メール配信システムの乗換ちょっと待って！乗換時に注意したいこと

メルマガサービス乗換時に考慮すべきことは？

他社のメール配信サービスから新しいメール配信システムに移行する際に、考慮すべき項目はどのような点でしょうか？一番重要な点は、切り替えによりお客様に迷惑をかけないよう、安全かつ計画的に進めることです。

では、どんなことに気を付けて乗換先を選定すればよいのでしょうか。

乗換先の機能に注目！

いま使っているメール配信システムに搭載されている機能の中で、使っている機能を改めて見直してみましょう。

• 配信日時予約
• HTMLメールエディタ
• 開封率・クリック率測定
• ステップメール
• エラーアドレス分析

上記のような代表的な機能は、ほとんどのメール配信システムには搭載されていますが、日常的に使うものだと思いますので、念のため確認しておきましょう。

契約期間と解約条件を確認！

いま使っているメール配信システムの契約期間はいつまでですか？1か月ごとの契約なら問題にならないことがほとんどですが、半年契約や1年契約を前提に、月額が割り引かれるような契約を結んでいる可能性があるなら、一度契約を見直してみましょう。

乗り換えたはいいものの、乗換前のメール配信システム利用料と、乗換先の利用料を重複して支払う期間が長くなってしまってはもったいないですね。

配信先リストのデータに注意！

メルマガの配信に一番重要なものといえば配信先リストです。登録している顧客の配信先メールアドレスや顧客の属性情報が含まれており、メール配信のかなめとなる情報です。これが移行できれば、メール配信をスムーズに行うことが可能となります。

メール配信システムを移行する際、この「配信先リスト」の移行が、移行作業内の大きなウェイトを占めており、非常に重要なポイントとなります。

また、乗換後に頂くお問い合わせとして、最も多いのが配信先リストの問題なのです。

配信先リスト移行でつまずく原因は？

それでは、なぜ配信先リストの移行でつまずくのでしょうか？その理由は、メール配信システムごとに配信先リストの考え方や扱いが異なることにあります。

利用者側からすれば、同じ配信先リストのように見えますが、メール配信システムごとに扱い方が異なります。ここでは、CSVファイルを使った配信先リストの移行を前提としますが、メール配信システムごとにデータの形式やファイルの種類などが異なってきます。システム間でデータ移行する際は、これらの点を移行先のメール配信システムに合わせた形に変換し、移行する必要があるのです。

メール配信システムごとに情報の扱い方が異なる

第一に、メール配信システムごとにデータの扱い方が異なる点です。例えば「名前」について例を挙げると、姓名をひとつのデータとして扱うケースもあれば、苗字と名前を別々のデータとして扱うケースもあります。また、生年月日に関しては、年月日のそれぞれをハイフンで結ぶ場合もあれば、スラッシュで区切る場合もあるなど、さまざまなケースがあります。

代表的な例を挙げてみますので、確認してみてください。

• メールアドレスの列
  多くの場合、A列に1配信先ごとに1行で記載していきます。
• 複数選択肢がある属性
  チェックボックスなどが該当しますが、2つ以上の選択肢を属性として扱う場合、セミコロンで区切ることが多いようです。中には、選択肢の数だけ列を使い、該当する選択肢に「1」を入力させるような形式もあるようです。
• 郵便番号
  ハイフンが必要な場合とそうでない場合があるようです。
• 生年月日
  年と月、月と日をそれぞれハイフンで結んだり、スラッシュで区切るようなパターンがあるようですが、どちらでも読み込めるシステムが多いです。

データの考え方や扱い方が異なるシステム同士で移行する場合、乗換先のシステム側ではデータを読み込めずにエラーとなってしまいます。事前にデータの形式を確認できると安心ですね。

圧倒的なデータ量の多さ

2つ目は、圧倒的なデータ量の多さです。配信先リストはメルマガ登録者数に比例して増加します。データ移行の際、個別にその違いを確認し変換する必要がある、とお話ししましたが、データ量が多ければ多いほどその変換作業には時間を要します。

データ変換するといっても、少量であれば手動で1件ずつ変換することも可能でしょう。しかしながら、仮に登録者数10万人の配信先リストを変換する必要がある、となったらいかがでしょうか？とてもではありませんが1件ずつ変換することは困難ですし、正確性を担保することも難しいため、自動的に一括で変換できるような工夫が必要となるでしょう。

このように、配信先リストのデータサイズは、メール配信システムの乗換の際にネックとなります。乗換には、ある程度の知識が必要となるでしょう。

異なるフォーマット、ファイル種別

3つ目は異なるフォーマットやファイル種別間での移行が必要である点です。

移行先のメール配信システムに配信先リストを取り込む際は、移行先が受け付けることができるフォーマットやファイル形式に変換する必要があります。しかしながら、このファイル種別はシステムによって異なります。CSV形式やエクセル形式など、メール配信システムによって様々です。

また、データの順番や記述方式など、フォーマットも異なります。同じCSVデータ間であっても、まずはデータの並び順などを確認しましょう。

配信先リスト移行時は代行サービスがおすすめ

これまで、配信先リスト移行には多くの確認事項と、注意事項がある旨をお話ししてきました。ただ、こうなると「やはりメール配信システムの乗換は無理なのではないか？」と考える方もいらっしゃるのではないでしょうか？

確かにメール配信システムの乗換はある程度の知識が必要となります。しかし、安心してください。コンビーズメールプラスでは、配信先リストの移行を「代行」するサービスがあります。配信先リストの仕様を熟し↓スタッフが代行し、利用できる環境まで整えます。

また、移行後の運用についての代行も承っておりますので、導入後の運用負担軽減や専門知識を必要とする作業による負担を軽減するなど、導入後のスムーズな運用をサポートいたします。

単純にメール配信サービスを提供するだけでなく、移行や運用サポートまで行う点がコンビーズメールプラスの特徴です。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？メール配信システムの乗換は決して簡単な作業ではありません。特に配信先リストの移行は、データの扱い方やサイズ、フォーマットなどが異なり、これらを変換する作業が伴うため、移行時の大きな負担となります。

しかしながら、コンビーズメールプラスはこの作業を代行することでお客様負担を減らし、スムーズな移行を実現できます。また移行後の運用代行も行っておりますので、これまで以上に運用負担を軽減することも可能となります。

メール配信システムの乗換をお考えの皆様、この記事を参考にコンビーズメールプラスへの移行を検討されてはいかがでしょうか？