メール挨拶文で迷わない!【ビジネス・個人向け例文あり】

2022年05月17日

メール挨拶文で迷わない!【ビジネス・個人向け例文あり】

各企業では日常はもちろん、決算月、人事異動、季節の変わり目といった節目などに、挨拶メールを送る機会があります。親しい間柄の人もいれば、最大限敬意を払う必要がある相手もいるでしょう。

そのとき、注意しないといけないのは、挨拶メールを送る相手との距離感です。大まかにまとめると、ビジネスマナーを重視した挨拶文と、親しい間柄用の挨拶文の2パターンがあると考えられます。

そこで今回は、『メール挨拶文で迷わない!【ビジネス・個人向け例文あり】』と題して、距離感を重視した、挨拶文の書き出し方と各文章の意味などについて解説します。

    目次

  1. 1相手との距離感を考える
  2. 2企業向け個人向けを使い分ける
  3. 2.1ビジネス向けの挨拶文(例文)
  4. 2.1.1「お世話になっている」の場合
  5. 2.1.2「ご清栄」「ご健勝」などの場合
  6. 2.2個人向けの挨拶文(例文)
  7. 2.2.1「お世話になっている」の場合
  8. 2.2.2「ご清栄」「ご健勝」などの場合
  9. 2.2.3その他の個人向け挨拶文
  10. 3コンビーズメールプラスを導入
  11. 4まとめ

相手との距離感を考える

挨拶

ビジネスにおいて、対面式だけでなくメールにおいても、きちんと挨拶することは大切です。

ただ、相手との距離感を把握する必要性はあります。面識が薄い人に対し、フランクな言い回しの挨拶をするのは禁物です。また、親密度が高いからといって軽率な挨拶をすると、人によっては心象を悪くするかもしれません。

TPO(※)に応じた挨拶を行い、相手に不快感を与えないようにしましょう。

※TPOとは
TPOの意味とは「Time(時)」「Place(場所)」「Occasion(場合)」の頭文字を取った和製英語です。

考案したのは、1950年後半~1970年前半に一世風靡(いっせいふうび)した、ファッションブランドVANの石津謙介氏です。元々はファッション業界の言葉で、TPOにマッチした服装を提案するために、作られたものとなっています。

現在では服装だけでなく、言葉遣いなどにも当てはめられています。

企業向け個人向けを使い分ける

ビジネスにおいて日常はもちろん、決算報告や人事異動、季節の変わり目などの節目に、挨拶メールを送信(または一斉送信)する場面があるかと思います。

取引先との距離感を考えると、冒頭の挨拶文の書き出し方を、どのようにすればよいか迷うかもしれません。この段落では、必要に応じて使える挨拶文について紹介します。

ビジネス向けの挨拶文(例文)

ビジネス向けの挨拶文について解説します。

「お世話になっている」の場合

日常的に使っている挨拶文は、「お世話になっております」ではないでしょうか?

以下のとおりです。

  • 平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます
  • 平素は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます
  • 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

「平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます」の意味は、「平素=日ごろ」「格別=特別」「お引き立て=ひいき、ご愛顧」「賜り=もらう」です。つまり「いつも特別にひいきしてもらって、ありがとうございます」という挨拶文を書いたことになります。

また、「ご高配」の場合は「お世話」を意味するので「平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます」は「いつもお世話になっています」となります。

「ご清栄」「ご健勝」などの場合

取引先の繁栄をお祝いする、または祈る意味を込めた一文を添えることがあります。

以下のとおりです。

  • 貴社におかれましては、ご盛栄のこととお慶び申し上げます
  • 貴社におかれましては、ご発展のこととお慶び申し上げます
  • 貴社におかれましては、ご隆盛のこととお慶び申し上げます
  • 貴社におかれましては、ご清栄のこととお慶び申し上げます

意味としては、「盛栄=商売繁盛」「ご発展=一層進んだ状態」「ご隆盛=勢いよく盛んに栄える」「清栄=健康や繁栄」です。

「貴社におかれましては、ご盛栄のこととお慶び申し上げます」を使うと、「商売繁盛をお祝いします」という挨拶文を書いたことになります。

個人向けの挨拶文(例文)

個人向けの挨拶文について解説します。個人に送る場合は、主語に「貴殿」「貴方様」「皆々様」を入れてください。

「お世話になっている」の場合

普段から連絡を取り合い、ある程度親密な関係であれば、以下の挨拶文でも失礼はない可能性があります。

以下のとおりです。

  • お世話になります
  • いつもお世話になっております
  • 日ごろより、大変お世話になっております
  • 平素よりお世話になっております

「ご清栄」「ご健勝」などの場合

個人向けにも繁栄などを祝う一文を使うことがあります。

以下のとおりです。

  • 貴殿におかれましてはご清祥のこととお慶び申し上げます
  • 貴殿におかれましてはご健勝のこととお慶び申し上げます
  • 貴殿におかれましてはご清栄のこととお慶び申し上げます

意味としては、「清祥=健康や幸福な暮らし」「健勝=健康ですこやか」「清栄=健康や繁栄」となります。つまりは「相手の健康などを気遣う」挨拶文として使います。

「ご清栄のこととお慶び申し上げます」の場合は、ビジネス向け、個人向け両方で使用できるので、迷ったときは「ご清栄」で良いでしょう。

※注意点
個人向けに使う場合に、注意しないといけないことがあります。それは喪中やお悔みの方などには、使用するのは控えることです。

その他の個人向け挨拶文

初めて送る場合や、久々に送る際の挨拶文については以下のとおりです。

初めてメールする場合
  • 初めまして
  • 突然のメール、失礼いたします
久々にメールする場合
  • ご無沙汰しております
  • その後いかがお過ごしでしょうか、お伺い申し上げます

このように、適材適所の挨拶文を付け加えて、相手に不快な思いをさせないように心がけましょう。

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まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか?相手にメールを送る場合、必ず挨拶文を1行そえます。

書く際は、取引先との距離感も加味しないといけません。人間関係があまり構築されていない状態から、なれなれしい挨拶文は禁物です。TPOをわきまえて作成しましょう。

以上、『メール挨拶文で迷わない!【ビジネス・個人向け例文あり】』でした。

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