名刺をデータ化し顧客管理やメルマガのメール配信に活用する方法とは？

名刺をデータ化する必要性

あらゆるものがデジタル化される今、名刺のデータ化も一般的になっています。

名刺の情報をデータ化しておけば、企業名や氏名などで検索ができるだけでなく、社内で情報共有することもできます。

また、年末年始や決算月のほか季節の変わり目などに合わせて挨拶文をメール配信する場合にも、データ化しておくとスムーズに実施できます。

そもそも名刺の役割とは？

そもそも名刺の役割としては、

• 自身や企業のアピール
• お互いの連絡先の交換

のために使われます。

もちろん自身のアピールだけでなく、互いの情報を交換することで、その情報をもとに会話がはずみ、信頼関係を構築することができるので、コミュニケーションツールのひとつとして大切です。

名刺をもらう場面としてはこのようなものがあります。

名刺交換のシーン

• アポイントメントを取った顧客との名刺交換
• 展示会などのイベントでの名刺交換
• 久々にあった友人や同窓会などでもらった名刺
• 人事異動や担当の変更などで引き継いだ名刺
• 関係性が休眠状態の顧客として保管している過去の名刺

このようにさまざまなシーンで名刺交換し、保管され引き継がれていると思います。

名刺をデータ化するメリットとデメリット

名刺交換は自身と顧客をつなぐツールとして、大切なものです。

名刺をたくさん持っている方は、専用ケースやファイルなどに保管しているのではないでしょうか？

数多く名刺を保有していると、いざというときに特定の顧客を見つけるのは大変です。

そこで役立つのが名刺のデータ化です。

『名刺の情報をデータ化する必要性』でも先述したとおり、名刺をデータ化することで特定の顧客を簡単に見つけ出しやすくなります。

この段落では、名刺をデータ化することで得られるメリット、デメリットについて紹介します。

名刺をデータ化するメリット

まずは、名刺をデータ化することで得られるメリットについてです。

スペースをとっていた名刺の束がなくなる

名刺交換でもらった名刺を、専用ケースに入れて机の引き出しに保管したり、ファイリングして棚に置いていると、場所をとってしまいます。

しかし、すべての名刺をデータ化してパソコンなどに保管すれば、今までとられていたスペースを空けることができます。

名刺を探す手間が解消される

名刺をデータ化すると、探す手間を省くことができます。

例えば、WindowsのExcel（エクセル）であれば「絞り込み検索」という機能があります。

探したい顧客の企業名、氏名、連絡先などを絞り込み検索をすれば、瞬時に見つけられます。

名刺の情報を全部署で共有可能

名刺をデータ化しパソコンをネットワークで共有すれば、個人のみだけでなく全部署が閲覧可能となります。

名刺情報を閲覧できれば、すでに提案済みの顧客を把握できるため、重複した提案を阻止できます。

また、顧客の引き継ぎが容易になります。

出先でも名刺を確認できる

営業で外出中に顧客の連絡先などを確認しないといけない場合、例えば、Googleが提供するツールのスプレッドシートで名刺をデータ管理しておくと、出先でもチェックできます。

