メーラーとは？種類などの解説＆ビジネスにおすすめのメーラーを紹介！

メーラーとは一体何か？

私たちは、プライベートのみならずビジネスの場面でも、自然とメールを使用しています。

メールのやり取りをするために欠かせないものといえば、メーラーです。

メールが送受信されるまでの過程を、簡単に解説すると以下の通りになります。

メールが送受信されるまでの過程

1. 送信側はメールをパソコンからSMTPサーバーへメーラーを使用してアップロード
2. SMTPサーバーにアップロードされたメールをPOPサーバーに移動させる
3. 受信者はパソコン上のメーラー画面で、受信メールを確認できるようになる

この仕組みがWebメーラー（またはWebメール）の場合だと、サーバーに直接アクセスすることによりメールを取得できる仕組みになっています。

要約するとメーラーは以下3つの役割を果たしています。

メーラーの役割

• パソコン上もしくはWeb上でメールを閲覧および作成
• 送信されたメールをSMTPサーバー上にアップロード
• 受信したメールをPOPサーバー上からダウンロード

これら3つの機能だけでなく、さらに多くの機能が追加されているメーラーも数多く存在します。

ちなみに、

しかし、POPではなくIMAPの場合はメールデータをコピーすることによりデータを取得する仕組みなので、サーバー上にメールデータが記録として残ります。

もしバックアップとしてサーバー上にメールデータを残しておきたい場合は、IMAPに対応したメーラーがおすすめです。

メーラーの種類はメールソフトとWebメール

さきほど簡単に紹介しましたが、メーラーは大きく分けると2種類に分類されます。

「メールソフト」と「Webメール」の2種類です。

ここからは、それぞれどういった特徴があるのかを解説していきます。

メールソフトとは何か？について解説

デバイス上にインストールして使用するタイプのメーラーを「メールソフト」と呼びます。

特徴として、オフライン状態のときでも、一度メールをダウンロードしてしまえば閲覧することが可能です。

もちろん、メール作成時の下書き保存もオフライン状態でできます。

ただ、メールを送受信する際は、インターネットに接続する必要があります。

また、メールソフトはインストールされたデバイスでのみ管理することができます。

そのため、複数のデバイスを用いてメール管理をする場合には、不向きとなっています。

Webメールとは？どんなものか紹介

メールソフトに対して「Webメール」は、インターネット環境が整っていれば、どんなデバイスでも、どんな場所であってもアクセスすることができます。

どのデバイスからもアクセス可能なので、デスクワーク時に会社のパソコンでログインして作業していたメールを、外出先でスマートフォンやタブレットで引き続き作業することができます。

注意点としては、

そのため、インターネットに接続できる環境が必須となります。

メールソフト・Webメールの良い点と悪い点

ここでは、代表的なメーラーであるメールソフトとWebメールの、メリットとデメリットについて解説します。

代表的なメールソフトのメリット・デメリット

ここでは、2つの代表的なメールソフトを紹介するとともに、メリットとデメリットについて解説します。

Outlook

メリットとしては、

メリットとしては、他のユーザーとスケジュールを共有する機能が付いていたり、「リマインダー機能」が付随しているので、スケジュール管理が重要なビジネスシーンにおいて使いやすい点があげられます。

受信ボックスの操作性に優れている点もメリットといえます。

一方、デメリットについてです。

「Outlook」の場合、パソコンのスペックが低いと動作が重くなってしまうことがあります。

また、デフォルトのメールフォーマットがHTML形式のため、受信するメーラーの種類によっては文章レイアウトが崩れたりするなどの、問題が発生する可能性があります。

Thunderbird

メリットとしては、

カスタマイズ性に優れている点であり、「アドオンマネージャー」という管理画面からUI（ソフトウェアの見た目）の変更や拡張機能の追加などを、簡単に行うことができることがポイントです。

また、複数のメールアドレスを同じ画面内で管理できるという点も、大きな利点といえます。

デメリットとしては、

カスタマイズができる分、使いこなすためには、ある程度の知識が要求されます。

代表的なWebメールのメリット・デメリット

次は、2つの代表的なWebメールの紹介と、それぞれのメリットとデメリットについて解説します。

Gmail

メリットとしては、

様々な端末でのアクセスに対応しているため、インターネットへの接続環境さえあれば、どんな場所でもメール作業が可能であることです。

加えて、Gmailのメールアドレスを所持していると、GoogleドライブやGoogleドキュメントといった、Google社が提供している多くのツールを使うことができます。

