夏季休業のお知らせをメール配信！書き方や注意点を解説【例文でテンプレート付】

夏季休業のお知らせをメール配信する必要性

お盆休みなどがある夏の時期になると、各企業では会社全体では夏季休業、個人であれば夏季休暇を行っているところが多いかと思います。

前もって休業する期間が何日間あるかを、ユーザーや取引先へ知らせておかないと、さまざまなリスクが発生します。

主に考えられるリスクとしては「連絡が円滑にいかず、取引に悪影響が出る」「休業中を伝えていないと、期間中にあった依頼や連絡への対応を何日も待たせる」などが発生します。

このようなリスクが発生してしまうと、企業としての信用問題にかかわってきます。

信頼関係を保つためにも、夏季休業などを知らせるメールを送るのは大切です。

夏季休業がいつから何日間あるかを、事前にメール配信で知らせておくことで得られる効果としては、以下のとおりです。

ユーザーや取引先との信頼関係を保ったり向上させる

前もって何日間の夏季休業をいつ設けているかを知らせておくことで、ユーザーや取引先との信頼関係を保ったり、向上させることができます。

理由としては、夏季休業を実施する期間を事前に知らせておくと、その期間中は業務ができないことを伝えられるので、先方の依頼や連絡への対応を待たせるリスクを回避できるためです。

ユーザーや取引先がスケジュールを立てやすくなる

事前に夏季休業のメールを送ることで、ユーザーや取引先も状況を把握することができるため、スケジュールの調整がしやすくなります。

自社の従業員の休暇を確保することができる

夏季休業があることを前もって伝えることで、従業員が安心して休暇に入ることができます。

これにより、従業員も一度リフレッシュできるため、結果的に夏季休業終了後の業務への意欲へつなげることができます。

夏季休業のお知らせメールの作成や配信時の注意点

夏季休業を知らせるメールを送る際には、いくつか注意が必要となります。

休業する数日前にメール配信で伝える

夏季休業の知らせをメール配信する際、「何日前にメールをすればいいか？」と悩むかと思います。

早すぎてもユーザーや取引先は忘れてしまう可能性があるので、夏季休業に入る10日前後あたりにメール配信するとよいかもしれません。

早すぎず遅すぎないタイミングでメール配信しましょう。

休業と休暇は意味が違うので間違えないように使う

本記事では「夏季休業」をベースに解説していますが、言葉として夏季休業と夏季休暇が存在します。

夏季休業とは会社全体で休むことを指し、夏季休暇は個人が休むことを意味します。

言葉の意味がかわってきますので、メール配信する場合は注意が必要です。

休業となる期間を明確に間違えずに書く

夏季休業を知らせるメールを送る際は、挨拶文だけでなく何日間休業となるか、業務再開はいつなのかをしっかり明記しましょう。

仮に夏季休業の期間が誤っていると、ユーザーや取引先のスケジューリングに支障が出てしまうだけでなく、本来、依頼や連絡の対応が可能な日に対応できないなどの、トラブルが発生してしまいます。

そのため、メール配信前は、書き間違えていないかは入念にチェックしましょう。

誤字脱字チェックに、当社の生成AI「パパっとメルマガクリエイト（β）」をご活用ください。

【基本】夏季休業をお知らせするメール編

ここで、基本となる「夏季休業をお知らせするメール」の例文を紹介します。

ビジネス、ECサイト、実店舗と3つのシーンに分けて、例文を掲載しています。

テンプレートとしてコピー＆ペーストでの使用が可能です。会社全体の休みである夏季休業、個人で休む夏季休暇を伝えるときに、ご使用ください。

ビジネスシーンで使える例文

ECサイトで使える例文

実店舗で使える例文

【応用】お盆休み挨拶メールの書き方

日本にはお盆休みがあり、基本的に8月13日から8月16日までの4日間が休みとされており、この期間に休暇を取って帰省したり、お墓参りを行います。

このお盆休みの間に、多くの企業は夏季休業を実施されるかと思います。

この段落では「お盆休みに合わせた夏季休業のお知らせメール」の書き方を紹介します。

夏季休業のお知らせメール「お盆休みバージョン」

お盆休みのはじめが仮に8月13日とすると、その10日前後に夏季休業を知らせるメールを送るので、夏に合わせた挨拶文として今回は「晩夏の候、ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。」を使用します。

7月と8月の挨拶文とグリーティングカードの作成方法についてはこちら

関連記事グリーティングカードはメール配信で！夏に使える季節の挨拶文【7月・8月編】

一斉配信ならメール配信を活用しよう

夏季休業を知らせるメールを送る際に、既存のメーラー（OutlookやGmailなど）にあるBCCを利用して一斉送信されているところもあるかと思います。

操作を誤らなければ問題はありませんが、仮に間違えると他者のメールアドレスすべてが表示される可能性があり、個人情報漏えいにつながってしまいます。

また、大規模なメール配信を既存のメーラーで行うと、サーバに負担がかかってしまい、遅延する可能性もあります。

安心安全かつ安定的にたくさんのメールを送りたい場合は、メール配信システムの使用をおすすめします。

当社が提供するメール配信システムのCombz Mail PLUS（コンビーズメールプラス）は、独自開発の経路探索型アルゴリズムにより、高速かつ安定的に一斉配信ができます。

大規模なメール送信の際にメール配信システムを導入する理由についてはこちら

関連記事BCCで一斉送信は危険やリスクあり！メール配信システムで一斉配信しよう

メール配信システムで社内業務を時短できる！大量メール配信についてはこちら

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サブアカウント管理でメール配信を使い分ける

コンビーズメールプラスでは、1契約で管理者アカウントとは別に、配信者用にサブアカウントを作成する「サブアカウント管理」という機能があります。

サブアカウント管理を活用することで、例えば管理者を会社用、サブアカウントを個人の営業マン用などに使い分けることができます。

夏季休業を知らせるメールを送る場合、全社一斉に休むのであれば、管理者アカウントから一斉配信が可能です。

支社や支店ごとに独自の夏季休業がある場合、個人の夏季休暇がある場合は、サブアカウントから送るといった感じで、区別することができます。

サブアカウント管理の使い方や、メリットなどについてはこちら

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まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

夏季休業を知らせるメールは、事前にユーザーや取引先に送っておかないと、先方も困ってしまいます。

可能な限り、夏季休業に入る10日前後にはメールを送り、休業中は連絡や依頼への対応ができないことを知ってもらうようにしましょう。

以上『夏季休業のお知らせをメール配信！書き方や注意点を解説【例文でテンプレート付】』でした。