謝罪メールってどう書けばいい?社内向け【ビジネスメール】

2022年05月23日

謝罪メールってどう書けばいい?社内向け【ビジネスメール】

ビジネス上で失敗やミスをしてしまったとき、みなさんはどのように感じるでしょうか?

すぐに報告し、謝りたいけれども一歩踏み出すのに勇気が必要な方も多いのではないでしょうか。

謝罪は口頭ではもちろん、メールとして相手に残すことで言った言わないの問題が少なくなります。

謝罪メールは、できるだけ手短にわかりやすく謝罪メールを送ることが望ましいです。

特に「入社したばかりのスタッフなどは仕事を覚える段階でミス」をしてしまうこともよくあります。

上司に謝る際のメールの送り方や内容について詳しく説明していきたいと思います。

    目次

  1. 1上司への謝罪メールの有無について
  2. 1.1謝罪する事態にならないために
  3. 1.2経緯や背景を理解して取り組もう
  4. 2それでも失敗してしまったとき
  5. 2.1失敗してしまう原因を確認
  6. 3謝罪メールの書き方をシーン別に紹介
  7. 3.1自分の振る舞いに落ち度があったとき
  8. 3.2自分のミスを詫びたいとき
  9. 3.3商談が長引き会議に遅れそうなとき
  10. 4謝罪メールは簡潔に要点をかいつまんで
  11. 5失敗してしまったときのメール
  12. 5.1資料のミスに気付いた場合
  13. 5.2作業のミスに気付いた場合
  14. 6コンビーズメールプラスを使ってみよう
  15. 6.1HTML エディタを搭載
  16. 6.2月額1,800円から
  17. 6.3効果測定
  18. 6.4迅速なメール配信が可能
  19. 7まとめ

