メルマガ誤送信時の対処法と予防策をご紹介！

誤送信発生！まずは落ち着いて、この手順で対応しよう

メルマガの誤送信に気づいたら、まずは落ち着いて行動することが大切です。パニックに陥ってしまうと、適切な判断ができず、事態を悪化させてしまう可能性があります。冷静に状況を把握し、迅速かつ適切な対応を行いましょう。

状況を把握

まずは、誤送信の内容を正確に把握することが重要です。以下の3つのポイントを確認しましょう。

1. 誤送信の種類：誤った宛先に送信してしまったのか、誤った内容を送信してしまったのか、それとも添付ファイルを誤って送信してしまったのか、誤送信の種類を特定しましょう。
2. 内容：誤って送信してしまったメールの内容を確認しましょう。 個人情報や機密情報が含まれている場合は、特に注意が必要です。
3. 範囲：誤送信の範囲を把握しましょう。 何人に誤送信してしまったのか、顧客や取引先など、外部への誤送信はなかったかを確認しましょう。

迅速な謝罪

誤送信が判明したら、速やかにお詫びと状況説明を行いましょう。謝罪が遅れるほど、顧客や取引先の不信感は増大し、信頼回復が難しくなります。謝罪の際には、以下の点に注意しましょう。

• 誠意を込めて謝罪する： 誤送信をしてしまったことを真摯に謝罪しましょう。
• 状況を正確に説明する：誤送信の原因や内容、範囲などを正確に説明しましょう。
• 今後の対応を説明する：再発防止策などを具体的に説明し、信頼回復に努めましょう。

状況に応じた対応

誤送信の内容や範囲に応じて、適切な対応を行いましょう。

• 個人情報漏洩：誤送信によって個人情報が漏洩してしまった場合は、個人情報保護法に基づいた適切な対応が必要です。状況によっては、監督官庁への報告や、本人への通知が必要となります。
• 機密情報漏洩：機密情報が漏洩してしまった場合は、情報漏洩対策を速やかに行い、被害を最小限に抑える必要があります。 必要に応じて、法的措置を検討する場合もあるでしょう。

関係各所への報告

誤送信が発生した場合は、社内および外部の関係各所に報告を行いましょう。

• 社内：上司や関係部署に、誤送信の内容や対応状況を報告しましょう。
• 外部：顧客や取引先に、誤送信の内容を説明し、謝罪しましょう。 必要に応じて、監督官庁や弁護士にも相談しましょう。

二度と繰り返さない！誤送信を未然に防ぐための対策

メルマガの誤送信は、一度起きてしまうと顧客の信頼を失墜させ、企業のブランドイメージを大きく損なう可能性があります。そのため、誤送信を未然に防ぐことが重要です。ここでは、具体的な対策方法を4つに分けて解説します。

1.チェック体制の構築

人間の注意力には限界があるため、1人だけでチェックを行うと、どうしても見落としが発生してしまう可能性があります。

そのため、チェックは複数人で行うのが効果的です。この体制を構築することで、誤送信のリスクを大幅に減らすことができます。

• ダブルチェック：担当者以外に、上司や同僚など、別の担当者にチェックを依頼しましょう。 別の視点からチェックすることで、誤りに気づく可能性が高まります。
• チェックリスト：チェックする項目を明確にし、リストを作成することで、見落としを防ぐことができます。 リストに基づいてチェックを進めることで、抜け漏れなく確認することができます。
• 複数回のチェック：時間をおいて、複数回チェックを行うことで、より精度の高いチェックができます。 一度に多くの情報を確認しようとすると、集中力が途切れてしまう可能性があります。

2.配信リストの管理

誤送信の原因として、古い顧客リストを使用してしまうケースが多く見られます。常に最新の顧客リストを使用し、適切に管理することが重要です。

• 最新リストの確認：メルマガ配信前に、必ず最新の顧客リストを使用しているか確認しましょう。 顧客リストは、定期的に更新されるため、最新の状態を把握しておく必要があります。
• セグメント分け：顧客リストを属性や興味関心に基づいてセグメント分けすることで、誤送信のリスクを減らすことができます。 たとえば、顧客の年齢層や性別、過去の購入履歴などに基づいてリストを分割することで、ターゲットに合致したメルマガを配信することができます。
• リストの更新：定期的に顧客リストを更新し、不要なデータは削除しましょう。 退会者やメールアドレスを変更した顧客の情報を速やかに削除することで、誤送信のリスクを減らすことができます。

