脱ハンコ、ペーパーレス化をするならメール配信

2021年01月07日

脱ハンコ、ペーパーレス化をするならメール配信

ペーパーレス化が進み、PDFデータへの電子署名やワード・エクセルで作成した書類にデジタルハンコで承認を済ませる方法が普及しつつあります。

コンビーズメールプラスの提供の「メール配信」を利用すれば、社内広報はもちろん取引先とのやり取りにもご使用いただけます。

また、メール配信時に、「いいねボタン」機能をセットしておけば、押印の代わりとして活用できます。

ペーパーレス化するうえで、このような悩みはありませんか?

社内活用であれば…

  • リモートワークで押印のためだけに出勤したくない
  • 書類内容をメール配信で済ませ、いいねボタンで決裁してほしい
  • 書類ケースや紙の使用を減らしコスト削減したい

社外活用であれば…

  • 固定で決まっている契約内容をメール配信したい
  • 特定の取引先にだけに会合への参加申し込み案内をメール配信で済ませたい
  • 団体に属す(NPOや組合他)会員に収支報告を行い、いいねボタンで承認を促したい

今回は、これまで「決裁印、確認印、押印、捺印」が必要だった書類をすべてメール配信で済ませる方法をご紹介します。

ぜひ、本記事を読んで、メール配信でどれだけペーパーレス化、業務効率アップにつながるかを知ってくださいね!

脱ハンコ

    目次

  1. 1ペーパーレス化によるメリットやデメリット
  2. 1.1コスト削減につながる
  3. 1.2書類管理が楽になる
  4. 1.3情報漏洩のリスクが軽減される
  5. 1.4サーバーなどに保存しておくと書類が使いやすくなる
  6. 1.5総合的にみて時間の節約になる
  7. 2ペーパーレス化によるデメリットも把握しておく
  8. 2.1各パソコンの仕様により見えづらさがある
  9. 2.2リアルタイムでメモが取れない
  10. 2.3システムに影響されやすい
  11. 2.4人材教育が必要となる
  12. 2.5導入コストがかかる
  13. 3脱ハンコでわかるメリット
  14. 3.1ペーパーレス化と同様、コスト削減につながる
  15. 3.2リモートワークが円滑に行える
  16. 3.3実は電子署名でOKの書類は多い
  17. 4脱ハンコのデメリット
  18. 4.1信用度の問題
  19. 4.2電子署名不可の書類もいくつか存在する
  20. 5簡単に素早く書類内容を配布できるのがメール配信
  21. 5.1まずはアカウント登録をしよう
  22. 5.2一斉にメール配信
  23. 5.3特定の人物に配信する場合
  24. 5.4メール配信を閲覧したかの確認方法は?
  25. 5.5アンケート調査も可能
  26. 6まとめ

ペーパーレス化によるメリットやデメリット

近年、ペーパーレス化を推し進めている企業が増加しており、PDF化した書類に電子署名(サイン)で済ませたり、ワードやエクセルで作成したものにハンコの画像を添付する(デジタルハンコ)方法で提出したりといったやり方で承認や締結をしているそうです。

電子契約に抵抗があった企業も、一度、導入してしまうとその便利さからさまざまなツールを活用して、電子化を推進する傾向があるといいます。

コンビーズメールプラス提供の「メール配信」を活用すれば、ペーパーレス化を行うことができます。
では、紙不使用でもたらされるメリットとデメリットは一体どんなものかについてご紹介したいと思います。

まず、メリットは大きく分けると、下記の5点です。

  • コスト削減につながる
  • 書類管理が楽になる
  • 情報漏洩のリスクが軽減される
  • サーバーなどに保存しておくと書類が使いやすくなる
  • 総合的にみて時間の節約になる

コスト削減につながる

目で見て一番、効果がわかるのは、紙を使わない分コスト削減につながるという点です。

仮に紙1枚1.6円として、従業員規模が50人の企業だとします。

各従業員が1日15枚プリントアウトしたとすると、1日にかかるコストは1,200円です。

これを年間で計算してみると(1カ月22日勤務と想定して)、316,800円となります。

もちろんここにプリンターのリース料(相場:月3,000円前後)、トナー代(相場:カラー平均15円、モノクロ平均4円)が加算されますので、年間400,000円前後かかる計算になります。

また、紙で出力された契約書などには印紙税などが必要な場合があります。
そのため、潜在的にかかるコストを加算すると、さらに増える可能性があります。

しかし、コンビーズメールプラスで書類の内容をメール配信すると、これまで使用していた紙代や印刷代などの節約できます。

また、ペーパーレス化を推進することで、環境問題への取り組みにも寄与するためCSR活動にもつながり、企業ブランド向上にもなります。

ペーパーレス

書類管理が楽になる

書類を電子化することで管理はそうとう楽になります。

本来なら書類ケースなどから必要な資料などを手作業で探さないといけませんが、電子化することでパソコン内や利用している外部サービスにある検索機能を使うことで、簡単に見つけ出すことができます。

