教育現場でも注目されているメール配信システム

メール配信システムを活用した業務効率の向上

• 職員会議
• 保護者からのクレーム対応
• 子供や保護者への連絡内容

上記のような業務内容は、自分の裁量に関係なく時間を取られてしまいます。

では、教育現場で活用されるメール配信システムの活用事例についてご紹介していきます。

会議の時間短縮

例えば、職員会議で話題とならないような内容であっても教員に共有することが必要な場合、教員同士で一斉にメールを配信することで、作業効率を上げることができます。

そうすることにより、教員全員を集め会議を行うよりも効率よく仕事をすることができますし、また、開封率をも確認することができるため、どの教員がメールを読んでいないかの確認を行うこともできます。

保護者からのクレーム

保護者からのクレーム対応に教員が手を取られてしまうケースも決して珍しくありません。

また、中学校よりも高校の方が保護者からのクレームが多い傾向にあります。

クレームが発生してしまうと、教員を始め学校側が適切な対応を行わないといけなくなりますが、そうなると、教員の業務の時間が奪われてしまい、他の業務が手薄になってしまいます。

このような場合、保護者からのクレームが起きないように対応することが必要ですが、メール配信システムを活用することで、保護者と学校との間の行き違いを軽減することができます。

事前にメール連絡をしておくことで、保護者とのトラブルを防ぐことができます。

メール送信で印象が変わる

保護者からの印象というのは、教員にとってとても重要なポイントでもあります。

メール配信システムを上手く活用することで、ザイオンス効果を狙うことができます。

このザイオンス効果とは、アメリカの心理学者ロバート・ザイオンス氏が広めたもので、「同じ人や物に接する回数が増えるほど、その対象に対して好印象をもつ」というものです。

効果的なのは、面談(家庭訪問、個人・三者面談)を行う方法でしょう。

では、実際に面談回数を増やせば良いのでしょうか？

残念ながらそうはいきません。

また、面談で使う資料の準備時間や実際の面談時間を考えると、長時間業務となってしまい、教員だけではなく、保護者の時間も調整する必要があります。

そこで、メール配信システムを利用します。

ザイオンス効果は、短時間の接触であっても、メール配信を使い保護者との直接的な接触だはなくともメールの回数を重ねるだけでも十分に効果が期待できます。

メールに画像を添付して視覚的にわかりやすく

保護者にメールで連絡する場合にHTMLメールを利用し画像をメールに添付するだけで、視覚的にわかりやすいメールを作成することができます。

また、最近では、家庭環境が複雑な児童も増えており、必ずしも保護者がその児童の親とも限りませんし、祖父母が面倒をみている家庭もあります。

そのため、配信するメールは幅広い年齢層がメールを読むという意識を常に持っておかなければなりません。
誰が見ても読みやすいメールというのは、文字ばかりだけではなく、画像やイラストが使用されているものです。
学校行事の連絡であれば、過去に開催した写真やイラストをメールに添付することで、メールを受け取った側のイメージがつきやすくなります。

このようにメール配信を活用することにより、どの世代の保護者にもわかりやすいメールを配信することができます。

メール配信システムで児童の安全を守る

メール配信システムを利用することで、情報漏洩を防ぐことができます。
メール配信システムを利用しメールを送信する場合、メールの内容を暗号化し送信するため、ハッカーによる情報の窃盗から情報を守ることができます。

アナログ連絡網をメール配信化

学校によっては、令和の時代になっても未だに全ての連絡をプリントで配布している学校もあるようです。

これでは、児童から保護者へのプリントの渡し忘れもありますし、学校帰りの寄り道でプリントをどこかで落としてしまうリスクもあります。

このようなリスクは、学校の情報漏洩や個人情報の漏洩にもつながり、児童が犯罪に巻き込まれることも考えられます。

メール配信システムを使用したした場合、伝達忘れの心配もありませんし、児童の安全を確保することにもつながります。

電話連絡網より一斉メール配信の方が圧倒的早い

電話で順番に連絡するよりも、一斉メール配信の方が確実かつ迅速に連絡が可能です。

最近では、固定電話をひいていない家庭も多いため、保護者の携帯に直接電話連絡をするケースがほとんどですが、電話の場合、相手の状況が把握できないため、行き違いも多く発生します。

また、電話連絡の場合、下記のような問題があげられます。

• 担任がクラスの代表数名に電話する手間
• クラスの代表から末端までの連絡時間
• 不在の家庭へのフォロー

その他にも連絡網を利用する場合というのは、緊急時であることがほとんどです。

ですが、特に注意が必要なのは、災害時です。

何故なら、電話がつながらないといったことも考えられるためです。

このような災害時でも教員の誰かがパソコンやスマホから、メール配信システムにログインしメールを一斉に送信することで、災害時の児童の動きを守ることができます。

保護者や教員へのサポート

メール配信システムを利用することで、保護者や教員同士間のメールを確実に届け、URLをクリックしたのかを把握することもできます。

また、分析ツールを使用することで、メール配信先の相手にサポートすることもできます。

メールの解析

メール送信後、メールを送ったままにしておくだけではなく、保護者や教員がしっかりとメールを開封しているのかの確認を分析ツールを使用し確認することができます。

また、重要な内容はしっかりと保護者に読んでもらう必要があります。

このような場合、メール配信システムの分析ツールを使用し誰がメールを読んでいるのかを確認し、まだ、読んでいない人に対して、再度、メールを配信し読んでもらえるように催促することもできます。

アンケート機能を使った保護者との意識合わせ

メール配信システムの機能として、アンケート機能があります。

このアンケート機能とは、メールの文中にURLを貼り、クリックすることで、事前に用意したアンケートフォームに遷移することができます。

例えば、運動会に対する種目のアンケートなど保護者宛てにメールで添付することにより、保護者の生の声を聞くことができますし、また、修学旅行などのイベントなどでは、現地に到着した時点で保護者へメールで配信することもできます。

また、集計結果が円グラフで確認することができるため、一目でアンケート結果を確認でき、スマホ対応のため、どこでも確認することもできます。

まとめ

今回は教育現場におけるメール配信システムの活用事例を紹介いたしました。

メール配信システムを利用することにより、作業時間の短縮化や個人情報漏洩を防ぐことができます。

他にもメールを事前に作成し配信時刻を設定しておくことで、設定時間になると自動で配信されます。

最近では、プリント配布からメール配信システム導入に切り替えている学校も少なくありません。
紙の消費量を減らすことにもなりますし、何より、教員の作業時間の向上につながります。

コンビーズメールプラスでは、メール配信に関するノウハウを持った専属の担当者が、導入から運用までしっかりサポートします。

教育現場での利用をご検討中の方は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。