【学習塾向け】保護者や塾生への連絡と情報提供にメール配信を!

2022年09月30日

【学習塾向け】保護者や塾生への連絡と情報提供にメール配信を!

学習塾に在籍している塾生や保護者に対し、塾に関する情報などを円滑に発信したいと考えたことはありませんか?

昨今はSNSが普及し、それらを連絡ツールとして活用している方もいますが、必ずしも全員が使っているとは限りません。そんななか、スマートフォンやパソコンを持っているのであれば、確実に全員が持っているのが「メールアドレス」です。メールを活用することで、塾生や保護者にスムーズに情報を発信することができます。

そこで今回は『【学習塾向け】保護者や塾生への連絡と情報提供にメール配信を!』と題し、メール配信システムを使った連絡方法や情報提供について解説したいと思います。

さらに集客に困っている方のために、集客方法や宣伝方法についても触れていますので、そちらもご覧ください。

    目次

  1. 1保護者や塾生の連絡にメール配信システム
  2. 1.1塾への入退室管理システム代わりにメール配信
  3. 1.2緊急連絡は一斉メール配信
  4. 1.3授業の補足や豆知識の配信で好印象
  5. 1.4保護者との面談やクレーム対応
  6. 1.5アンケートを導入して塾の評判を上げる
  7. 2【おまけ】学習塾の現状、伴う集客方法
  8. 2.1学習塾に学生を集客する宣伝方法
  9. 2.1.1リアル面での宣伝方法
  10. 2.1.2Web媒体を介しての宣伝方法
  11. 4まとめ

保護者や塾生の連絡にメール配信システム

学習塾を運営している方なら、一度は「円滑に保護者や塾生に情報を発信したい」と考えたことがあるのではないでしょうか?

仮に、既存のメーラー(OutlookやGmailなど)からBCCを使って一斉送信しているのであれば、この方法はおすすめしません。個人情報漏えいや一時的なメール送信の停止など、リスクを伴うためです。

リスクについては、下記リンクを参照ください。

BCCでの一斉送信はリスクあり!メール配信システムを推奨!

そこで推奨するのが、メール配信システムの導入です。メール配信システムを使うと、保護者や塾生への連絡網として使用できます。

塾への入退室管理システム代わりにメール配信

塾の授業は学校が終わってからになるため、夕方~夜の日没後の暗い時間に通うことが多くなります。暗いと見通しも悪くなるため、不審者に気づくことができなかったり、交通事故に遭うリスクが高まります。特に小中学生は塾の帰りに事件に巻き込まれやすくなります。

保護者としては、無事に塾へ着いたのか、塾を出てから無事に帰ってこれるか心配になるものです。ここで、保護者と塾でマメに連絡を取ることができれば、保護者も安心し塾との信頼関係を築くことができます。生徒の行き帰り以外に近所に不審者が現れた時の情報共有などにも役立つので、子どもの安全対策にもなります。

緊急連絡は一斉メール配信

緊急時の連絡手段として、電話するよりも、メールを一斉配信する方が早く確実に連絡できます。最近は、固定電話を引いてない家庭も少なくありません。

この場合、電話連絡は保護者の携帯電話に掛けることになりますが、いつでも直ぐに電話に出られるとは限りません。仕事中や家事の忙しい時間帯に掛けてしまうと、保護者と連絡が取れません。

また、緊急連絡の連絡として多いのは、台風などの災害時です。メールで早急に連絡することで、通塾することを防げるため、生徒の安全を守ることができます。

【防災の備え】緊急連絡網にメール配信システムを使おう

授業の補足や豆知識の配信で好印象

学習塾の授業だけでは、全てを教えきれないこともあります。そこで補足としてメール配信でフォローすると、細かいところまで見てくれているという印象を持ってもらえます。

授業の内容の他には、学力向上のための豆知識を配信するのも効果的です。せっかく学習塾で教わっても、自分から勉強しないと成績は上がらないものです。勉強方法が分からない生徒を助けるつもりで助言してみましょう。

保護者との面談やクレーム対応

保護者からの面談やクレーム対応も、大幅に時間を取られてしまいます。また、学習塾は学校と違い塾の効果として、生徒の成績の向上が最も重要となります。特に成績が落ちた場合のクレーム対応は、慎重にならざるを得ません。

このような状況が重なると、業務時間だけでなく、塾講師自身の仕事のモチベーションも低下し悪い口コミにつながってしまいます。保護者からのクレームを100%無くすことは、難しいですが、少なくとも日ごろから、メール配信システムを活用し保護者と連絡を定期的に行うことで、クレーム発生率を軽減することが期待できます。

アンケートを導入して塾の評判を上げる

メール配信システムの機能には、アンケートを作成することができます。メール本文にURLを設置することで、あらかじめ設定したアンケートのページへと遷移することができます。

