異動のあいさつは一斉メール配信で!【例文あり】

2022年03月15日

異動のあいさつは一斉メール配信で!【例文あり】

日本の多くの企業では、年度末である3月か新年度の4月をめどに、決算報告や人事異動などのIR情報を発信しているかと思います。

異動となった際は、前任者から後任者への引継ぎだけでなく、取引先を中心に異動により担当者が変更になることを伝えないといけません。

あいさつを怠ると、取引先が担当者を把握できず作業効率が悪くなったり、場合によっては取り引きの中止につながる可能性があります。

当社が提供するメール配信システム「Combz Mail PLUS(コンビーズメールプラス)」で一斉配信すると、異動の情報を手間なく届けることができます。

そこで今回は、『異動のあいさつは一斉メール配信で!【例文あり】』と題して、異動に関するあいさつメールを、メール配信システムを使って一斉配信する方法を解説します。

    目次

  1. 1異動時のあいさつにはメリットがある
  2. 2最近のあいさつは一斉メール配信?配信方法とタイミング
  3. 2.1一斉配信のタイミングはいつか
  4. 2.2部署ごとに配信する
  5. 2.2.1管理者用アカウントで会社から一斉配信
  6. 2.2.2サブアカウントで担当部署から個別に配信
  7. 3あいさつメールを書いてみましょう
  8. 3.1経営陣・役員の異動を管理者用アカウントから一斉配信
  9. 3.1.1登録者全員に一斉配信
  10. 3.2担当者の変更をサブアカウントから一斉配信
  11. 3.2.1前任者からお知らせする場合
  12. 3.2.2後任者からお知らせする場合
  13. 4メール配信システムの導入
  14. 5まとめ

異動時のあいさつにはメリットがある

異動が確定した際は、取引先を中心に速やかに連絡しましょう。

一見、当たり前の行動で、今さら何を言っているのだという声が聞こえてきそうですが、異動時の挨拶のメリットをおさらいしておきます。

おさらい

  • 担当が変わることを知らせることで、取り引きがスムーズに引き継がれる
  • 挨拶をきっかけに新たな案件が発生する可能性がある
  • 異動のあいさつをかねてアポイント(営業)が取りやすい

何気ないあいさつですが、企業間の関係構築のためにも不可欠な要素であることが分かります。

連絡が遅くなると、作業効率の悪化や取り引きの中止のようなリスクが発生する恐れがあります。

大事な情報として取引先にはしっかり知らせましょう。

最近のあいさつは一斉メール配信?配信方法とタイミング

このような状況の中では、ただでさえ繁忙期が多い3月や4月に、挨拶のためだけに訪問されることをよく思わない企業も増えてきました。

異動により担当者が変更となることは、メールでのお知らせにとどめておき、次回のアポイント時に改めて挨拶をすると良いでしょう。

この段落では、異動による担当者変更のメールを、一斉配信する際のタイミングと配信方法について解説します。

一斉配信のタイミングはいつか

異動が行われて辞令が下るのは、企業によってバラバラかと思います。

会社側が公に発表して良いという指示があるまでは、取引先などに伝えてはいけません。

公開の許可が出たときが、連絡するタイミングとみましょう。

部署ごとに配信する

当社が提供するメール配信のコンビーズメールプラスには、機能のひとつであるサブアカウント管理機能があります。

サブアカウント管理機能は、一つの管理者用アカウントから、追加契約なしに無制限にサブアカウントを作ることができる機能です。

コンビーズメールプラスお申し込み直後は、管理者アカウントだけが手元にある状態ですが、管理画面の中からサブアカウントをいくつも作ることができるようになっています。

  • 管理者用アカウント:会社から全顧客に向けたお知らせ用
  • サブアカウント:各部署から担当顧客に向けたお知らせ用

といった用途で使い分けられます。

メール配信をうまく分担すれば、スムーズに異動のあいさつメールを取引先に送ることができるので、便利な機能となっています。

管理者用アカウントで会社から一斉配信

例えば、メール配信システムに登録している取引先全員に、配信する内容としては以下のようなものになるのではないでしょうか?

  • 決算報告や組織変更
  • 役員の異動
  • 年度末・新年のあいさつ
  • 社長のあいさつ

このように、会社として全体的に知らせたい情報がある場合は、管理者用アカウントをもつ総務部や広報部が、一斉配信で伝えると、スムーズに知らせることができます。

サブアカウントで担当部署から個別に配信

各部署には決められた業務、それらに関わる取引先などがあります。

管理者用アカウントからの全体的なお知らせだけでは、取引先は状況把握だけで終わってしまいます。

そこで各部署にサブアカウントを作成し、取引先との業務に関する詳細な情報を伝えることができれば、企業間の関係構築がより良いものとなります。

例えば、このような情報を配信するのはいかがでしょうか?

