学校で注目を集めるメール配信システム活用方法

メール配信システムを活用した業務効率の向上

メール配信システムは、下記3つのシーンで業務効率の向上を実現します。

• 大学向け学部別の配信をセグメント配信で実現
• 高等学校向け学年別にグループ分けができる
• 中学・高等学校向け部活動ごとに複数アカウント運用が可能

これらの活用事例ついて解説していきましょう。

大学向け学部別の配信をセグメント配信で実現

大学では、学部別に案内を行うシーンが多数存在しています。例えば、特定の学部の授業時間が変更された際に、該当する学部の学生だけに案内を配信するといった使い方ができます。

このような、学部別の案内業務は学部や学科の数に比例して、業務量が増えていきます。これらの負担の軽減に役立つのが、コンビーズメールプラスのセグメント配信機能の活用です。

セグメント配信とは、ステータス（学部、学科、学年 etc.）や行動（取得している授業、学内セミナーの参加歴 etc.）を基に読者を分類した後、条件にあてはまる層に向けてメール配信を行う機能です。

こちらの機能を活用することで、学部や学科ごとに特別な案内をする際の業務効率を高めることが可能です。

セグメント配信でメルマガ配信時間を最適化する

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高等学校向け学年別にグループ分けができる

高等学校で学年通信を通じて生徒にお知らせを配布する際に、プリントを毎回印刷して用意するのは大変ではないでしょうか？

しかも、在籍人数が多い学校で行った場合には、膨大な業務時間とコストがかかります。そこででおすすめしたいのが、コンビーズメールプラスが提供する配信先グループ設定の活用です。

この設定により、事前に学年や特定の団体といった配信先グループを作成することで、必要な人に向けたピンポイントなメール配信が実現できます。これにより、プリントへの印字作業などを行うことなく、メール配信で学年別の情報共有が可能になり、業務効率を高めることにつながります。

中学・高等学校向け部活動ごとに複数アカウント運用が可能

中学校や高等学校では、部活動に所属する生徒だけに案内を送信したい場面もあるのではないでしょうか。しかし、部活動ごとにメール配信システムの契約をすると、それだけコストがかかる原因にもなります。

そこでおすすめしたいのが、コンビーズメールプラスの複数アカウント管理機能の活用です。

複数アカウント管理機能により、1つの契約で

• 管理者用アカウントを保有する学校側
• 配信を行う部活動の顧問や先生

といった形で親子関係のアカウントを作成することが可能です。つまり、部活動ごとにメール配信システムを契約する必要がなく、その分の経費を抑えることが可能です。

親アカウントと子アカウントで使い分けれる複数アカウント管理機能についてはこちら

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卒業後の運用も可能

学校を卒業すると、学生たちのつながりは希薄になりがちです。特に同窓会などの集まりを開催したいと思った時に、連絡手段がない人に知らせる手段がなく、困ることも多いでしょう。

そこで、メール配信システムを卒業後も活用することで、こうした問題が解決します。もちろん、メールアドレスを登録してもらう際に、個人情報の取扱いや卒業後の運用について事前に説明しておきましょう。

メール配信に登録された学生の連絡先を、学校側で卒業年度やクラスごとに管理しておくことで、卒業してからも何か連絡したいことがある時に活用できます。

視覚的にわかりやすいメールが作れる

保護者へ向けてメールで連絡する場合には、画像をメールに挿入できるHTMLメールを利用すると、視覚的にわかりやすいメールを作成することができます。

学校行事の連絡であれば、過去に開催した写真やイラストをメールに挿入することで、メールを受け取った側のイメージがつきやすくなります。このようにメール配信を活用することにより、どの世代の保護者にもわかりやすいメールを配信することができます。

エディタの紹介や操作方法、HTMLメールの作り方についてはこちら

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メール配信システムで学生の安全を守る

メール配信システムを利用することで、情報漏洩を防ぐことができます。ここでは、学校で起こり得る情報漏洩の事例を2つ紹介するとともに、その解決策を解説していきます。

アナログ連絡網をメール配信システムで代用

学校によっては、連絡事項をプリントで配布している学校もあるかと思います。しかし、プリントを学生に渡すだけでは保護者へのプリントの渡し忘れによって、連絡事項がきちんと伝わらないこともあります。また、学校帰りの寄り道でプリントをどこかで落としてしまうリスクもあります。

プリントには学校の重要事項や個人情報が含まれていることも多いため、こうしたリスクは学校の情報漏洩や個人情報の漏洩につながり、学生が犯罪に巻き込まれることも考えられます。メール配信システムを使用した場合、きちんと親御さんに連絡できるため、伝達忘れの心配がなく、学生の安全を確保することにもつながります。

メール配信システムで迅速な安否確認を実現

緊急連絡網などで電話連絡を行うことがあるかと思いますが、電話でしか連絡できない場合、下記のような問題があげられます。

• 担任がクラスの代表数名に電話する手間
• クラスの代表から全員に連絡ができるまでの連絡時間が多くかかる
• 不在の家庭へのフォローが難しい

普段は問題なく行えていても、災害などの緊急に対応することは非常に困難です。そこでメール配信を活用して緊急連絡を一斉にメールで行えるようにしておくと、緊急時にもスムーズな安否確認などが可能です。

保護者や教員へのサポート

メール配信システムを利用することで、保護者や教員同士間のメールを確実に届け、URLをクリックしたのかを把握することもできます。また、分析ツールを使用することで、メール配信先の相手にサポートすることも可能です。

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メールの解析

メール送信後、メールを送ったままにしておくだけではなく、保護者や教員がしっかりとメールを開封しているのかの確認を、分析ツールを使用し確認することができると便利ではないでしょうか。

メール配信システムの分析ツールを使用して、配信先で開封されたかをチェックし、まだ読んでいない人に対しては、メールを確認してもらえるように促すこともできます。

アンケート機能を使った保護者との意識合わせ

メール配信システムの機能として、アンケート機能があります。このアンケート機能とは、メールの文中にURLを貼り、クリックすることで、事前に用意したアンケートフォームに誘導することができます。

例えば、運動会に対する種目のアンケートなどを、保護者宛てにメールで添付しておくと、保護者の生の声を聞くことができます。また、修学旅行などのイベントなどでは、現地に到着した時点で保護者へメールで配信することも可能です。

オプション機能でメール配信がもっと便利になる具体的な使用方法などについてはこちら

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まとめ

今回は、学校におけるメール配信システムの活用方法を紹介いたしました。すぐに一斉配信できることや、おしらせのプリントにかかるコストを削減できるだけでなく学生の個人情報漏洩を防ぐことも可能です。今回紹介してきた機能は、コンビーズメールプラスをご利用いただくことですぐにお使いいただくことができます。

当社では、専属のコンサルタントが導入から運用をサポートを行い、スムーズにこれらのメリットを感じていただけるようにいたします。学校をはじめ、教育現場での利用を検討中の方は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。