謝罪メールってどう書けばいい？社内向け【ビジネスメール】

上司への謝罪メールの有無について

まず、企業で働いていると、誰にとっても上司が存在します。

社員やアルバイトを管理する身近にいる先輩方には所属長という上司が存在しますが、重役の方にも、社長や副社長という上司が存在します。

また、ビジネス上では誰しもがミスや失敗をしてしまうことがあります。

そんな際には、そのままにしておかずにすぐに謝罪しましょう。

よくない報告ほど迅速に行うことは、ビジネス上の基本となります。

また、口頭での謝罪のあとにも、メールやチャットでひとこと謝罪メールを送ることで、言った言わないのトラブルの回避にもつながります。

謝罪する事態にならないために

ビジネス上で誰しもわからないことや上司の行っていることが理解できないことなどもあります。

特に入社したばかりの新米のスタッフなどは上司の言っていることや、求めていることがわからないということがあります。

わからないままにして作業をしているとミスや失敗につながり、やがて大きな事故・失敗につながってしまいます。

上司に指示の内容がわからないようであれば、理解できるまで何度も聞いてみましょう。

経緯や背景を理解して取り組もう

「上司がこの資料を作成しておいて」と指示をしてきたら、

• 「なぜこの資料が必要なのか」
• 「誰のための資料なのか」
• 「最終的なゴールは何なのか」

と上司の意図を確認してみましょう。

指示の経緯や背景を知ることで、作成物の作業スピードが変わりますし、なにより目的にあった資料を作成することができます。

できれば、自分がやるべき仕事内容なども的確に取り組むことができます。

組織での勤務には慣れが必要ですが、「ポイントを押さえて勤務」すればミスや失敗なく業務に従事することが可能です。

それでも失敗してしまったとき

ビジネス上では失敗はつきものです。

新しい商品開発をして販売しても思うように売れなかった等、または得意先に商品の仕入れを断られたなどはよくあります。

ミスや失敗をしても、ミスの取り返しや立ち上がりが早ければ、ただの失敗ではなく次につながる経験となり、次に活かせます。

失敗してしまう原因を確認

ビジネスや商売での失敗は、部署やチームの全体のプロセスに影響を与えることもあります。

そのため、上司にはこまめにコミュニケーションを取り、わからないことは尋ねて、良いアウトプットを目指しましょう。

それでも失敗してしまったら、口頭での謝罪と合わせて「謝罪メールにて一文いれておく」ことも上司とのコミュニケーションの一貫です。

謝罪メールの書き方をシーン別に紹介

上司への謝罪文は手短に、わかりやすく明記しておくことが重要です。

口頭で謝罪するのが一番ですが、すぐにコミュニケーションを取れる状況にあるとも限りません。

上司にも任されている業務があり手一杯で忙しい場合には、後で口頭で再度謝罪することを前提に、シンプルに「謝罪メールとして一報」入れておくことも方法の一つです。

自分の振る舞いに落ち度があったとき

例文

「至らない点」は、自分の配慮や振る舞いが相手に伝わらなかったときや、そもそも配慮できていなかったことを指します。

手続きのミスや書類上のミスに関しては、次の例文の方が適切です。

自分のミスを詫びたいとき

例文

自分のミスを自覚しており、関係者にもその旨が既知の状態のときに使える例文です。

ミスを認め、今後はどうするのかを同時に伝えるようにしましょう。

商談が長引き会議に遅れそうなとき

例文

オンラインビデオツール（zoomなど）で商談中に、商談がなびきそうなとき、上司にチャットなどで会議の参加に遅れることを詫びるときに使えます。

具体的に遅れる分数を提示すると良いでしょう。

このように例文を３つ上げましたが、どれも手短に謝罪をしているメールです。

これは上記で述べたように上司も忙しいため長い謝罪メールを読んでいる時間はないからです。

また、最終的に結果や今後について明記しておくと相手にも安心してもらうことができます。

謝罪メールは簡潔に要点をかいつまんで

さきほど紹介した例文とは異なり、長文の謝罪メールを送って閉まった場合はどうでしょうか。

最終的に上司に読んでもらえなかったり、無駄なことを書いて余計に反感を買ってしまう可能性もあります。

そのためにも短文での謝罪メールが理想です。またミスの内容（理由）を明確にして自分がなぜミスをしたのかも理解しておくことが大切です。

再度ミスや失敗をしないためにも、なぜミスをしたのかを明記し反省点を理解していることを知らせることも重要です。

失敗してしまったときのメール

勤務している組織の中であなたがミスをしてしまい、それにあなたがまずはじめに気づいたケースでのメールについて説明します。

資料のミスに気付いた場合

例文

このシーンでは、さっき提出した資料にミスがあることを、自分で気づいたことを謝罪しつつ、期限の延長を交渉しています。

このような場合、「もう少し」などあいまいな表現を使わず、自分で期限を明確に再提示することが望まれます。

作業のミスに気付いた場合

例文

これは生産現場から営業担当に向けた謝罪メッセージの例です。

社内チャットを想定しています。

チャットではさまざまな人が発言するため、発言内容がタイムラインの中にまぎれてしまうことがよくあります。

その場合は、角付きかっこ【】を利用して目立たせると良いでしょう。

また、チャットでの長文の投稿は好まれないことが多く、ツールによってはクリックで展開しないと全文が見えないこともあります。

簡潔にお知らせして、改めて説明する場を設けましょう。

このように、先にミスについて正直に述べることが、ミスについての影響を最小限にとどめることや、不要な反感を買わないことにつながります。

ミスが発覚してもそのままにしていると、

もあるので事前にミスについて説明・訂正し、解決策や今後の振る舞いについて明記しておくと、相手も理解しやすくなりますし、コミュニケーションがスムーズに流れます。

コンビーズメールプラスを使ってみよう

コンビーズメールプラスは、初めてメール配信を行う方にも使いやすいメール配信システムです。

今回ご紹介した社内向けの謝罪メールでは使うことはありませんが、体外的な謝罪文を一斉に配信したい時や、アンケートを取った結果、低い点数を付けた人にお詫びメールを送ったりすることには向いています。

HTML エディタを搭載

HTMLエディタを搭載していて、初心者でも簡単にきれいなメールを作成することが可能です。

効果測定も可能で、成果を可視化してくれます。

初心者でも直感的に使えるHTMLメールエディタ

関連記事初心者でもHTMLメールが作れるエディタの紹介＆作り方を解説！

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開封率やクリック率の効果測定について

関連記事【メルマガ効果最大化】「クリック率」向上への施策とは

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独自開発の経路探索型アルゴリズムの構図

独自のメール配信システム

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まとめ

いかがでしょうか。

謝罪メールと一口に言っても、シーンや謝罪文を送るツールによって、さまざまな使い方があることがお判りいただけたと思います。

謝罪文を送る事態にならないことが最善ですが、もしそのような事態になったとしても、悪いことほど早く報告することを念頭に置いていただけたらと思います。

今回は『謝罪メールってどう書けばいい？社内向け【ビジネスメール】』として、例文をいくつかご紹介いたしました。