長期休暇をお知らせする挨拶文をメール配信【例文あり】

長期休暇の挨拶メールは大切

年末年始、ゴールデンウィーク、お盆などには、長期休暇を設ける方も多いと思います。企業、ECサイト、リアル店舗など、業態によっては時期やタイミングを個人間でずらしながら取得するところもあるかもしれませんね。

事前に休業期間が何日間あるかを、取引先や顧客に伝えておかないと「休業を知らずに連絡した先方を待たせることになる」や「連絡の行き違いが発生して円滑な取り引きの妨げになる」などのデメリットが発生し、信用を損なう可能性があります。

信用度を落とさないためにも、長期休暇をお知らせする挨拶のメールは重要です。手間はかかるかもしれませんが、しっかり伝えなければいけません。

メールを一斉配信するタイミング

長期休暇をお知らせする挨拶メールはどんなタイミングが良いのでしょうか。「いつごろ送れば良いか？」といった配信のタイミングに悩まされる方も多いと思います。

早すぎても先方が忘れてしまう恐れがあります。明確にいつという決まりはありませんが、お休みに入る10日前後に送ると良いかもしれません。早すぎず遅すぎずのタイミングで送りましょう。

休業のお知らせを一斉配信する方法

長期休暇をお知らせする挨拶メールを一斉配信する方法として、既存のメーラー（OutlookやGmail）にあるBCCを使って送っていることはありませんか？

操作ミスさえなければ問題ありませんが、仮に操作を誤った場合、他者のメールアドレスすべてが表示されてしまい、個人情報を漏えいしてしまう可能性があります。また、多量のメールを送ることでサーバに負担がかかり、遅延を起こす恐れもあります。

CCやBCCの基本的な解説や、BCCを使用した一斉送信の危険性についてはこちら

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セキュリティが万全かつ安定的に多量のメールを送るのであれば、メール配信システムを使うことをおすすめします。

当社が提供しているメール配信システムのCombz Mail PULS（コンビーズメールプラス）は、独自に開発した経路探索型アルゴリズムにより、高速かつ安定的に多量のメールを一斉配信することができます。

メール配信システムで社内業務を時短できる！大量メール配信についてはこちら

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さらに、セキュリティもしっかりしているため、安心して使うことができます。

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長期休暇の挨拶文のテンプレート

この段落では、長期休暇をお知らせする挨拶メールの例文を紹介します。想定としては「年末年始休業のお知らせ」で、ビジネス用、ECサイト用、リアル店舗用と3つのタイプに分類しています。

各業態別に例文を紹介

赤文字の部分を、年末年始、ゴールデンウィーク、お盆に書き換えることで流用できます。

ビジネス用

結びの挨拶については、ゴールデンウィークやお盆の場合は「ご迷惑をおかけいたしますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます」に変更してご利用ください。

ECサイト用

リアル店舗用

メール配信システムを導入

年末年始、ゴールデンウィーク、お盆といった長期休暇をお知らせする挨拶メールを、簡単に一斉配信するにはどのようにすればよいでしょうか。上記でもお伝えしたとおり、当社が提供するメール配信システムであるコンビーズメールプラスを導入いただくことで、とても簡単に取引先や顧客に周知させることができます。

当社では予算に合うように、あらゆる料金プランを用意しています。

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まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

長期休暇に入る場合、事前に取引先や顧客に連絡しないといけません。伝え漏れがあると、取り引きに影響が出たり、何日も返答がないと勘違いされ、顧客からの信用を失う可能性があります。

必ず休業に入る数日前に、メール配信で休業期間をお知らせし、周知させましょう。以上『長期休暇をお知らせする挨拶文をメール配信【例文あり】』でした。