デメリットとしては、

多機能のために操作性が複雑化していることや、アーカイブ機能がわかりにくく、活用しにくい点などがあげられます。

Gmailでは、既読済みのメールを安全な場所に移動させる機能をアーカイブといいます。

アーカイブしてしまうと、それまでの受信ボックスでメールを見ることができなくなってしまいます。

これにより、アーカイブしただけなのに誤ってメールを削除してしまったと勘違いする人が多いのも事実です。

Yahoo!メール

メリットは、

1つのメールアカウントに対して、最大10個のサブメールアドレスが作成できることです。

この機能をセーフティアドレス機能と呼びます。

複数のアドレスを作成できるので、業務用とプライベート用をはじめ、様々な用途にメールアドレスを分けることができます。

メリットは、

メールに広告が表示されてしまう点です。

特に管理画面上の広告は表示面積が大きく、わずらわしさを感じる方もいるかもしれません。

また、新着メールが自動で読み込まれない、迷惑メールフィルタの精度の低さなどもデメリットとしてあげられます。

ビジネスにおすすめのメーラーは？

ビジネスシーンでは、今でもメールのやり取りを介して営業や提案などの連絡を、行っているかと思います。

では、ビジネスにおいてメールのやり取りをする際、メールソフトとWebメールのどちらが使いやすいのか？

メーラーの選び方などについて紹介します。

ビジネスシーンでのメール利用割合

現在メールはビジネスシーンでどれだけ利用されているのでしょうか？

日本ビジネスメール協会による『ビジネスメール実態調査2021（※）』によれば、最も使われているビジネスシーン上のコミュニケーションツールはメールだそうです。

対象者1,540人に調査を行っているのですが、その内98.9％がビジネス上でメールを使用しており、2番目に電話（85.13％）、3番目にテレビ会議・Web会議という結果となっています。

近年はSNSなどもかなり普及していますが、ビジネスシーンでは圧倒的にメールでのやり取りが多いことがわかります。

メーラーはどう選んだらいい？

上述で紹介したように、メーラーには数多くの種類が存在しています。

とはいえ、使うメーラーはだいたい1つに絞り込むのではないでしょうか？

ここでは、どのような基準でメーラーを選べばいいのかを解説していきます。

メールの頻度

メーラーはメールを行う頻度で、選ぶ基準も変わってきます。

メールのやり取りの頻度が高い方は保存容量が小さいと、すぐに容量がいっぱいになり送受信に支障をきたしてしまいます。

あらかじめ、保存容量が大きめのメーラーを用意する必要があります。

逆に利用頻度が低い方は、保存容量は特に気にならないと思いますので、どのメーラーを選んでも特に問題はないでしょう。

デスクワークの頻度

デスクワークが多い方は、メーラーはメールソフトでも問題ないでしょう。

しかし、出先での利用が多い方は、スマートフォンをはじめとした様々な端末でアクセスが可能な、Webメールの方が便利です。

Gmailはビジネス用メールにおすすめ

独断と偏見にはなりますが、ビジネスにおいてメールの送受信を行う際にはGmailをおすすめします。

理由としては、『代表的なWebメールのメリット・デメリット』にも記載したとおり、ビジネスシーンで活躍するためです。

主に役立つ面でいうと、

1. Webブラウザ上や専用アプリから手早くメールの確認ができる
2. インターネットに接続できればあらゆるデバイスから閲覧が可能
3. 1つのアカウントでGoogleが提供するああらゆるツールを使うことができる
4. セキュリティがしっかりしている

などがあげられます。

Gmailによる顧客へ連絡ができるだけでなく、GoogleMeetを使えばオンラインで営業会議ができたり、Googleドキュメントやスプレッドシートで資料を作成してクラウド上に保存することができます。

メールのやり取りだけでなく、仕事に必要なツールを活用することができるため、ビジネス使用にGmailはおすすめです。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

メーラーはメール管理や送受信を行える作業台としての役割を持ちます。

利用頻度が多い場合は、自分の用途にあっているか、使い勝手がいいかによって大きく業務効率が変わってくるものです。

今一度、ご自身の業務内容を振り返ってみて、業務内容にふさわしいメーラーを選ぶことで、業務効率化を図っていきましょう。

以上、『メーラーとは？種類などの解説＆ビジネスにおすすめのメーラーを紹介！』について、ご紹介いたしました。