学習塾の塾生を集客するためのメール配信の運用とは?

2022年04月29日

学習塾の塾生を集客するためのメール配信の運用とは?

入塾生を獲得するのが難しいと言われる塾業界ですが、メール配信システムを活用することで、塾生の集客に貢献することができます。

また、近年の塾業界の傾向は下記のような傾向があります。

  • 学習塾業界は買い手市場と言われ、生徒側が塾を選ぶ時代

そのため、学習塾側は生徒を集めることにとても労力を割いているのでは、ないでしょうか。

なかなか入塾生が増えず、困っている塾経営者の方はメール配信システムを利用することで得られる、意外なメリットを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

    目次

  1. 1塾の宣伝方法としてメール配信システム
  2. 2メール配信システムの活用で良い口コミへ
  3. 2.1重要度の低い会議はメール配信システムを使う
  4. 2.2塾生や保護者への連絡
  5. 2.3保護者との面談やクレーム対応
  6. 2.4宣伝よりも口コミを狙う
  7. 3メール配信は塾から保護者への手紙
  8. 3.1授業開始、終了のお知らせメール
  9. 3.2緊急連絡は一斉メール配信
  10. 3.3授業の補足や豆知識の配信で好印象
  11. 3.4講師のパーソナリティ
  12. 3.5塾1か月前後は紹介特典をつけたメールを配信
  13. 3.6アンケートを導入して塾の評判を上げる
  14. 4まとめ

塾の宣伝方法としてメール配信システム

昔は新聞の折り込み広告に塾の宣伝を掲載するだけでも、ある一定数は塾生を確保することができる時代でした。

今は子どもの数も減っており、塾生を集客するには競合との取り合いです。

この競合との戦いに勝つためには、子どもからの評判はもちろんのこと、保護者にも良いイメージを持ってもらう必要があります。

メール配信システムを活用することにより、保護者間での情報交換から口コミとして、拡大していきます。

このようなことから、塾の宣伝効果にもなり、チラシで配布するよりも効果が大きいといえます。

また、メール配信システムには、宣伝以外にも既に入塾している生徒の保護者に連絡網として、夏期講習の案内などを配信し活用することもできます。

こういった、保護者に対し気の利くサービスが、良い口コミとなり、入塾生の獲得につながります。

メール配信システムの活用で良い口コミへ

メール配信システムの活用で生徒と向き合う時間が増えるため、塾の口コミが良くなります。

しかし、塾講師には、表向きは生徒の学習指導ですが、他にも沢山の業務があります。

例えば、下記のような業務です。

  • 会議
  • 塾生や保護者への連絡
  • 保護者との面談やクレーム対応
  • チラシ配布やテレアポなどの集客活動

このように塾講師の業務は多岐に渡ります。

特に会議や集客活動に時間が取られてしまうと、生徒と向き合う時間が減ってしまい、塾の評判を下げかねません。

では、メール配信システムを利用を活用することで、何故、生徒と向き合う時間が増えるのか?を次に紹介していきます。

重要度の低い会議はメール配信システムを使う

会議には、重要ではない内容と共有しないといけないような内容があります。

これは、塾業界に限ったことではありませんが、塾の評判を獲得するためには、会議を極力減らし、塾講師が生徒や保護者ともっと多く向き合う時間を確保していく必要があります。

そこで、役に立つのが、メール配信システムを活用することです。

会議があるからといって、全講師を呼び集めるよりも、メール配信で共有する方が効率ははるかに良くなります。

また、長時間の会議は聞き逃しもありますし、第一に人間は何十分も話に集中することができません。

そうした場合、会議が終わってしまうと、例え重要な内容であっても忘れてしまうこともあります。

一方、メール配信システムを活用すると、メールの内容がメーラーに残るため、メールを見返すなどの確認作業もできます。

もちろん、メールでも開封し忘れて読んでない講師もいるでしょう。

ただ、このような場合もどの講師がメールを開封しているか、していないかをメール配信システムを使い把握することができるため、会議で話をするよりも時間も有効に使うことができます。

会議の時間を減らすことで、生徒や保護者との時間を多く使うことができます。

塾生や保護者への連絡

保護者から良い印象を持ってもらえると、学習塾に対しての口コミも良くなりやすくなります。

メール配信システムの機能を上手く活用することで、ザイオンス効果を狙うことができます。

ザイオンス効果については、以前の記事にも紹介していますので、そちらの記事を参照ください。

保護者と学習塾の間で面談を増やすことができれば、好印象を持ってもらえるかもしれません。

しかし、保護者も予定を割かないといけないですし、学習塾側も資料準備や面談に時間が割かれるため、業務の負担が増えてしまいます。

そこで、メール配信システムを利用します。

ザイオンス効果は実際に会わなくても、メールなどの間接的な接触でも、回数を重ねるうちに好印象を持ってもらいやすくなるといったメリットがあります。

保護者との面談やクレーム対応

保護者からの面談やクレーム対応も、大幅に時間を取られてしまいます。

また、学習塾は学校と違い塾の効果として、生徒の成績の向上が最も重要となります。

特に成績が落ちた場合のクレーム対応は、慎重にならざるを得ません。

このような状況が重なると、業務時間だけでなく、塾講師自身の仕事のモチベーションも低下し悪い口コミにつながってしまいます。

保護者からのクレームを100%無くすことは、難しいですが、少なくとも日ごろから、メール配信システムを活用し保護者と連絡を定期的に行うことで、クレーム発生率を軽減することが期待できます。

