メールで添付ファイルが送れる容量の上限や配信方法

PDFについてや送信の容量

ここでは、添付ファイルの代表格であるPDFと、メール配信時に送信可能な添付ファイルの容量の上限について解説します。

添付ファイルの代表格PDF

添付ファイルといっても、さまざまな形式で保存したファイルがあります。そのなかでも、使い勝手がいいのはPDF形式ではないでしょうか？

PDFとは、電子でできた紙媒体といわれています。実際の紙と同じ感覚で閲覧ができたり、プリントアウトすると画面上で見ているものが、そのまま出力されます。

マルチプラットフォーム（※）のため、読者のパソコンの環境状況やOSなどにほぼ左右されることなく、表示が可能です。デザインによく使われるIllustratorやPhotoshopはもちろん、付属ソフトであるWord、Excel、PowerPointでも作れます。

PDFのメリット・デメリット

上記でもPDFの使い勝手の良さを少し解説していますが、ここではメリットについてまとめています。もちろん、デメリットもありますので、両方の側面を知って的確な使い方をしましょう。

メリット

• 特別なソフトだけでなくWord、Excel、PowerPointで作れる
• 紙に印刷したようにレイアウトが崩れない
• どんなOS、パソコン環境であっても動作される
• データそのものの容量を圧縮できるため軽量化が可能
• 紙の余白にメモ書きしたり、アンダーラインを引くなど画面上で行える
• 印刷するとレイアウトがそのまま出力される

デメリット

• PDFそのものを編集したい場合は専用ソフトが必要
• 画像が多数掲載されている場合、表示に時間がかかる
• イラストレーターで作成した場合、アウトライン化していないと文字化けを起こす

メール送信容量の上限

各メールソフトで送信可能な添付ファイルの容量には、上限が設けられています。これを超えるとエラーメッセージとして返信されます。各容量の上限は、Outlookは20MB、Gmailは25MB、Yahoo!メールは25MBなどがあげられます。

実際の媒体数で例えてみる

Gmailの場合、25MBまで添付ファイルを送信できます。通常25MBいっぱいまで添付ファイルを送ることは、ほぼありませんが、仮に上限まで使った場合、さまざまな媒体はどのくらい送れるかを計算してみました。ちなみに、25MBはキロバイトに置き換えるとと25,000KBになります。

画像１枚の場合

解像度72dpiでサイズ1225×818pixelの画像を作成した場合、1枚106KBとなりました。約235枚分の画像が送れます。

テキストのみの場合

文章のみで5枚作成してPDF形式で保存した場合、121KBとなりました。約206セット分を送れます。

チラシ1枚の場合

画像とテキストをレイアウトして両面作成した場合、1枚1.44MBとなりました。約17枚送れます。

冊子の場合

16ページのオールカラーで、画像とテキストをレイアウトして作成した場合、9.78MBとなりました。約2.5冊分送れます。

送信時の注意

容量が大きい添付ファイルを送る際には注意が必要です。例えば、Outlookを使用している読者がいて、受信側のメール容量の設定が20MB以下だと受信されません。

受信側のメールボックス内の容量の空きが少ないと、受信拒否される場合があります。あまりに容量が大きい添付ファイルを送ると、迷惑メールのフォルダに自動的に振り分けられる可能性があります。

現状の添付ファイルの運用

PDFやデータを圧縮したZIPファイルは、パスワードの設定（暗号化）が可能です。しかし、セキュリティの効果は、ほぼないとされています。

パスワードを設定している場合、多くの方が1回目のメールで添付ファイルを送信し、2回目のメールでパスワードを送っているかと思います。セキュリティ対策を行っているように見えますが、仮に悪意ある人がメールソフトないを傍受している限り、両方の情報を手に入れることができるため、結果的に何の保護にもなっていないのがわかります。

この方法をPPAPになぞらえて「Password付きZIPファイルを送ります。Passwordを送ります。Angoka（暗号化）。Protocol（プロトコル）」と揶揄（やゆ）されています。

さらに近年、このパスワード設定されたZIPファイルを悪用したウイルスも流行りました。一度、暗号化されたZIPファイルは、セキュリティソフトがウイルスチェックできないためです。

また、悪意のあるZIPファイルでなくても、Gmailはパスワード設定されたZIPファイルが受信された際は、警告文を表示する可能性があるため、未開封のまま削除される場合もあります。また、企業によっては、自動で削除されるように対策している場合もあります。

デジタル改革担当の平井卓也氏は2020年11月24日の会見で、内閣府、内閣官房でパスワードを設定したZIPファイルとパスワードを別々に送信する方法をを廃止し、オンラインストレージサービスを利用することを公表しています。

