実はそのメール届いていないかも!?配信先リストのクリーニングで確実に届けよう

2021年03月18日

配信先リストのクリーニング

メール配信やメルマガ運用において、大切なことはなんでしょうか。もちろん、質の高い情報を提供することで、自社サイトへの誘導や商品の購入、サービスへのお申し込みにつなげたいという思いも大切ですが「読者にきちんと届く」ということが大前提です。

Eメールは実際の郵便物と同じように、インターネット上のアドレスに送られます。郵便物であれば、住所に多少の間違いがあったとしても、氏名などを手掛かりに届けてもらえることがあるのに対し、インターネットの世界ではたとえアドレスが1文字間違っていてもそのメールが届くことは決してありません。

実は、メール配信に利用している配信先リストの中にも、こうした間違った連絡先や、今は使われていないものが混在している可能性があります。
そこで、定期的に配信先リストのクリーニングをしましょう。
これにより、情報を求める人や配信したいと思っている顧客に対して、確実にメールを届けることができます。今回は配信先リストのクリーニングについて、その必要性や方法をご紹介します。

    目次

  1. 1配信先リストのクリーニングをしないとどうなるのか
  2. 1.1無駄に配信数を消費してしまう
  3. 1.2配信レピュテーションが下がってしまう
  4. 2配信先リストのクリーニング方法
  5. 2.1登録時に確認を行うクリーニング作業
  6. 2.2手作業での送信リストの見直し
  7. 2.2自動クリーニングで定期的なメンテナンスを行う
  8. 5まとめ

配信先リストのクリーニングをしないとどうなるのか

配信先リストに、適切でないアドレスが含まれていても「ただ送信できないだけでは?」と思われるかもしれません。しかし、他にもさまざまな問題点が発生しています。

無駄に配信数を消費してしまう

メール配信サービスをご利用されている場合、契約内容によりますが、毎月のメール配信数の上限が決められています。
毎月数通しか配信していない場合でも、連絡先リストに混じっている配信できないアドレスの数によっては、負担になってきます。放置していると、後々弊害にもなりかねないため、定期的にクリーニングをして、リストの最適化を行う必要があります。

配信レピュテーションが下がってしまう

正しい配信先にメールを、届けられていない状態が続くと、IPアドレス自体の評価が下がってしまいます。こうした評価は「配信レピュテーション」「Eメールレピュテーション」と呼ばれており、迷惑メールかどうかの判定などに利用されています。

つまり、メールアドレスの変更、破棄、削除などによって、すでに無効化されている配信先であるにもかかわらず、メールを送信しつづけていると、迷惑メールの配信元として認定を受けることにもなりかねません。

配信先リストのクリーニング方法

配信先リストを正しいものにしておくために必要なクリーニングの方法は、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは3つの対処法を紹介していきます。

登録時に確認を行うクリーニング作業

メールアドレスをユーザーに登録してもらった際に、打ち間違いで無効なアドレスが入力されてしまうことがあります。そこで、新しく登録したメールアドレスへの配信時に、自動でクリーニング作業を行い、初回の配信が正しく行われるかを確認します。

具体的には、メールアドレスに不正な書式(全角文字、全角記号、メールアドレスで使用できない記号など)を使用している場合や、存在しないメールアドレスであった場合、登録を拒否します。
これにより、不要なアドレスを削除し、配信先リストをクリーンな状態に保つことで、無駄な配信を減らせるほか、到達率の向上に効果があります。

多くのメール配信サービスでは、クリーニング作業が行われる配信分は、通常の配信速度よりもゆっくりと配信されます。

当社のサービスでは、通常は1時間あたり100万通の配信を行います。しかし、新しい連絡先をCSVファイルなどで大量に追加した後に、配信を行うとクリーニング作業が発生し、その際には1時間あたり50万通の配信速度に低下します。原因としては、アドレスを丁寧に検証し、配信を確実に行うようにしているため、配信速度は半分となっています。ただ、お客様がお使いいただく中で、ご不便を感じる可能性は低い数値ですので、安心してご利用ください。

クリーニング作業

手作業での送信リストの見直し

配信先のメールリストのアドレスの中には、すでになんらかの理由で無効になってしまったものや、そもそも登録の時点で間違っていたものもあるかもしれません。
そうしたアドレスに対してメールを送信し続けることは、その配信元を「迷惑メールの発信元」として認識させてしまう危険性があります。

まずは、メールアドレスのリストをひとつずつ手作業で見直し、無効や停止となっているアドレスがないか確認しましょう。

  • すでにサービスを行っていないドメイン
  • 変更されやすい、アドレスが「info@、support@」といった窓口用のもの
  • 同じアドレスが重複して登録されている

ある程度は、初回配信時のクリーニングで対応されているはずですが、漏れがある場合もあります。リストの数がさほど多くなければ、この作業を行うのは大変なことではないでしょう。しかし、リストの数が増えれば増えるほど、チェックや見直しには膨大な時間と労力が必要となってきます。

自動クリーニングで定期的なメンテナンスを行う

手作業での配信先リストの整理は手間もかかるうえ、登録されているアドレスの件数によっては、限界があります。そこでおすすめしたいのが、メールリストの自動クリーニングです。
これは、メール配信サービスに付随しているもので、送信したものの宛先不明で届かなかったエラーメールや配信停止依頼がきたメールアドレス、迷惑メール報告などを、リストから自動的に削除してくれます。

例えば、コンビーズメールプラスでは

  • 配信時に恒久的エラーの出るアドレスはすぐにリストから削除
  • 配信時に一時的なエラーが出るアドレスは累積3回のエラーでリストから削除
  • 配信禁止アドレス(ブラックリストのような設定)に登録することで、配信先からの除外と、リスト更新時のうっかり登録防止

といった機能などを備えています。自動クリーニングを定期的に活用することで、無駄な配信を少なくするよう心がけましょう。

まとめ

配信先リストのクリーニング作業は、手間がかかる部分もありますが、管理を怠るとせっかくの配信メールを、迷惑メールとして認識されてしまう危険性があります。誤ったアドレスに配信してしまい、無駄な配信数の消費や配信レピュテーションを下げてしまうことがないよう、定期的にクリーニングを行いましょう。

ただし、一般的にクリーニング作業を行いながらの配信では、配信速度の低下が懸念されます。
コンビーズメールプラスでは、紹介してきたようなクリーニング作業を自動で行う機能が搭載されていますので、安心してお使いいただけます。

さらに、一般的にクリーニング作業を行いながらの配信では、配信速度の低下が懸念されますが、当社のサービスでは、作業中でも1時間あたり50万通と、十分な速度と安定感のある配信が可能です。(クリーニング配信ではない、通常の配信は1時間当たり100万通)ぜひ、快適で安心してご利用いただけるコンビーズメールプラスをご検討ください。

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