メルマガのメール配信前にチェック！誤配信を防止するための対策とは？

メール配信したメルマガが誤配信になる原因

メール配信したメルマガの内容に誤りがあったり、配信方法や配信日時を間違えると、それらはすべて誤配信したと捉えたほうがよいでしょう。

では、誤配信となってしまうメルマガは、具体的にどんなものかにつて簡単に解説すると

• メルマガのメール配信先を間違えている
• メルマガをメール配信する日時に誤りがある
• メルマガの本文に誤字脱字があったりリンク切れを起こしている
• メルマガのレイアウトが崩れてしまっている
• 効果測定の設定に不備がある

上記のようなミスが1つ以上あった場合は、誤配信していると考えた方がよいです。

1つでも誤配信の原因をつくってしまうと、ユーザーへの信用を損ね、メルマガ登録の解除や最終的な成果へ影響を及ぼすだけでなく、最悪のケース法的処置を受ける可能性もあるので、メール配信する際は慎重に運用することをおすすめします。

メルマガのメール配信先を間違えている

メール配信システム内には、一斉配信やセグメント配信など、さまざまな配信方法が備わっています。

各配信方法の選択をミスすると、従来のメールマーケティングが行えないだけでなく、本来送るべきユーザーに対して情報が届きません。

イメージとして一例をあげると

一斉配信と間違えてセグメント配信した場合

メルマガをメール配信する日時に誤りがある

例えば、ECサイト（通販サイト）内で、

特定の期間に決算セールを行うことを告知しているとします。

メルマガの本文に誤字脱字があったりリンク切れを起こしている

メルマガの文章内に誤字脱字があると、誤情報をメール配信することになります。

商品やサービスに関しての説明や価格といった重要な情報を書き間違えると、最終的な成果への影響を及ぼすだけでなく、信用問題にもかかわってきます。

また、アクセスしてほしいサイトのページのURLがリンク切れていると、誘導することができなくなるため、成果につなげることができません。

メルマガのレイアウトが崩れてしまっている

メルマガのレイアウトが崩れていたり、文字化けや画像の非表示が発生してしまうと、ユーザー側のメーラー（OutlookやGmailなど）に正しく表示されません。

このようなミスがあると正しい情報を提供できなくなるため、購買行動や問い合わせなどの機会を失ってしまいます。

効果測定の設定に不備がある

効果測定もメルマガを運用するうえで、今後必要なデータとなるため、設定をミスをすると致命的です。

今後のメールマーケティングをブラッシュアップするには必要なため、開封率やクリック率などが正確に記録されるようにしないといけません。

結果的にはユーザーサイドへ良質な情報提供ができなくなる原因となるので、効果測定はきっちり設定しないといけません。

メール配信したものが誤配信した場合のリスク

実際にメール配信したメルマガが誤配信した場合、どのようなリスクが発生するかについて解説します。

自社のブランド力や信頼の低下を招く

メール配信したメルマガの内容に誤字脱字がある、そもそも送った内容自体に誤りがあるといった間違いを犯すと、ユーザーに誤情報を流すことになります。

誤情報をメール配信してしまうと、ユーザーに混乱を招く可能性があるだけでなく、最終的な成果にも影響を与えてしまいます。

このような間違いを犯すと、信頼性を下げてしまいます。

また、誤情報の内容をSNSなどのネット媒体で公にされてしまうと、多くのユーザー間で不信感が広がり、ブランド力への評価も下げてしまいます。

ユーザーの不満が増えてしまう

誤情報のメルマガをメール配信し続けると、ユーザーは登録している意味を感じなくなり、だんだん不満がつもっていきます。

不満が増加すると、最終的にはメルマガの登録解除につながるため、必然とメールマーケティングの意味をなさなくなります。

また、誤情報を流しユーザーに不利益を与えた場合、法的処置を受ける可能性も高まります。

最終的な成果への悪影響を及ぼす

誤情報のメール配信をしてしまうと、当然ながら内容があいまいになるため、販売促進や購買行動が正しく行われないため、ビジネスチャンスを逃してしまいます。

