学校で注目を集めるメール配信システム活用方法

メール配信システムを活用した業務効率の向上

メール配信システムは、下記3つのシーンで業務効率の向上を実現します。

• 大学向け：学部別の配信をセグメント配信で実現
• 高等学校向け：学年別にグループ分けができる
• 中学・高等学校向け：部活動ごとに複数アカウント運用が可能

以下で、学校で活用されるメール配信システムのこれらの活用事例ついて解説していきます。

大学向け：学部別の配信をセグメント配信で実現

大学では、学部別に案内を行うシーンが多数存在しています。例えば、法学部が提供する必修授業の授業時間が変更された時、法学部所属の学生だけに案内を配信する等のシーンです。このような、学部別の案内業務は学部や学科の数に比例して、業務量が増えていきます。これらの負担の軽減に向けておすすめするのが、コンビーズメールプラスのセグメント配信機能の活用です。

セグメント配信とは、ステータス（学部、学科、学年 etc.）や行動（取得している授業、学内セミナーの参加歴 etc.）を基に読者を分類した後、条件にあてまる層に向けてメール配信を行う機能です。こちらの機能を活用することで、学部や学科ごとに特別な案内をする際の業務効率を高めることが可能です。

高等学校向け：学年別にグループ分けができる

高等学校において、学年通信が盛んに行われています。具体例としては「3年生向けの進路相談会のご案内」や「2年生向けの修学旅行の保護者説明会のご案内」です。

このような学年通信を何十枚、何百枚のプリントに印字して配布する形式も、もちろん可能です。しかし、こちらの形式を在籍人数が多い学校で行った場合、膨大な業務時間とコストを要することとなります。こちらの業務負担を軽減する上でおすすめするのが、コンビーズメールプラスが提供する配信先グループ設定の活用です。

この設定により、事前に配信先グループを作成することで、特定の読者に向けたメール配信が実現できます。その結果、プリントへの印字作業等を行うことなく、メール配信で学年別の情報共有が可能になり、業務効率を高めることにつながります。

中学・高等学校向け：部活動ごとに複数アカウント運用が可能

中学校や高等学校では、部活動に所属する生徒だけに案内を送信する場面もあるでしょう。この場面において、部活動毎にメール配信システムの契約をするとなると、多大なる経費がかかってしまいます。このような、経費の負担を軽減するためにおすすめするのが、コンビーズメールプラスの複数アカウント管理機能の活用です。

複数アカウント管理機能により、1契約で管理者用アカウントを保有する学校側と店舗用IDアカウントを保有する部活動の顧問という形式で、親子関係のアカウントを作成することが可能です。つまり、部活動毎にメール配信システムを契約する必要がなく、その分の経費を抑えることが可能です。さらに、学校内の全ての部活動に所属する部員に向けた一斉案内も行うことができるため、業務効率の向上にもつながります。

メールに画像を添付して視覚的にわかりやすく

保護者へ向けてメールで連絡する場合には、HTMLメールを利用し画像をメールに添付するだけで、視覚的にわかりやすいメールを作成することができます。また、最近では、家庭環境が複雑な学生も増えており、必ずしも保護者がその学生の親とも限りませんし、祖父母が面倒をみている家庭もあります。

そのため、配信するメールは、幅広い年齢層がメールを読むという意識を常に持っておかなければなりません。 誰が見ても読みやすいメールというのは、文字ばかりだけではなく、画像やイラストが使用されているものです。 学校行事の連絡であれば、過去に開催した写真やイラストをメールに添付することで、メールを受け取った側のイメージがつきやすくなります。

このようにメール配信を活用することにより、どの世代の保護者にもわかりやすいメールを配信することができます。

メール配信システムで学生の安全を守る

メール配信システムを利用することで、情報漏洩を防ぐことができます。理由は、メール配信システムでメール配信を行うことで、メールの内容を暗号化できるためです。その結果、情報の窃盗からさまざまな情報を守ることができます。ここでは、学校で起こり得る情報漏洩の事例を2つ紹介するとともに、その解決策を解説していきます。

アナログ連絡網をメール配信システムで代用

学校によっては、全ての連絡をプリントで配布している学校もあるようですが、学生から保護者へのプリントの渡し忘れもありますし、学校帰りの寄り道でプリントをどこかで落としてしまうリスクもあります。このようなリスクは、学校の情報漏洩や個人情報の漏洩につながり、学生が犯罪に巻き込まれることも考えられます。

メール配信システムを使用した場合、伝達忘れの心配もありませんし、学生の安全を確保することにもつながります。

メール配信システムで迅速な安否確認を実現

電話で順番に連絡するよりも、一斉メール配信の方が確実かつ迅速な連絡が可能です。電話の場合、相手の細やかな状況が把握できないため、行き違いも多く発生します。

また、電話連絡の場合、下記のような問題があげられます。

• 担任がクラスの代表数名に電話する手間
• クラスの代表から全員に連絡ができるまでの連絡時間
• 不在の家庭へのフォロー

平時の状況なら、これらの問題に対応することも容易いかもしれません。しかし、災害などの緊急に対応することは非常に困難です。

この困難に対処する際にうってつけなのが、メール配信システムの活用です。理由は、担当教員がPCやスマホからメール配信システムにログインした後、一斉にメール配信することで、災害時の学生の動きを把握できるためです。

保護者や教員へのサポート

メール配信システムを利用することで、保護者や教員同士間のメールを確実に届け、URLをクリックしたのかを把握することもできます。また、分析ツールを使用することで、メール配信先の相手にサポートすることもできます。

メールの解析

メール送信後、メールを送ったままにしておくだけではなく、保護者や教員がしっかりとメールを開封しているのかの確認を分析ツールを使用し確認することができます。また、重要な内容はしっかりと保護者に読んでもらう必要があります。

このような場合、メール配信システムの分析ツールを使用し誰がメールを読んでいるのかを確認し、まだ、読んでいない人に対して、再度、メールを配信し読んでもらえるように催促することもできます。

アンケート機能を使った保護者との意識合わせ

メール配信システムの機能として、アンケート機能があります。このアンケート機能とは、メールの文中にURLを貼り、クリックすることで、事前に用意したアンケートフォームに遷移することができます。

例えば、運動会に対する種目のアンケートなどを、保護者宛てにメールで添付することにより、保護者の生の声を聞くことができます。また、修学旅行などのイベントなどでは、現地に到着した時点で保護者へメールで配信することも可能です。

また、集計結果が円グラフで確認することができるため、一目でアンケート結果を確認でき、スマホでどこでも確認することもできます。

まとめ

今回は、学校におけるメール配信システムの活用方法を紹介いたしました。紹介した通り、メール配信システムの利用で、学生の個人情報漏洩を防ぐことが可能です。

また、メール配信システムの導入は、セキュリティ面だけのメリットには留まりません。 さまざまな案内を、プリント配布からメール配信への切り替えることで、紙の消費量の減少や教員の作業効率の向上を実現します。

コンビーズメールプラスでは、専属のコンサルタントが導入から運用をサポートを通して、これらのメリットを教育現場にもたらします。学校をはじめ、教育現場での利用を検討中の方は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。