例えば…

  • 授業のペースは問題ないか?
  • 授業の時間は適切か?
  • 空調は適切か?
  • 改善してほしい授業内容
  • その他、要望点

このように子供や保護者の生の声を聞くことができます。集計結果はグラフ表示により見やすくなっているため集計もとりやすく、教室の改善活動にもつなげられます。

【おまけ】学習塾の現状、伴う集客方法

2022年は首都圏と関西圏で、中学受験がブームになっているといわれています。首都圏での2022年入試の受験者数は、私立と国立の中学生を合わせて5万1,100人で、1991年の5万1,000人を上回ったそうです。

関西も中学受験の受験者数は下回るものの、受験率は前年と比べて0.1ポイントアップし9.74%になったとのことです。

少子化のなかでも情勢の変化で学習費にお金をかけたり、減らしたりと波はありますが、こうしたトレンドをうまく押さえつつ、宣伝活動をすれば集客につながる可能性があります。

参考例:DIAMOND onlineより

学習塾に学生を集客する宣伝方法

学習塾は基本的に地域密着型のため、小規模の商圏で集客を行っているかと思います。コミュニティが狭いほど、口コミといった古典的な宣伝方法が有効な可能性があります。

この段落では、改めて定番化している宣伝方法について解説します。

リアル面での宣伝方法

まずは、口コミやチラシなど、リアル面での宣伝方法について解説します。

口コミで評判を広げる

主に、講師の評判、成績アップ、志望校合格などの成果が高ければ高いほど、評判が口コミで広がり、それらを聞いた保護者らが、自身の子どもを入塾させる可能性があります。

保護者同士のネットワークをうまく活用することで、周知してくれます。

チラシの配布で周知する

チラシも配布する時期を、間違えなければ効果があります。例えば、実力テストや中間・期末テスト前のテスト対策、予習や復習ができる夏季講習、冬季講習を夏休み・冬休み前にチラシで宣伝することで、それを見た保護者や学生が入塾する可能性があります。

ただ、チラシ配布の場合、高い経費がかかるので、コストや費用対効果を検討する必要があります。

メール配信とチラシ配布のコスト差については、下記リンクで詳しく解説しています。

【スーパーマーケット向け】販促にメルマガを使うとコスト削減になる!
看板を設置し存在をアピール

看板を設置することで、学習塾があることをアピールすることができます。学習塾の前を通る保護者などの目にとまれば、存在を知ってもらえるだけでなく、ふとしたときに入塾させたい学習塾の1軒として、検討してくれる可能性があります。

体験授業をする

教室の雰囲気や、どんな流れで授業が進行しているかなどを、体験授業で知ってもらうのも、入塾のきっかけとなります。学生にとって、教室の環境やカリキュラムがマッチするのであれば、入塾につながる可能性があります。

Web媒体を介しての宣伝方法

次にインターネットを利用しての宣伝方法についてです。

ホームページ・ブログ・ポータルサイトを活用

今ではほとんどの学習塾が、自らのホームページやブログを立ち上げていたり、ポータルサイトに登録したりし、インターネットを介しての宣伝を行っているはずです。

ホームページなどを作成し、対象年齢や授業内容のほか、月謝、住所、連絡先などを情報として公開しておくことで、検索にヒットした保護者が問い合わせをしてくる可能性があります。

SNSで情報を拡散

SNSからの情報収集は一般化しています。SNSで授業の様子や講師の紹介などを積極的に行い、不特定多数の保護者の目にとまるようにすると、宣伝効果を発揮します。

ただ、地域密着を考えると不特定多数への宣伝は、うまく地域がマッチしにくい面があるので、ハッシュタグで地域名などを付けて、エリアを絞って拡散できるようにしましょう。

Web広告を出稿する

Googleにリスティング広告(検索連動型広告)を出稿するのも、一つの方法です。

リスティング広告とは、ユーザーが検索したキーワードにより、表示されるテキスト広告を指します。リスティング広告を出稿することで、GoogleやYahooの検索結果上位に表示されます。

検索キーワードに費用が発生します。

Webマーケティングとは?概要と必要性を簡単に解説!【未経験者必読】

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか?

本記事では、学習塾でのメール配信システムの活用例を紹介しました。メール配信システムを利用することで、保護者や塾生へ塾に関する情報発信、連絡網に使うことができます。

また、メーラーのBCCと違い、メール配信システムはセキュリティ対策が万全なため、個人情報漏えいや配信停止などのリスクを負うことはありません。

ぜひ、連絡網にメール配信システムの導入を、検討してみてくださいね。以上、『【学習塾向け】保護者や塾生への連絡と情報提供にメール配信を!』でした。

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