正しい情報の再配信やお詫び文の作成が必要になる

誤配信をしてしまうと、正式なメルマガを改めて作成したり、誤配信に関するお詫び文を作らないといけません。

そのため、作業が二度手間、三度手間となり、法負担が大きくなってしまいます。

また、誤情報の内容によっては法的処置を受ける可能性もあるため、法律に関する対応も必要になる場合があります。

メール配信の誤配信防止のための確認事項

メール配信したいメルマガを誤配信してしまうと、ユーザーを困惑させるだけでなく、自社の信用問題にもかかわってきます。

不備なくメール配信するためにも、誤配信を防止する対策を行いましょう。

取り扱う情報に間違いがないかを確認

そもそも作成しようとしている情報に、誤りがないかをチェックしたほうがよいです。

誤った情報をメール配信してしまうと、ユーザーに迷惑をかけるだけでなく、自社の信用やブランド力を低下させてしまいます。

メルマガの件名や文章に誤りがないか

メルマガの件名や文章の添削は、可能な限り1人で行わずに2人以上でチェックしたり、最終的な確認は上長にお願いするなどし、ミスを減らしましょう。

文章表現ひとつとってもニュアンスが違うと、伝えたいことがちゃんと伝わらなくなります。

また、値段や日時などの数字も入念に見直したほうがよいです。

理由としては数字は見たままの表現になるので、書き損じると重大なミスにつながるためです。

環境依存文字を使用していないか

環境依存文字は、ユーザー側のパソコン環境などによっては表示されない場合があります。

文字化けを起こしてしまうと、正しい情報が提供できないだけでなく、迷惑メール扱いになる可能性があるので、環境依存文字は使用しないほうが賢明です。

貼り付けたURLが有効かチェックする

メルマガの本文内に記載したURLが、リンク切れを起こしていないかも見直しましょう。

誘導したいサイトのURLが無効だと意味がなく、最終的な成果に影響するだけでなく、効果測定にも響いてしまい今後のマーケティングに大事なデータ収集が行えません。

貼り付けたURLは一つひとつクリックするなどし、確認しましょう。

読みやすい文章構成になっているか

文章を全体的に読んでみて、余分な空白がないかや説明する内容ごとに適切に改行ができているかのチェックをしましょう。

違和感のあるところで改行をすると読みづらくなりますし、一段落ずつ開ける際の空白部分も多いと、読むときにスクロールが長くなって読むときに億劫（おっくう）さを感じてしまいます。

適度な空白や改行の使い方を心がけましょう。

文字や画像の大きさが適切かどうか

文字や画像の大きさは、HTMLメールなどの装飾が可能なメルマガを作成する際にチェックが必要です。

一読した際に、適切な文字サイズであるか、画像であれば文章より大きすぎないかなどをチェックし、レイアウトが崩れないようにしましょう。

メルマガ文章の添削方法や簡単に添削してくれるサービスやツールについてはこちら

関連記事メール配信するメルマガ文章を効果的に添削するコツとは？

オプトアウトの導入を忘れていないか確認

メルマガ登録しているユーザーが簡単に、登録解除ができるようにしないといけません。

これをオプトアウトといいます。

登録解除用のフォームに移動できるURLが、ちゃんと掲載されているかを確認しましょう。

特定電子メール法により、オプトアウトできるようにする義務があるため、注意が必要です。

特定電子メールの定義や特定電子メール法の内容についてはこちら

関連記事あなたのメルマガが迷惑メールに？遵守すべき法律・特定電子メール法とは

配信先が正しいかを見直す

配信先に誤りがないかのチェックも、おこたってはいけません。

一斉配信であれば全ユーザーを選択できているか、セグメント配信ならターゲットとなるユーザーをちゃんと選択できているかは、メール配信前に見直したほうがよいです。

差出人を間違えていないか見る

例えば、当社が提供するメール配信システム・Combz Mail PLUS（コンビーズメールプラス）では、１アカウント（管理者用アカウント）で複数のアカウント（サブアカウント）を作成できる「サブアカウント管理」があります。