3.送信前の最終確認

メルマガを送信する直前にも、以下の項目を必ず確認しましょう。

• 件名：件名に誤りや不備がないか確認しましょう。 件名は、メルマガを開封してもらうための重要な要素であるため、誤字脱字や内容の誤りがないか、しっかりと確認しましょう。
• 本文：本文に誤字脱字や不適切な表現がないか確認しましょう。 本文の内容が、メルマガの目的に合致しているか、誤解を招く表現がないかなどを確認しましょう。
• 添付ファイル：添付ファイルが正しく添付されているか、内容に誤りがないかを確認しましょう。 添付ファイルのサイズが大きすぎないか、ウイルス感染していないかなども確認しましょう。
• 配信日時：配信日時が正しく設定されているか確認しましょう。 特に、時間帯を指定して配信する場合には、設定ミスがないか注意が必要です。
• 配信リスト：配信リストが正しいか、配信範囲に誤りがないかを確認しましょう。 意図した相手にメルマガが届くように、配信リストを再度確認しましょう。

4.配信ツールの活用

近年では、誤送信防止機能を備えたメルマガ配信ツールが多く提供されています。これらのツールを活用することで、人的ミスによる誤送信を減らすことができます。

• BCC強制：すべてのメールをBCCで送信することで、受信者のメールアドレスを非公開にすることができます。これにより、個人情報漏洩のリスクを減らすことができます。
• 送信予約：一度送信予約を行うことで、送信前に内容を確認する時間を設けることができます。送信予約機能を利用することで、時間に余裕を持ってメルマガの内容をチェックすることができます。
• テスト送信：実際に送信する前に、テスト送信を行い、内容やレイアウトを確認することができます。 テスト送信を行うことで、誤字脱字やレイアウトの崩れなどを事前に確認することができます。

誤送信防止機能付きツールを導入することで、より安全にメルマガ配信を行うことができます。オススメのツールについては、のちほどご紹介いたします！

情報セキュリティの基礎知識

メルマガの誤送信は、情報セキュリティに関わる問題です。情報セキュリティとは、情報資産を様々な脅威から守り、その価値を維持するための取り組みです。

企業にとって、顧客情報や社内情報は重要な資産であり、情報セキュリティは企業の信頼性を維持するために不可欠です。

なぜ情報セキュリティが重要なのか？

情報セキュリティが重要である理由は、以下の点が挙げられます。

• 企業の信頼を守る：情報漏えいなどのセキュリティ事故が発生すると、企業の信頼は大きく損なわれます。 顧客離れや取引停止など、企業活動に深刻な影響を与える可能性があります。
• 顧客の権利を守る：企業は、顧客から預かった個人情報を適切に管理する責任があります。 情報セキュリティ対策を怠ると、顧客のプライバシーを侵害し、多大な迷惑をかけることになります。
• 法令遵守：企業は、個人情報保護法などの法令を遵守する必要があります。 法令違反は、罰金や刑事罰の対象となるだけでなく、企業の社会的責任を問われることになります。

企業が取り組むべきセキュリティ対策

企業は、情報セキュリティを確保するために、様々な対策を講じる必要があります。

• 人的対策：従業員へのセキュリティ教育や、セキュリティ意識の向上を図るための啓蒙活動などが重要です。
• 物理的対策：サーバー室への入退室管理や、データの盗難・紛失防止対策などが必要です。
• 技術的対策：ファイアウォールやウイルス対策ソフトの導入、アクセス制限などの対策が必要です。
• 組織的対策：セキュリティポリシーの策定や、情報セキュリティ委員会の設置など、組織全体でセキュリティ対策に取り組む必要があります。

個人情報保護法とは？

個人情報保護法は、個人情報の適切な取り扱いについて定めた法律です。

個人情報とは、生存する個人に関する情報であり、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど、特定の個人を識別できる情報のことを指します。

企業は、個人情報保護法に基づき、以下の義務を負います。

• 利用目的の特定：個人情報は、あらかじめ特定された利用目的の範囲内で利用しなければなりません。
• 安全管理措置：個人情報は、漏えい、滅失、毀損などのリスクから保護するために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。
• 第三者提供の制限：個人情報は、本人の同意を得ずに第三者に提供してはなりません。
• 開示・訂正・削除：本人から、自己の個人情報について開示、訂正、削除などの請求があった場合は、適切に対応しなければなりません。

配信ミス防止に役立つツール4選！

メルマガの誤送信を防ぐためには、人的な対策に加えて、ツールを活用することも有効です。今回は、おすすめの誤送信防止ツールを4つ紹介します。

①Active! gate

Active! gateは、送信メールの一時保留や添付ファイルの暗号化など、多彩な機能を備えたオンプレミス型ツールです。

誤送信防止機能としては、以下の機能が挙げられます。

• 送信保留：送信ボタンを押した後も、一定時間メールを保留し、誤送信に気づいた場合にキャンセルすることができます。
• 宛先確認：宛先アドレスを再確認するよう促すアラートを表示することで、誤送信を防ぎます。
• 添付ファイルチェック：添付ファイルの有無や種類をチェックし、誤送信を防ぎます。
• キーワードチェック：メール本文に特定のキーワードが含まれている場合に警告を表示することで、情報漏えいを防ぎます。