単純に無意味なセキュリティ対策にも関わらず、受信側に二度手間な作業を行わせるため、この方法は「嫌われ者」となっています。

添付ファイルを送る方法

当社が提供しているメール配信システムCombz Mail PLUSでは、ファイルを添付してメール配信を行うことはできません。

しかし、近年はメールにファイルを添付しなくても、ファイル転送サービスがあります。また、PDFをWebサイト上で表示している場合、そのURLをリンクとして送ることで、別途ファイルを案内することができます。

ここでは、一般消費者向けに販売促進としてPDFを配布する方法と、社内向けに資料などを配布する方法の2つのやり方について解説します。

BtoC向け

通販サイト（ECサイト）の販売促進目的で、PDFチラシを配布したいと考えたとします。この場合、2つの方法があります。

ファイル転送サービス

サービスを提供しているサイトが管理しているサーバにファイルをアップロードし、そこからURLを介してダウンロードできるシステムです。アップロード、ダウンロードといった作業を、1つのサイト内で行うことができます。

無料プランと有料プランがあり、課金するかで容量の幅やセキュリティ面、保管期間が違いますので、用途に合わせてプランを選ぶのをおすすめします。

この方法でも、メール配信の開封率やクリック率、反応率の計測ができます。

自社サイトへ直接アクセス

サイト内でPDFをアップロードしている場合は、そのページへ直接アクセスさせる方法もあります。メール配信の本文内に、URLを貼り付けておくことで完了します。これにより、サイトへのアクセス数増が見込めるうえ、メール配信そのもの開封率、クリック率、反応率を計測することができます。

社内回覧向け

社内回覧向けにメール配信システムを活用している場合は、オンラインストレージサービスとしてGoogleドライブを使うのも一つの方法です。

オンラインストレージサービスとは、レンタルしたサーバ内にデータを保管したり、共同編集などが行るものです。代表的なものであれば、GoogleドライブやOneDrive、Dropboxなどがあげられます。

重要な資料や書類を社内の従業員全員に見てほしい場合、一度Googleドライブ内にファイルをアップロードし、メール配信の文章内に保管先のURLを記載しておけば、みんなに知らせることができます。 そうすることで、気軽に閲覧が可能だったりファイルをダウンロードすることができます。

Googleドライブでの注意点

Googleドライブに保存したPDFデータをサイト内などにリンクとして貼り付けると、ブラウザ内で閲覧が可能になります。

しかし、この方法には注意が必要です。PDFを閲覧すると、一度マイドライブに保存されます。保存後、右クリックを押すと管理者側のGmailが表示されるため、予期せぬ情報を公開してしまうはめになってしまいます。また、共有をクリックされてしまい、マイドライブ上で共同編集と紐づけられてしまう可能性があるので、ファイルの共有設定には注意が必要です。

もし、この方法を行う場合は、必ず社外ユーザーとのファイル共有可否設定を行ってから、実施しましょう。また、Googleドライブだけでなく、そのほかのオンラインストレージサービスも外部に情報が洩れない、共有されない設定をしてから使うことをおすすめします。

メール配信の案内

当社提供のメール配信システムCombz Mail PLUSはBtoC向け、社内回覧向け限らず、情報発信ツールとして使えます。添付ファイルの機能はありませんが、ファイル転送サービスやオンラインストレージサービスを活用することで、迅速にPDF、画像、テキストなどのファイルを相手に送れます。

また、メール配信で送ったメールの開封率や、本文内にあるURLのクリック率などの数値を計ることができるので、Webマーケティングなどに役立ちます。ぜひ、メール配信システムに興味がありましたら、下記リンクの料金表を確認のうえ、アカウント登録してくださいね。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

当社提供のメール配信システムCombz Mail PLUSでは、添付ファイルを配信する機能はありませんが、ファイル転送サービスやオンラインストレージサービスなどの外部サービスを使うことで、スムーズにファイルを届けられます。

ECサイトなどのBtoC向けの場合、ファイル転送サービスのサイトを使うことでPDFチラシなどを配信できます。また、自社サイト内にPDFを閲覧、ダウンロードできるように専用ページを施しているのであれば、そのページのURLを貼り付けることも有効に働きます。

社内回覧向けにメール配信システムを使っている場合は、オンラインストレージサービスが便利です。社内向けにオンラインストレージサービスを構築しておけば、重要なファイルを保存だけでなく共有編集が可能となります。緊急で見てほしいファイルなどのURLを本文内に記載しておけば、社内にいる従業員すべてに案内が可能です。

どちらの方法もメール配信システム内で、メールの開封率やURLにアクセスしたクリック率、反応率を計ることができます。つのツールに依存するのではなく、さまざまなツールをうまく使うことで、添付ファイルをスムーズに配信できます。

以上、メールで添付ファイルが送れる容量の上限や配信方法を解説でした。