必ず、管理者用アカウントでメール配信するのか、サブアカウントでメール配信するのかは、見直しましょう。

配信日時が正しいかチェックする

配信日時を誤ると、本来送りたかった期間に届けることができなくなり、販売促進などにつながりません。

また、配信日時を間違えたことに対して謝罪メールを送らないといけなくなります。

決められた日時に、ちゃんと送るように設定されているかはチェックしておきましょう。

メール配信したいメルマガの誤配信に使える対策ツール

メール配信したいメルマガの誤配信を防止するためにも、対策ツールを活用するとスムーズに作業が進みます。

ここでは、対策ツールについて解説します。

生成AIパパっとメルマガクリエイト（β）で本文チェック

当社が提供する生成AI「パパっとメルマガクリエイト（β）」を使うと、メルマガ本文の誤字脱字チェックをしてくれます。

画面内では校正前と校正後といった感じで、どこを修正したかをチェックできます。

また、別項目で貼り付けたURLが有効か、文章内にある数字が正しいかも確認してくれます。

メルマガ配信前の誤字脱字チェックなどAIを効率的に活用する方法

関連記事【AI活用】生成AIがメルマガ作成をサポート！

管理画面内にあるテスト配信で全体を見直す

メール配信システムの管理画面では、テスト配信を行うことができます。

どのような感じでメール配信されるかをテスト配信すれば、読みやすい構成になっているか、レイアウト崩れや文字化けを起こしていないかを確認できます。

サブアカウント管理でメール配信ミスを対策

当社提供のメール配信システムでは、先述したとおりサブアカウント管理という機能がオプション（有料）としてあります。

そのサブアカウント管理では「事前認証（配信許可）」というものがあり、管理者用アカウント側で承認されることでメール配信できる仕組みとなっています。

サブアカウント管理はうまく活用すると、誤送信対策に便利です。

サブアカウント管理の使い方や、メリットなどについてはこちら

関連記事【多店舗経営者必見】1契約で複数の店舗からのメール配信を管理する方法

メール配信したメルマガの誤配信した際のお詫び文

メール配信したメルマガの誤配信が発覚した際は、速やかにユーザーへ謝罪の意を表明しつつ、ミスが出た経緯、今後の再発防止策などを、きちんと伝えましょう。

お詫び文のメールを作る場合、以下の内容をベースに考えるとよいです。

基本的なお詫びメール

• 件名どんな誤配信かを書きつつ、末尾に「お詫びと訂正」などを記入する
• 冒頭の挨拶挨拶文と社名・部署名・氏名を書く
• 誤送信の情報どんな誤配信をしたかを説明する
• 原因について誤配信の原因について書く
• 誤送信の情報どんな誤配信をしたかを説明する
• 今後の対策誤配信に対しどのような対策をするかを案内する
• 結びの挨拶改めてお詫びの挨拶文を明記する
• 問い合わせ先誤配信に関する問い合わせの説明文と連絡先を入れる
• 通常の連絡先通常の社名・部署名・連絡先を記入する

この順番で書くと、お詫び文のメールを作ることができます。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

メルマガをメール配信する限り、誤配信は絶対にあり得ないということはありません。

ミスがないよう常日頃からチェック体制を徹底して、間違いがないようにしましょう。

仮に誤配信した場合は、速やかに原因の追及と謝罪メールを送って、ユーザーへ謝罪の意を表明し、再発防止についても報告しましょう。

以上、『メルマガのメール配信前にチェック！誤配信を防止するための対策とは？』でした。