上司への謝罪メールの有無について

まず、企業で働いていると、誰にとっても上司が存在します。

社員やアルバイトを管理する身近にいる先輩方には所属長という上司が存在しますが、重役の方にも、社長や副社長という上司が存在します。

また、ビジネス上では誰しもがミスや失敗をしてしまうことがあります。

そんな際には、そのままにしておかずにすぐに謝罪しましょう。

よくない報告ほど迅速に行うことは、ビジネス上の基本となります。

また、口頭での謝罪のあとにも、メールやチャットでひとこと謝罪メールを送ることで、言った言わないのトラブルの回避にもつながります。

謝罪する事態にならないために

ビジネス上で誰しもわからないことや上司の行っていることが理解できないことなどもあります。

特に入社したばかりの新米のスタッフなどは上司の言っていることや、求めていることがわからないということがあります。

わからないままにして作業をしているとミスや失敗につながり、やがて大きな事故・失敗につながってしまいます。

上司に指示の内容がわからないようであれば、理解できるまで何度も聞いてみましょう。

経緯や背景を理解して取り組もう

「上司がこの資料を作成しておいて」と指示をしてきたら、

  • 「なぜこの資料が必要なのか」
  • 「誰のための資料なのか」
  • 「最終的なゴールは何なのか」

と上司の意図を確認してみましょう。

指示の経緯や背景を知ることで、作成物の作業スピードが変わりますし、なにより目的にあった資料を作成することができます。

できれば、自分がやるべき仕事内容なども的確に取り組むことができます。

組織での勤務には慣れが必要ですが、「ポイントを押さえて勤務」すればミスや失敗なく業務に従事することが可能です。

それでも失敗してしまったとき

ビジネス上では失敗はつきものです。

新しい商品開発をして販売しても思うように売れなかった等、または得意先に商品の仕入れを断られたなどはよくあります。

ミスや失敗をしても、ミスの取り返しや立ち上がりが早ければ、ただの失敗ではなく次につながる経験となり、次に活かせます。

失敗してしまう原因を確認

ビジネスや商売での失敗は、部署やチームの全体のプロセスに影響を与えることもあります。

そのため、上司にはこまめにコミュニケーションを取り、わからないことは尋ねて、良いアウトプットを目指しましょう。

それでも失敗してしまったら、口頭での謝罪と合わせて「謝罪メールにて一文いれておく」ことも上司とのコミュニケーションの一貫です。

謝罪メールの書き方をシーン別に紹介

上司への謝罪文は手短に、わかりやすく明記しておくことが重要です。

口頭で謝罪するのが一番ですが、すぐにコミュニケーションを取れる状況にあるとも限りません。

上司にも任されている業務があり手一杯で忙しい場合には、後で口頭で再度謝罪することを前提に、シンプルに「謝罪メールとして一報」入れておくことも方法の一つです。

自分の振る舞いに落ち度があったとき

例文

本文

この度は私に至らない点ががあったため、ご迷惑をおかけしました。

今後、気をつけて業務に従事していきたいと思います。

「至らない点」は、自分の配慮や振る舞いが相手に伝わらなかったときや、そもそも配慮できていなかったことを指します。

手続きのミスや書類上のミスに関しては、次の例文の方が適切です。

自分のミスを詫びたいとき

例文

本文

先日は自身のミスのため、皆様にご迷惑をおかけしました。

今後はこのようなことがないよう、確認を徹底して業務に邁進したいと思います。

自分のミスを自覚しており、関係者にもその旨が既知の状態のときに使える例文です。

ミスを認め、今後はどうするのかを同時に伝えるようにしましょう。

商談が長引き会議に遅れそうなとき

例文

本文

ただいま〇〇社との商談が長引いており、〇時からの会議に15分程度遅れる見込みとなっております。

大変申し訳ございません。

私のスケジュール管理の甘さが原因です。

今後は、前後にゆとりを持ったスケジュールを組んでまいります。

オンラインビデオツール(zoomなど)で商談中に、商談がなびきそうなとき、上司にチャットなどで会議の参加に遅れることを詫びるときに使えます。

具体的に遅れる分数を提示すると良いでしょう。

このように例文を3つ上げましたが、どれも手短に謝罪をしているメールです。

これは上記で述べたように上司も忙しいため長い謝罪メールを読んでいる時間はないからです。

また、最終的に結果や今後について明記しておくと相手にも安心してもらうことができます。

謝罪メールは簡潔に要点をかいつまんで

さきほど紹介した例文とは異なり、長文の謝罪メールを送って閉まった場合はどうでしょうか。

最終的に上司に読んでもらえなかったり、無駄なことを書いて余計に反感を買ってしまう可能性もあります。

そのためにも短文での謝罪メールが理想です。またミスの内容(理由)を明確にして自分がなぜミスをしたのかも理解しておくことが大切です。

再度ミスや失敗をしないためにも、なぜミスをしたのかを明記し反省点を理解していることを知らせることも重要です。

失敗してしまったときのメール

勤務している組織の中であなたがミスをしてしまい、それにあなたがまずはじめに気づいたケースでのメールについて説明します。

資料のミスに気付いた場合

例文

本文

〇〇部

〇〇さん

お世話になります。

この度作成した資料の中でミスがありましたので、再度見直して提出いたしたく、本日の17時まで期限を延長していただけませんでしょうか。

ご多用の中申し訳ございませんが、ご検討いただけるとありがたく思います。

このシーンでは、さっき提出した資料にミスがあることを、自分で気づいたことを謝罪しつつ、期限の延長を交渉しています。

このような場合、「もう少し」などあいまいな表現を使わず、自分で期限を明確に再提示することが望まれます。

作業のミスに気付いた場合

例文

本文

【 緊急・〇〇部品納期遅延 】

本日、生産工程の一部においてミスがあり、急遽点検を行うことになりました。

このことから、昨日回答いたしました「〇〇」という部品の納期が3日ほど遅れる見込みです。

大変申し訳ございません。

詳しい解説等を致しますので、〇〇時に会議室にお集まりいただけますでしょうか。

これは生産現場から営業担当に向けた謝罪メッセージの例です。

社内チャットを想定しています。

チャットではさまざまな人が発言するため、発言内容がタイムラインの中にまぎれてしまうことがよくあります。

その場合は、角付きかっこ【】を利用して目立たせると良いでしょう。

また、チャットでの長文の投稿は好まれないことが多く、ツールによってはクリックで展開しないと全文が見えないこともあります。

簡潔にお知らせして、改めて説明する場を設けましょう。

このように、先にミスについて正直に述べることが、ミスについての影響を最小限にとどめることや、不要な反感を買わないことにつながります。

ミスが発覚してもそのままにしていると、

  • さらなるミスを招く可能性
  • 他の人の仕事に影響を与える可能性

もあるので事前にミスについて説明・訂正し、解決策や今後の振る舞いについて明記しておくと、相手も理解しやすくなりますし、コミュニケーションがスムーズに流れます。

コンビーズメールプラスを使ってみよう

コンビーズメールプラスは、初めてメール配信を行う方にも使いやすいメール配信システムです。

今回ご紹介した社内向けの謝罪メールでは使うことはありませんが、体外的な謝罪文を一斉に配信したい時や、アンケートを取った結果、低い点数を付けた人にお詫びメールを送ったりすることには向いています。

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まとめ

いかがでしょうか。

謝罪メールと一口に言っても、シーンや謝罪文を送るツールによって、さまざまな使い方があることがお判りいただけたと思います。

謝罪文を送る事態にならないことが最善ですが、もしそのような事態になったとしても、悪いことほど早く報告することを念頭に置いていただけたらと思います。

今回は『謝罪メールってどう書けばいい?社内向け【ビジネスメール】』として、例文をいくつかご紹介いたしました。

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