長期休暇をお知らせする挨拶文をメール配信【例文あり】

2022年05月30日

長期休暇をお知らせする挨拶文をメール配信【例文あり】

年末年始やゴールデンウィーク、お盆を中心とした夏季休暇などの長期休暇中には、通常ではない営業(一部部署の休業)、サポートの休止を実施しているかと思います。商社やメーカー、ECサイト(通販サイト)、リアル店舗などの業態によって異なりますが、事前に何日間休暇になるかを伝えないでいると、知らされていない先方に不利益を与える可能性があります。

  • 連絡のやり取りが円滑に進まず、取引自体に悪影響を及ぼす
  • 何日間も返事がないと思われて信用を落とす可能性がある

このようなデメリットが発生しないよう、長期間通常とは異なる体制になるときには、長期休暇をお知らせする挨拶メールを取引先や顧客に、一斉配信するのをおすすめします。

そこで今回は『長期休暇をお知らせする挨拶文をメール配信【例文あり】』と題して、挨拶文の例文を紹介します。

    目次

  1. 1長期休暇の挨拶メールは大切
  2. 1.1メールを一斉配信するタイミング
  3. 1.2休業のお知らせを一斉配信する方法
  4. 2長期休暇の挨拶文のテンプレート
  5. 2.1各業態別に例文を紹介
  6. 2.1.1ビジネス用
  7. 2.1.2ECサイト用
  8. 2.1.3リアル店舗用
  9. 3メール配信システムを導入
  10. 4まとめ

長期休暇の挨拶メールは大切

年末年始、ゴールデンウィーク、お盆などには、長期休暇を設ける方も多いと思います。企業、ECサイト、リアル店舗など、業態によっては時期やタイミングを個人間でずらしながら取得するところもあるかもしれませんね。

事前に休業期間が何日間あるかを、取引先や顧客に伝えておかないと「休業を知らずに連絡した先方を待たせることになる」「連絡の行き違いが発生して円滑な取り引きの妨げになる」などのデメリットが発生し、信用を損なう可能性があります。

信用度を落とさないためにも、長期休暇をお知らせする挨拶のメールは重要です。手間はかかるかもしれませんが、しっかり伝えなければいけません。

メールを一斉配信するタイミング

長期休暇をお知らせする挨拶メールはどんなタイミングが良いのでしょうか。「いつごろ送れば良いか?」といった配信のタイミングに悩まされる方も多いと思います。

早すぎても先方が忘れてしまう恐れがあります。明確にいつという決まりはありませんが、お休みに入る10日前後に送ると良いかもしれません。早すぎず遅すぎずのタイミングで送りましょう。

休業のお知らせを一斉配信する方法

長期休暇をお知らせする挨拶メールを一斉配信する方法として、既存のメーラー(OutlookやGmail)にあるBCCを使って送っていることはありませんか?

操作ミスさえなければ問題ありませんが、仮に操作を誤った場合、他者のメールアドレスすべてが表示されてしまい、個人情報を漏えいしてしまう可能性があります。また、多量のメールを送ることでサーバに負担がかかり、遅延を起こす恐れもあります。

BCCでの一斉送信はリスクあり!メール配信システムを推奨!

セキュリティが万全かつ安定的に多量のメールを送るのであれば、メール配信システムを使うことをおすすめします。

当社が提供しているメール配信システムのCombz Mail PULS(コンビーズメールプラス)は、独自に開発した経路探索型アルゴリズムにより、高速かつ安定的に多量のメールを一斉配信することができます。

大規模なメール配信はどうやって送る?高速配信の仕組みを大公開!

さらに、セキュリティもしっかりしているため、安心して使うことができます。

「STARTTLS」によるメール暗号化を解説
【迷惑メール対策】SPF・DKIM認証とは

長期休暇の挨拶文のテンプレート

この段落では、長期休暇をお知らせする挨拶メールの例文を紹介します。想定としては「年末年始休業のお知らせ」で、ビジネス用、ECサイト用、リアル店舗用と3つのタイプに分類しています。

各業態別に例文を紹介

赤文字の部分を、年末年始、ゴールデンウィーク、お盆に書き換えることで流用できます。

ビジネス用

件名
年末年始休業のお知らせ (社名)

本文

お取引先各位

時下ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。

誠に勝手ながら、当社の年末年始の休業につきまして
ご案内を差し上げたく連絡いたしました。

休業期間は以下のとおりとなっております。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

・休業期間
〇月〇日(〇曜日)~〇月〇日(〇曜日)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

なお、業務再開は〇月〇日(〇曜日)午前〇時です。

本年もご愛顧いただき、心よりお礼申し上げます。
来年も引き続きお引き立ていただきますようお願い申し上げます。

署名

(自社名・部署名)
(電話番号)
(メールアドレス)

結びの挨拶については、ゴールデンウィークやお盆の場合は「ご迷惑をおかけいたしますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます」に変更してご利用ください。

ECサイト用

件名
年末年始の営業について (店舗名)

本文
お客様各位

いつもご利用いただきましてありがとうございます。

誠に勝手ながら年末年始はお休みさせていただきます。

休業期間は以下のとおりとなっております。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

・休業期間
〇月〇日(〇曜日)~〇月〇日(〇曜日)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

・発送について
〇月〇日(〇曜日)午後〇時までにいただいたご注文分は、午後〇時までに
ご入金が確認できた分のみ当日発送させていただきます。

・休業期間中の注文や問い合わせに関して
休業期間中のご注文やお問い合わせに関しましては、
〇月〇日(〇曜日)以降より、随時対応させていただきます。

署名

(店舗名)
(メールアドレス)

リアル店舗用

件名
年末年始のお知らせ (店舗名)

本文
お客様各位(お取引先様各位)

いつもご利用いただきましてありがとうございます。

誠に勝手ながら年末年始はお休みさせていただきます。

休業期間は以下のとおりとなっております。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

・休業期間
〇月〇日(〇曜日)~〇月〇日(〇曜日)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

通常営業は〇月〇日(〇曜日)からとさせていただきます。

署名

(店舗名)
(メールアドレス)

メール配信システムを導入

コンビーズメールプラス

年末年始、ゴールデンウィーク、お盆といった長期休暇をお知らせする挨拶メールを、簡単に一斉配信するにはどのようにすればよいでしょうか。上記でもお伝えしたとおり、当社が提供するメール配信システムであるコンビーズメールプラスを導入いただくことで、とても簡単に取引先や顧客に周知させることができます。

コンビーズメールプラス

当社では予算に合うように、あらゆる料金プランを用意しています。

さらに、当社のメール配信システムは「業界最安値帯で配信数無制限」となっています。アドレス件数1,000件、月額1,800円(別途初期設定費用)から開始できます。

ぜひ、料金プランをご参照ください。

そのほかにも、30日間の無料トライアルを実施していますので、使い方をまず知りたいという方は無料版をおすすめします。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか?

長期休暇に入る場合、事前に取引先や顧客に連絡しないといけません。伝え漏れがあると、取り引きに影響が出たり、何日も返答がないと勘違いされ、顧客からの信用を失う可能性があります。

必ず休業に入る数日前に、メール配信で休業期間をお知らせし、周知させましょう。以上『長期休暇をお知らせする挨拶文をメール配信【例文あり】』でした。

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