さらに、書類ケースやフォルダを減らすことができるため保管場所をスッキリさせることができます。

情報漏洩のリスクが軽減される

紙媒体だと簡単に社外に持ち出される可能性がありますが、電子化することでリスクを軽減できる可能性があります。

簡単に会社パソコンを外に持ち出せないようにしたり、外付けの媒介(USBメモリーやSDカードなど)の使用禁止を行うなど、社内ルールを作ったり、セキュリティソフトをインストールするなどしておくことで漏洩を防ぐことができます。

また、データ保存のためにレンタルしているサーバーなどもセキュリティがしっかりしていれば、情報が洩れる心配は基本的にはありません。

サーバーなどに保存しておくと書類が使いやすくなる

電子化した書類をサーバーなどに保存しておくことで紛失防止につながります。

また、ネットを介して書類のやり取りができるので、リモートワークやオンライン会議での配布がスムーズに行えます。

総合的にみて時間の節約になる

紙に出力して資料をまとめる手間も省けて、検索機能で書類をすぐに見つけ出すことができるため、総合的に時間を節約につながります。

これにより、空いた時間を他の業務に有効活用できます。

ペーパーレス化によるデメリットも把握しておく

ペーパーレス化したことでもたらされるメリットは数多くありますが、デメリットが一切ないわけではありません。

デメリットを事前にしっかりと把握しておくことも必要ですので、紹介しておきましょう。

  • 各パソコンの仕様により見えづらさがある
  • リアルタイムでメモが取れない
  • システムに影響されやすい
  • 人材教育が必要となる
  • 導入コストがかかる

各パソコンの仕様により見えづらさがある

書類を見る側が、必ずしも文字が見やすいモニターで閲覧しているとは限りません。

デスクトップパソコンでもモニターのサイズは大小ありますし、ノートパソコンも大きさがさまざまです。また、タブレット端末やスマートフォンで見ている方もいるため、見えにくいと思いながら書類を確認している可能性があります。

リアルタイムでメモが取れない

紙媒体の書類であれば、内容に何か項目を追加したいときなどすぐにメモを取ることができます。

しかし、PDFデータなどの電子化されたものの場合、すぐにメモ書きできなかったりします。
そのため、書き留めることに少し苦労する場面もあります。

システムに影響されやすい

書類を保管しているクラウドなどが、システム障害やメンテナンスなど、一時的なサービス停止に陥ると、その影響を受けることになります。

これにより書類の閲覧やダウンロードが一時的にできなくなる可能性があります。

人材教育が必要となる

普段、パソコンやスマートフォンの操作に慣れている方なら、電子化された書類でも対応できることでしょう。

しかし、機械操作が苦手という方にとっては不便さを感じる恐れがあります。

そうした方には、丁寧に操作説明を行なう必要があります。

導入コストがかかる

電子化を進めるためには専用のソフトを全従業員のパソコンに導入したり、設備を整えなければいけません。

当然ながら初期費用は少々必要となります。

紙媒体にかかる費用と比較しながら、予算に無理のないものを取り入れた方が良いでしょう。

脱ハンコでわかるメリット

リモートワークの普及により、「押印のためだけに出社」に違和感を覚える方が増えてきました。

また、ペーパーレス化を推奨している企業の多くは、業務効率が向上しています。

しかし、それでも国内に関してはまだ紙とハンコの文化は根強く残っています。
では、脱ハンコを行うことで生まれメリットは大きく分けると、下記の5点です。

  • ペーパーレス化と同様、コスト削減につながる
  • リモートワークが円滑に行える
  • 実は電子署名でOKの書類は多い

ペーパーレス化と同様、コスト削減につながる

ハンコは紙に押印するためにあります。
そのため、ハンコを廃止するということは紙の使用を減らすことにつながります。

また、脱ハンコが進むことで、ハンコを作る費用も削減できます。

リモートワークが円滑に行える

リモートワークで作業をしている方でも、企業によっては「押印のためだけに出社を求められる」ことがあります。

しかし、脱ハンコが進めば「わざわざハンコを押すためだけに出勤しないといけない」という行動がなくなります。

そうすることで、通勤時間の節約ができるうえ、書類の回覧を円滑に行えるので、時間を有効活用できます。

実は電子署名でOKの書類は多い

「契約書、申請書、起案書、請求書、領収証など」は紙出力して押印と直筆の署名が無いと承認されないと考えている方も多いかと思いますが、電子署名法が2001年に施行されて以後、IT書面一括法やe-文書法、電子帳簿保存法などができたため、ほとんどの書類が電子署名やデジタルハンコなどでの承認が認められています。

脱ハンコのデメリット

ハンコを廃止することで、紙の使用が減りコスト削減につながったり、書類を円滑に回すことができて時間の節約になったりと、良い部分もありますが、デメリットも多少あります。

デメリットを事前にしっかりと把握しておくことも必要ですので、紹介しておきましょう。

  • 信用度の問題
  • 電子署名不可の書類もいくつか存在する

信用度の問題

PDFデータに手書きで実名が記入できる、電子署名や誰が作成した書類かがわかる、電子証明書などがあるため、電子化されたもので書類で契約などを締結しても基本的に支障はありません。

