メルマガ誤送信の原因は？ミスの対策とお詫び文（謝罪メール）もあわせて紹介

メルマガのメール配信の誤送信の原因は何か

誤送信という言葉の意味は「誤った送り先へメールを送信してしまう」「間違えた情報を送信してしまう」というものです。

メール配信する相手先を間違えただけでなく、誤情報を送ってしまうことも、誤送信にあたります。この段落では2つの側面から、誤送信が発生してしまう原因について解説します。

メルマガのメール配信先を間違える

メール配信には一斉配信やセグメント配信など、あらゆる配信方法があるため、対象外のユーザーにメール配信してしまうというミスが起こる場合があります。

イメージしやすいミスの例を紹介します。

このように、本来訴求したいターゲットとは異なるターゲットにメルマガを送ってしまうと、本来の販売促進、宣伝活動につながりません。結果として最終的な目標（売り上げなど）にも大きく影響することになります。

メルマガのメール配信日時をミスする

セール期間に合わせた内容のメルマガを、メール配信しようと計画していたのに、セール期間ではない日時を設定してメルマガを送ってしまった。

このようなメルマガの配信日時の設定ミスも、誤送信に含まれます。メールの内容と配信日時が合わないため、ユーザーを困惑させるだけでなく、本来の販売促進につながりません。

セールのメルマガでなくとも、普段の定期的なメール配信で元々決めている日時とは異なる、時間や曜日に送ってしまうことも、ユーザーを混乱させるため、誤送信となります。

メルマガの文章にミスがある＆リンク切れ

メルマガの文章にミスがある場合も、誤情報をメール配信していることになるため、誤送信といえます。

商品・サービスに関する説明や価格など、重要な情報が間違っていると、最終的な目標に影響するだけでなく、信用問題にもつながってしまいます。

また、メルマガの文章に掲載したURLがリンク切れを起こしていると、自社のWebサイトなどへ誘導できないため、期待していた効果が発揮できません。

メルマガのレイアウトが崩れている

メール配信したメルマガのレイアウト崩れや、文字化けや画像の非表示が発生すると、ユーザー側のメーラー（OutlookやGmailなど）で正しく表示されないので、こちらも誤送信にあたります。

レイアウトが崩れていると正しい情報を提供できないため、購買行動や問い合わせといった機会を失う可能性があります。

テキストメール、HTMLメールいずれの場合でも、本文のレイアウトや画像設定のミスに注意が必要です。

効果測定の設定ミスを起こした

効果測定に関しては、メルマガを運用する側にとってはマーケティングにおいて今後必要なデータ収集となるため、設定ミスがあってはいけません。そのため、ある意味では誤送信にあると考えた方がよいかもしれません。

ユーザー側にとっては関係がないため実害はありませんが、メルマガを運用する側にとっては効果測定の設定ミスが与える影響は小さくありません。開封率やクリック率などが正確に計れないため、これらのミスも誤送信と言えるでしょう。

メルマガの誤送信が発覚したら何をすればいい？

メール配信したメルマガの誤送信が発覚するタイミングは、ユーザーからの報告や、あとから自身で気づくなど、すぐにわかるものではありません。

誤送信をした事実が発覚したときは、慌てずに落ち着いて対処することが大切です。およそ以下の流れで進んでいきますので、まずは現状把握に努めましょう。

• 上司や関係部署に報告
• 原因があったかの調査
• ユーザーへの報告
• お詫びのメールを送る

ただ、メールによるお詫び文で済む範囲のミスであればよいですが、人的にも金銭的にも損害が及ぶレベルの誤送信であれば、お詫びのメールを送るだけでは済まない場合があります。損失の規模は慎重に調査しましょう。

メール配信システムを活用している場合は、システムを提供している企業へ問い合わせたり、配信履歴などの再確認など、原因を突き止めましょう。

メルマガを誤送信したお詫びメールを送る

メール配信したメルマガが誤送信であることがわかった場合、ユーザーに謝罪の意を表明しながら、ミスが発生した経緯や今後の再発防止策などを、ちゃんと伝えましょう。

じん速に対応し、状況に合わせて誤送信に関するお詫びメールを送るのがベストです。さまざまな原因により誤送信は発生するため、状況に応じて文面を作成するとよいでしょう。