宣伝よりも口コミを狙う

塾と学校が異なるのは、入塾生徒を集めるための活動をしなくてはならないことです。

入塾生を増やすために、学習塾が行える対策としては、下記のことがあげられます。

  • 折り込みチラシの配布
  • 近所の家庭にテレアポ
  • 生徒からの紹介

主にこの3つでしょう。

生徒からの紹介は別として、チラシの配布やテレアポの集客活動に見合った生徒数はなかなか確保できません。

このご時世、チラシを見たり、テレアポで話を聞いて、即座に「じゃあ、行ってみようかな?」とはならないでしょう。

それにチラシを配布するのに、印刷代や配布代行サービスの依頼などでコストが掛かります。

また、テレアポは手段として、減ってきているもの、従業員の作業に負担が掛かります。

できるだけ、コストの掛かる、チラシやテレアポのような集客活動を削減し生徒と向き合う時間を増やす方が、良い口コミを広げることにつながり、結果的に自然と集客に向かいます。

実際、地方や個人経営の学習塾は、8割前後が口コミや紹介による入塾と言われます。

メール配信システムを活用し、一人ひとり、生徒や保護者を大切にすることで、良い評判が定着していくでしょう。

メール配信は塾から保護者への手紙

定期的に保護者に向けてメールを配信することで、好印象をもってもらいやすくなり、良い口コミへとつながります。

では、具体的にどのようなメールを配信すれば良いのか紹介していきます。

授業開始、終了のお知らせメール

塾の授業は学校が終わってからになるため、夕方~夜の日没後の暗い時間に通うことが多くなります。

暗いと見通しも悪くなるため、不審者に気づくことができなかったり、交通事故に遭うリスクが高まります。

特に小中学生は塾の帰りに事件に巻き込まれやすくなります。

保護者としては、無事に塾へ着いたのか、塾を出てから無事に帰ってこれるか心配になるものです。

ここで、保護者と塾でマメに連絡を取ることができれば、保護者も安心し塾との信頼関係を築くことができます。

生徒の行き帰り以外に近所に不審者が現れた時の情報共有などにも役立つので、子どもの安全対策にもなります。

緊急連絡は一斉メール配信

緊急時の連絡手段として、電話するよりも、メールを一斉配信する方が早く確実に連絡できます。

最近は、固定電話を引いてない家庭も少なくありません。

この場合、電話連絡は保護者の携帯電話に掛けることになりますが、いつでも直ぐに電話に出られるとは限りません。
仕事中や家事の忙しい時間帯に掛けてしまうと、保護者と連絡が取れません。

また、緊急連絡の連絡として多いのは、台風などの災害時です。
メールで早急に連絡することで、通塾することを防げるため、生徒の安全を守ることができます。

授業の補足や豆知識の配信で好印象

学習塾の授業だけでは、全てを教えきれないこともあります。
そこで補足としてメール配信でフォローすると、細かいところまで見てくれているという印象を持ってもらえます。

授業の内容の他には、学力向上のための豆知識を配信するのも効果的です。
せっかく学習塾で教わっても、自分から勉強しないと成績は上がらないものです。
勉強方法が分からない生徒を助けるつもりで助言してみましょう。

講師のパーソナリティ

メール配信を行う上で、機械的にメールを送ってしまうのは少し考えものです。

メールの配信先は保護者や生徒です。
同じ人間のため、時として、講師のネタをメールと一緒に書いておくのも講師の人間性や意外性などを垣間見ることができます。

また、実際に良い口コミを広げるために効果的な手段と言われます。

例えば…

  • 講師の小学生時代にあった小さな出来事
  • 最近のマイブーム
  • 講師のおすすめ映画

このように少し講師のパーソナリティな部分をメールに盛り込むだけで、保護者や生徒に親近感を与えることができます。

こういった、小ネタは話題になりやすく、評判が口コミとして、広がりやすくなります。

塾1か月前後は紹介特典をつけたメールを配信

学習塾に長く通い続けている生徒は、塾の良さを友人に紹介しそうに思えますが、実は入塾直後の生徒の方が紹介してくれる可能性がかなり高いのです。

入塾をきっかけに立て続けにもう一人、二人と友達が入塾していくといった経験はありませんか?

例えば、何かの商品を購入した時のケースを参考に考えてみましょう。
おそらく購入した直後の方が、その商品に対して最もワクワクするのではないでしょうか?

塾通いにもこれが当てはまります。

入塾直後は色々とワクワクするものです。
しかし、時間の経過により、ワクワクは薄らいでいき、次第に塾へ通うことが日常となっていきます。

このワクワクが高まっている時にこそ、塾への集客をしっかりと対応することです。

入塾後、1か月前後には、このワクワク感が薄らいでいくので、それまでがチャンスとも言えます。
この時期のメール配信に紹介特典を付けておくことで、入塾した生徒からの紹介が更に期待できます。

また、できるだけ、紹介する方、紹介される方の両方に特典(例えば、図書券、無料お試し期間や授業料クーポンなど)をつけると更に効果は高くなります。

アンケートを導入して塾の評判を上げる

メール配信システムの機能には、アンケートを作成することができます。

メール本文にURLを設置することで、あらかじめ設定したアンケートのページへと遷移することができます。

例えば…

  • 授業のペースは問題ないか?
  • 授業の時間は適切か?
  • 空調は適切か?
  • 改善してほしい授業内容
  • その他、要望点

このように子供や保護者の生の声を聞くことができます。
集計結果はグラフ表示により見やすくなっているため集計もとりやすく、教室の改善活動にもつなげられます。

まとめ

今回は学習塾でのメール配信システムの活用事例を紹介しました。

メール配信システムを利用することで、子供や保護者とのやりとりがメールでも可能になります。

この積み重ねによって良い口コミを作り上げることで、紹介による入塾生も増えることが期待できます。
そうすれば、負担の大きい営業活動を削減することができ、講師の時間を授業に回すことができます。

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