しかし、「それでも紙にハンコを押す」という実物がある方が安心という人もたくさんいるので、電子化されたものへの署名に抵抗感を抱く可能性があります。

そのため、電子契約などはあらかじめ先方確認を行わないといけないのが現状です。

電子署名不可の書類もいくつか存在する

ほとんどの書類が電子署名やデジタルハンコでの締結、承認が認められていますが、一部の不動産関係などのものは、まだ書面でのやり取りでないと認められないケースがあります。

そのため、ハンコがなくても大丈夫といって、安心してしまい過ぎるのは危険です。

簡単に素早く書類内容を配布できるのがメール配信

ここまでペーパーレス化や脱ハンコでもたらされるメリットとデメリットについてお伝えしました。

前述の内容では、電子の紙である、PDFデータやワードやエクセルで作った書類への電子署名やデジタルハンコの話をしましたが、コンビーズメールプラスのメール配信を活用すれば、一からPDFデータなどを作って送る必要はありません。

お知らせしたい内容を直接入力し、メール配信するだけで済みます。

ここでは、コンビーズメールプラス提供のメール配信の活用方法をご紹介します。これでペーパーレス化、脱ハンコを実現することができます。

また、業務の効率化が図れる方法については、下記リンクの「メール配信システムで業務の効率化とメリット」でも紹介しておりますので、併せてご参照ください。

まずはアカウント登録をしよう

コンビーズメールプラスのメール配信をはじめるには、まず各種プランへのお申込みが必要です。

下記リンクから、ご希望のプランを選択してお申し込みください。

30日間の無料トライアルもありますので、「まず、メール配信をお試しで…」という方には、こちらがおすすめです。

一斉にメール配信

企業ではさまざまな資料などが配布されます。

例えば…
【社内広報の場合】

  • 前年同月比の売り上げ表
  • 社内報
  • 人事異動に関する資料

【社外への配布の場合】

  • 取引先への案内
  • イベント関係の出席の有無
  • 団体(NPOや組合など)であれば、会員への収支報告

こうしたものが手元に届いた経験があることでしょう。

よくある資料の作り方としては、紙に出力された本文と「確認しました」と意思表示のためのハンコを押す欄(または署名欄)が記載されている表紙が、ホチキスでとじられて配布している光景を見ます。

コンビーズメールプラス提供の「メール配信」を活用すれば、こうした資料や書類の内容を一斉にメール配信することができます。

これまでワードやエクセルに入力していた内容をそのまま(ログイン後)、「メールを配信する」というページにある入力フォームに書き込んで「配信先」を選択すれば、一斉にメール配信できます。

さらに、定型的にある程度文章が決まっていれば、「テンプレート設定」であらかじめ作成しておくことができます。

年に一度の健康診断や年末調整や、月一回の集会の案内など決まった年月に必ずお知らせしないといけない内容の場合は、テンプレートとして保存しておくと手間を省くことができ、すばやくメール配信を行うことができます。

特定の人物に配信する場合

特定の人物(例えば経営者、各部署の部長、お知らせしたい人にだけなど)にだけメール配信したい場合は、「配信先グループ管理」で絞り込み条件を保存しておくことで、当該条件に合致する人だけに送ることができます。

あらかじめ、特定の人物のみにまとめたグループを作成しておけば、あとは前述の一斉配信の作業と同じで、「メールを配信する」のページ内で、「配信先」を作成したグループに選択し、入力フォームに知らせたい内容を書き込んでメール配信するだけです。

メールを配信する
配信先

メール配信を閲覧したかの確認方法は?

メール配信後、一体どれだけの人が内容を確認したかどうかは、チェックしておきたいところです。

このような場合、「レポート」という項目にある、「配信数などの推移」をクリックすれば、グラフで配信数と開封率の確認ができます。

配信数などの推移

さらに、メールの文章内には、「いいねボタン」を入れることができますので、押印(または決裁)の代わりとしてクリックしてもらうことができます。

これらを活用することで、どれだけの人が内容を確認して承認したかを数字で確かめることができます。

アンケート調査も可能

メール配信のお役立ち機能の一つとして「アンケート調査」なども行うことができます。

例えば社内待遇改善のためのアンケートや社内イベント、忘年会・新年会に関することなど、従業員の声を集めることもできます。

「読者集め」の項目にある「アンケート作成」を調査したい内容のアンケート作成をしておくことで、メールの本文にアンケートフォームに移動できるURLを差し込むことができます。

アンケートの結果はすでにグラフ化されており、そのまま使うことも可能ですし、CSVファイルとしてデータをダウンロードし、ご自身で加工して使うことも可能です。

まとめ

ほとんどの申請書や契約書などの電子署名は可能とされています。

PDFデータによる電子署名、ワードやエクセルによるデジタルハンコより、さらに簡略されたもので、すばやく書類内容を相手に届けたいと考えたときは、コンビーズメールプラス提供のメール配信をご使用ください。

このメール配信を使うことで、ペーパーレス化、ハンコの廃止ができ、より効率の良い業務が実現します。

各々の会社で考える「重要度」に合わせて、紙媒体、電子媒体(メール配信など)を使い分けてみてはいかがでしょうか?

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