お詫びメールを作成する場合、以下のテンプレートをベースに考えるとよいです。

• 件名＝どんな誤送信かを明記しつつ、末尾に「お詫びと訂正」などを入れる
• 冒頭の挨拶＝挨拶文と社名・部署名・氏名を明記
• 誤送信の情報＝どんな誤送信を行ったかを説明
• 原因について＝誤送信が発生した原因を書く
• 今後の対策＝誤送信に対してどんな対策を立てるかを案内
• 結びの挨拶＝改めてお詫びの挨拶文
• 問い合わせ先＝誤送信に関する問い合わせの説明文と連絡先を書く
• 通常の連絡先＝通常の社名・部署名・連絡先を明記

このような順番で書いていくと、お詫びメールを作成することができます。

お詫びメールのテンプレートをもとに作成した例文

メルマガの誤送信を防ぐには？防止策3選！

メール配信したいメルマガを誤送信してしまうと、ユーザーに迷惑をかけるだけでなく、自社の売り上げや信用にひびく恐れがあります。

ミスなくメール配信を行うためにも、未然に防ぐ誤送信対策が必要です。

メール配信の誤送信防止策その①チェック体制を見直す

メール配信したいメルマガの誤送信を防ぐために、チェック体制を改めて見直すとミスを減らすことができます。

メルマガの件名や文章に誤りがないか

メルマガの件名や文章の添削作業を1人で行わず、他者とダブルチェックしたり、最終確認を関係部署の上長に行ってもらうなどすることで、ミスを減らすことができます。

文章表現も大事ですが、特に価格や日付などの数字においては念入りに見直すことをおすすめします。数字は見たままの表現となるため、誤りがあると特に大きなミスとなってしまいます。

レイアウトが崩壊していないか

テキストメール、HTMLメール問わずレイアウトの見直しは大切です。

テキストメールであっても記号を用いた装飾や顔文字を使いますし、HTMLメールは画像や装飾した文字を使用して作るはずです。

レイアウトの崩壊がないかも、ダブルチェック、上長の最終確認をしてもらうことで、ミスを減らすことができます。

メール配信の誤送信防止策その②チェックシートを作る

メルマガの件名や文章のチェックが終わったら、細かい部分の確認をしてミスをなくしましょう。チェックシートを用いたチェックがおすすめです。

チェックシートの主な項目としては以下の通りです。

• メール配信する日時に間違いはないか
• メール配信するターゲットの再確認
• URLがリンク切れを起こしていないか
• 社名・連絡先は記入済みか
• 必要な効果測定は設定されているか

一つひとつを確認しつつ、確認済みを示す記号などを付けて、可能な限り間違いがないようにしましょう。

メール配信の誤送信防止策その③テスト配信で再確認する

最終的には送りたいメルマガの、テスト配信も実施しましょう。どのような形でメール配信されるかをテスト配信することで、読みやすい構成になっているかだけでなく、レイアウトが崩れていないかなどを確認することができます。

効果が出やすいメルマガの特徴や、自社でメルマガを添削する際に注意しておきたいポイントについてはこちら

関連記事効果的なメルマガの添削ポイントを解説

サブアカウント管理でメール配信ミスを対策

当社が提供するメール配信システム・Combz Mail PLUS（コンビーズメールプラス）には、1つの契約で、管理者用アカウントと、各店舗用のアカウントが作成できる「サブアカウント管理」という機能が備わっています。（有料オプション機能）

そのサブアカウント管理では「事前承認（配信許可）」があり、管理者用アカウント側で承認されるとメール配信される、という流れとなっています。

作成したメルマガの事前承認の設定は各店舗ごとで可能なので、誤送信対策に便利です。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

メール配信したメルマガが誤送信されないというのは「ゼロ」とはいえません。ミスがないように日ごろからチェック体制を徹底し、取り返しのつかない間違いを犯さないようにしましょう。

仮に、誤送信してしまった場合は、迅速に原因の追及と謝罪メールとしてお詫び文を送り、ユーザーへ謝罪の意を表明し、今後の対応についても報告しましょう。

以上、『メルマガ誤送信の原因は？ミスの対策とお詫び文（謝罪メール）もあわせて紹介』でした。