内98.9％がビジネス上でメールを使用しており、2番目に電話（85.13％）、3番目にテレビ会議・Web会議という結果となっています。

近年はチャットツールもかなり普及していますが、ビジネスシーンでは圧倒的にメールでのやりとりが多いので、ビジネスを行う上でメールでのコミュニケーションは必須と言えるでしょう。

代表的なメーラーのメリット・デメリット

それではここから、「メールソフト」と「Webメール」における代表的なメーラーのメリット・デメリットについて解説をしていきます。

メールソフトの代表的メーラー

Outlook

「Outlook」は、Microsoft社により提供されているメールソフトです。メリットとしては、他のユーザーとスケジュールを共有する機能が付いていたり、「リマインダー機能」が付随していたりするので、スケジュール管理が重要なビジネスシーンにおいて使いやすい点があげられます。受信ボックスの操作性に優れている点もメリットと言えるでしょう。

一方デメリットも存在します。Webメールの代表格である「Gmail」の場合は、基本操作に関わるアップデートが頻繁に行われるので、安定した操作ができます。

しかし「Outlook」の場合は、パソコンのスペックが低いと動作が重くなってしまうことがあります。また、デフォルトのメールフォーマットがHTML形式のため、受信するメーラーの種類によっては文章レイアウトが崩れたりするなどの問題が発生する可能性があります。

Thunderbird

「Thunderbird」は、インターネットブラウザFireFoxで知られるMozilla社が手がけるメールソフトです。メリットとしては、カスタマイズ性に優れている点であり、「アドオンマネージャー」という管理画面からUI変更や拡張機能の追加などを、簡単に行うことができることがポイントです。また、複数のメールアドレスを同じ画面内で管理できるという点も、大きなメリットとなります。

ただし、カスタマイズができる分、使いこなすためにはある程度の知識も要求されます。メールを扱いに慣れていない方などは、使いづらさを感じるかもしれません。一方で、メール作業をなるべく効率化したい方にとっては、非常に利用価値のあるメールソフトとなっています。

Webメールの代表的メーラー

Gmail

「Gmail」は、Google社が提供する無料のWebメーラーです。Webメールですので、使うためにはインターネットに接続している必要があります。

「Gmail」のメリットは、様々な端末でのアクセスに対応しているため、インターネットへの接続環境さえあれば、どんな場所でもメール作業が可能であることです。加えて、「Gmail」のメールアドレスを所持していると、GoogleドライブやGoogleドキュメントといった、Google社が提供している多くのツールを使うことが可能です。今日のビジネスシーンにおいても、非常に利用されているサービスの一つです。

しかしながら、デメリットもあります。多機能のために操作性が複雑化していることや、アーカイブ機能がわかりにくく、活用しにくい点などがあげられます。「Gmail」では、既読済みのメールを安全な場所に移動させる機能をアーカイブといいますが、アーカイブしてしまうと、それまでの受信ボックスでメールを見ることができなくなってしまいます。これにより、アーカイブしただけなのに誤ってメールを削除してしまったと、勘違いする人が多いのも事実です。

Yahoo!メール

「Yahoo!メール」は、検索エンジンサイトのYahoo!内で使うことができる無料のWebメーラーです。メリットは、1つのメールアカウントに対して、最大10個のサブメールアドレスが作成可能な点です。この機能をセーフティアドレス機能と呼びます。複数のアドレスを作成できるので、業務用とプライベート用をはじめ、様々な用途にメールアドレスを分けることができます。

デメリットは、メールに広告が表示されてしまう点です。特に管理画面上の広告は表示面積が大きく、煩わしさを感じる方もいるかもしれません。新着メールが自動で読み込まれない、迷惑メールフィルターの精度の低さなどもデメリットとしてあげられます。

メーラーはどう選んだらいい？

上述で紹介したように、メーラーには数多くの種類が存在しています。とはいえ、使うメーラーはおおかた1つのものに絞ると思いますので、どのような基準でメーラーを選べばいいのかを解説していきます。

メールの頻度

メーラーはメールを行う頻度で選ぶ基準も変わってきます。メールを行う頻度が高い方は、メールの保存容量が大きめのメーラーである必要があります。加えて、添付ファイルを介したやりとりが多い場合も大きな保存容量を必要としますので、ファイルの送受信を頻繁に行う方は保存容量が大きめのメーラーを選ぶことをおすすめします。逆に利用頻度が低い場合は保存容量は特に気にならないと思いますので、どのメーラーを選んでも特に問題はないでしょう。

デスクワークの頻度

デスクワークが多い業務スタイルの場合は、メールソフトタイプのメーラーでも問題ないでしょう。しかし、出先での利用が多い場合などは、スマホをはじめとした様々な端末でアクセスが可能な、Webメールタイプのメーラーの方が便利です。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

メーラーはメール管理や送受信を行える作業台としての役割を持ちます。利用頻度の多い場合は、自分の用途にあっているか、使い勝手がいいかによって大きく業務効率が変わってくるものです。今一度、ご自身の業務内容を振り返ってみて、業務内容にふさわしいメーラーを選ぶことで、業務効率化を図っていきましょう。

以上、メーラーの特徴と選ぶ基準について、ご紹介いたしました。