  • 退職や異動に伴う担当者変更のお知らせ
  • 過去に購入した製品の保守情報のお知らせ
  • 新製品のお知らせやキャンペーンのお知らせ

企業間の関係構築は、日頃のコミュニケーションが大切です。

働き方が移りゆく現代において、実際に訪問できなくても、このようにコミュニケーションを継続していくことが肝心です。

あいさつメールを書いてみましょう

ここでは主に、取引先に対して「前任者が後任者を知らせる」「後任者が自ら知らせる」ための例文のメール内容を紹介します。

コピー&ペーストして、「()まる括弧」内をご自身の社名や部署名などに変更すると、そのまま使うことができます。

経営陣・役員の異動を管理者用アカウントから一斉配信

この段落では、メール配信システムを使って、経営陣・役員の異動のあいさつメールを送る場合の例文を解説します。

登録者全員に一斉配信

設定としては、すべての取引先に対して、異動一覧のPDFデータなどを総務部や広報部から送るストーリーです。

例文は以下のとおりです。

件名

人事異動に関するお知らせ(自社名・総務部)

本文

お取引先各位

時下ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。

この度、当社では人事異動を実施いたしましたので、お知らせいたします。

人事異動一覧のPDFデータは、外部の転送サービスを利用しております。

お手数をおかけいたしますが、以下のURLからダウンロードの方よろしくお願いいたします。

  • 外部の転送サービスのURL
  • ダウンロード可能期間

署名

(自社名・総務部)

(電話番号)

(メール配信システムの親アカウントのメールアドレス)

※注意
コンビーズメールプラスでは、データを添付して配信する方法を推奨しておらず、当該機能を搭載しておりません。外部のファイル転送サービスを利用することをおすすめいたします。

メールで添付ファイルが送れる容量の上限や配信方法

担当者の変更をサブアカウントから一斉配信

設定としては、営業部の前任者が担当から外れて、同じ部署の後任者が新しく担当するというストーリーです。

前任者からお知らせする場合

3月に辞令が発表されて4月から新体制となる場合、前任者が離れる連絡は、3月中に行うことが多いのではないでしょうか?

後任者自身の挨拶はのちほど紹介いたしますが、今回の事例では4月に入ってすぐ行うとよさそうです。

前任者が離れる場合の例文は、以下のとおりです。

件名

『担当者変更のお知らせ』(自社名・営業部・前任者の名前)

本文

お取引先各位

いつもお世話になっております。

(自社名・営業部)の(前任者の名前)です。

この度、人事異動に伴い、〇月〇日付けで担当から外れることとなりました。

在任中は、皆様に大変お世話になりました。

後任として当社の(営業部)である(後任者の名前)が、皆様の担当をさせていただくことになりました。

(後任者の名前)は入社〇年目で、(営業部)で私と同じ業務に携わっており、信頼のおける人物です。

皆様にご迷惑をおかけすることのないよう、引継ぎも万全を期して行います。

今後も変わらぬご指導のほど、よろしくお願いいたします。

後日、改めまして、(後任者の名前)と共にご挨拶に伺う所存でございます。

取り急ぎメールにて、ご報告させて頂きます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

なお、〇月〇日以降の連絡先を記載させていただきます。

==========================

(部署名)

(後任者の名前)

(後任者の会社PCのメールアドレス)

(電話番号)

==========================

署名

(自社名)

(代表電話番号)

(メール配信システムの子アカウントのメールアドレス)

後任者からお知らせする場合

前任者が担当を離れ、晴れて担当になった後任者は、今回の事例での場合4月にあいさつ文を送ってみるのはいかがでしょうか。

以下が例文となります。

件名

『着任に伴うご挨拶』(自社名・営業部・後任者の名前)

本文

お取引先各位

いつもお世話になっております。

(自社名・営業部)の(後任者の名前)と申します。

この度、(前任者の名前)が人事異動に伴い、〇月〇日付けで担当から外れる運びとなったため、新任として(後任者の名前)が担当させていただくこととなりました。

(前任者の名前)が所属していた営業部で、同じ業務に携わっておりました。

ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

後日、改めまして、(前任者の名前)と共にご挨拶に伺う所存でございます。

取り急ぎメールにて、ご報告させていただきます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

なお、〇月〇日以降の連絡先を記載させていただきます。

==========================

(部署名)

(後任者の名前)

(後任者の会社PCのメールアドレス)

(電話番号)

==========================

署名

(自社名)

(代表電話番号)

(メール配信システムの子アカウントのメールアドレス)

メール配信システムの導入

当社が提供するメール配信システムのコンビーズメールプラスを導入すると、決算報告や組織変更のほか、異動に関するメールを取引先へスムーズに伝えることができます。

外部だけでなく、社内報などにも活用することができますので、ぜひ、この機会に導入してみてはいかがでしょうか?

コンビーズメールプラス

予算にマッチするよう、さまざまな料金プランを設けています。

また、当社のメール配信システムは「業界最安値帯で配信数無制限」となっております。

アドレス件数1,000件、月額1,800円(別途初期設定費用)からスタートできます。

ぜひ、料金プランをご参照ください。

料金プランをカスタマイズ

また、30日間の無料トライアルも実施していますので、使用感などを知りたい方は、ぜひ無料でお試しください。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか?

当社が提供するメール配信システムのコンビーズメールプラスを導入すると、取引先へIR情報をスムーズに配信することができます。

管理者用アカウントを使ってすべての取引先に報告したり、サブアカウントを活用し各部署から担当している取引先に連絡したりすることができます。

細部まで伝えることで、関係性を維持できる可能性があるので、ぜひ活用してみてください。

以上、『異動のあいさつは一斉メール配信で!【例文あり】』でした。

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