Active! gateは、特に企業内での利用に適しており、情報セキュリティ対策を強化したい企業におすすめです。

②safeAttach

safeAttachは、クラウド型の誤送信防止ツールです。添付ファイルのURL化や自動BCC化など、様々な機能を備えています。

• 添付ファイルのURL化：添付ファイルをURLに変換することで、メールの容量を削減し、セキュリティリスクを低減することができます。
• 自動BCC化：すべてのメールを自動的にBCCで送信することで、受信者のメールアドレスを非公開にすることができます。
• 送信取消：誤って送信してしまったメールを取り消すことができます。
• アクセス制限：添付ファイルへのアクセス制限を設定することで、情報漏えいを防ぐことができます。

safeAttachは、PPAP問題への対策としても有効です。

③m-FILTER MailAdviser

m-FILTER MailAdviserは、セルフチェック機能に特化したツールです。

• リアルタイムチェック：メール作成中に、誤字脱字や不適切な表現などをリアルタイムでチェックします。
• 宛先チェック：宛先アドレスの入力ミスや重複などをチェックします。
• 添付ファイルチェック：添付ファイルのサイズや種類などをチェックします。
• 送信前チェック：送信前に、最終的な確認を行うためのチェックリストを表示します。

m-FILTER MailAdviserは、ユーザー自身に誤送信のリスクを認識させ、注意喚起を促すことで、誤送信を防止します。

④CipherCraft/Mail

CipherCraft/Mailは、AIによる個人情報検知機能を備えた、高度なセキュリティ対策が可能なツールです。

クラウド型とオンプレミス型の両方に対応しています。

• 個人情報検知：メール本文や添付ファイルに含まれる個人情報をAIが自動で検知し、警告を表示します。
• 暗号化：メールを暗号化することで、盗聴や改ざんのリスクを軽減することができます。
• アクセス制御：メールへのアクセス制御を設定することで、情報漏えいを防ぐことができます。
• 監査ログ：メールの送受信履歴を記録することで、セキュリティ対策の強化に役立ちます。

誤送信防止ツールには、様々な種類があります。

自社のニーズに合ったツールを導入することで、メルマガの誤送信を効果的に防止することができます。

メルマガ配信にはコンビーズメールがオススメ！

前章ではメール誤送信のツールについてご紹介させていただきました。

ただし、基本的にメルマガを大規模配信をするうえではメール配信ツールの活用が最も安全に届きやすい手段となります。

数あるメルマガ配信サービスの中でも、コンビーズメールは、セキュリティ対策機能が充実しており、誤送信防止に役立つ機能も備えています。

サブアカウント管理機能

コンビーズメールには、サブアカウント管理機能があります。

この機能を使うことで、1つの契約で複数のアカウントを作成し、それぞれのアカウントに異なる権限を設定することができます。

たとえば、メルマガの配信担当者には配信権限のみを付与し、顧客リストの管理や設定変更などの権限は管理者だけに限定することができます。

これにより担当者による誤操作や情報漏えいのリスクを減らすことができます。

セキュリティ対策機能

以下のセキュリティ対策機能により、安全なメルマガ配信を実現することができます。

• SPF認証：SPF（Sender Policy Framework）は、送信元ドメインのなりすましを防ぐための認証技術です。 コンビーズメールでは、一番安いプランでもSPF認証機能を利用することができます。
• DKIM：DKIM（DomainKeys Identified Mail）は、メールの送信元を認証するための技術です。 メールが改ざんされていないことを証明することで、受信者の信頼性を高めることができます。
• STARTTLS：STARTTLSは、メールの送受信を暗号化する技術です。 盗聴や改ざんのリスクを減らすことができます。

誤送信防止機能

• テスト送信：実際にメルマガを配信する前に、テスト送信を行うことができます。 これにより、誤字脱字やレイアウトの崩れなどを事前に確認することができます。
• 送信予約：メルマガの送信日時を予約することができます。 送信予約をすることで、時間に余裕を持ってメルマガの内容をチェックすることができます。
• 配信リストの確認：配信リストの内容を確認することができます。 誤ったリストを使用していないか、配信範囲に誤りがないかなどを確認することができます。

安全で安心なメルマガ配信を実現したい企業におすすめのコンビーズメール！ぜひご検討ください！

まとめ

今回は、メルマガ誤送信時の対処法と再発防止策について説明しました。

メルマガの誤送信は企業の信頼を損なうリスクがありますが、冷静に対応すれば信頼回復と被害の最小化が可能です。

誤送信時の対応手順

1. 状況把握：誤送信の内容と範囲を確認。
2. 迅速な謝罪：誠意ある謝罪と状況説明。
3. 適切な対応：情報漏洩時は必要な措置を講じる。
4. 報告：社内外に状況を報告。

再発防止策

• 複数人チェック体制：チェックリストを活用。
• 配信リスト管理：最新リストを使用。
• 最終確認：件名や本文、配信リストの確認。
• ツールの活用：誤送信防止機能付きツールの導入。

情報セキュリティの意識を高め、日頃から誤送信防止に努めましょう！