名刺をデータ化するデメリット

名刺をデータ化することで得られるメリットは数多くありますが、少なからずデメリットも存在します。

欠点も考慮したうえで、データ化を進めるのをおすすめします。

名刺をデータ化するのに時間がかかる

元々、数多くの名刺を保有していると、必要なものと不必要なものの整理、データ化と、作業する時間を設けなければいけません。

管理ツールによってはコストが発生する

法人向けとなると、管理ツールはどうしても有料版になることが多く、コストがかかってしまいます。

また、パソコン同士をネットワークでつなぐ場合も、周辺機器を購入しないといけないので、多少の費用がかかってしまいます。

名刺をデータ化する4つの作成方法

名刺をデータ化することで顧客管理がしやすくなります。

ここでは、名刺をデータ化するための方法を解説します。

名刺のデータ化を手動で行う

名刺をデータ化するうえで、最もポピュラーなのは手入力です。

方法としては主に2つで、エクセルを使うか、Googleが提供するオンライン上で使えるスプレッドシートです。

項目別に、

• 業種
• 企業名
• 部署名
• 名前
• 連絡先

の順に入力していけば、そのまま顧客リストとして使うことができます。

名刺のデータ化をエクセルで行った場合、全社で共有するにはパソコン同士のネットワーク接続が必要なため、多少コストが発生してしまいます。

無料で完結したい場合は、オンライン上でやりとり可能なスプレッドシートがおすすめです。

名刺スキャナーで取り込む

名刺はスキャナーで取り込みデータ化する方法もあります。

名刺をスキャンする場合、モバイル型と据え置き型の2つがあります。

製品によっては、色、サイズ、片面スキャンか両面スキャン、などを自動で判別してくれるので非常に便利です。

データ化した情報は、CSVやエクセルで出力できたり、データベースに自動登録してくれます。

参考例としてスキャナーを紹介

ここでは、参考例として各タイプのスキャナーについて紹介します。

モバイル型

サンワダイレクトの名刺スキャナー400-SCN005Nは、名刺を取り込むとデータ化することができます。

専用ソフトでOCR可能で、一覧での管理と検索ができます。

据え置き型

富士通のスキャナーScanSnap iX100 黒色 FI-IX100Aは、通常のように職場で据え置きとして使えるだけでなく、バッテリーが入っているので携帯することも可能です。

OCR機能

文字入力を省きたい場合、GoogleドライブにあるOCR機能を使うと便利です。

OCR機能を簡単に説明すると、画像内にある文字を認識してテキスト化するものです。

方法としては、

画像内の文字を認識するOCR機能

1. スマートフォンで撮影、あるいはスキャナーで取り込んだ名刺画像（JPEG形式）を用意
2. Googleドライブにアップロード
3. Googleドキュメントを開くと画像にある文字がテキスト化される

といった流れで、名刺をデータ化できます。

名刺管理アプリでスキャンする

名刺管理アプリで名刺情報をスキャンしてデータ化する方法もあります。

スマートフォンやタブレットにインストールされているアプリを利用できるので、スキャナーを持ち歩く必要がありません。

また、SNS機能があるアプリであれば、オンライン上で名刺交換ができたり、登録している情報が自動で更新されたりなど非常に便利です。

しかし、一方で自分の異動や昇進を知られたくない人や名刺交換した相手とSNSでつながりたくない人もいます。

このような場合は、アプリの公開設定を変更することでつながりを制限できます。

公開設定の変更がめんどうな人は、SNS機能がもとから入っていないアプリを選ぶのがおすすめです。

名刺情報の自動更新は使えませんが、名刺情報を社内で一元管理したり、名刺管理を効率化したりなどは問題なく行えます。

データ入力代行に依頼する

名刺情報はデータ入力代行サービスを利用してデータ化することも可能です。

サービス内容は依頼する代行業者によって異なります。

基本的に名刺に記載されている氏名・会社名・住所・電話番号をデータ化してくれますが、中には手書きのメモや裏面の記載事項まで対応してくれる業者もあります。

データ入力代行で利用できる主なオプションは以下のとおりです。

データ入力代行におけるオプション

• 重複したデータの削除
• データ化した後、不要になる紙書類の廃棄
• DMの宛名ラベル印刷・DMの封入などの発送作業
• リストをもとにしたFAXDM送信
• リストをもとにしたメール配信
• 外国語対応
• 顧客名簿データ入力
• アンケートデータ入力
• 原稿データ入力
• Excelのデータ入力

データ入力代行のメリットは、自社スタッフが入力するより入力精度が高いこと、本業に人的リソースを集中できること、などが挙げられます。

また、オプションを利用することでさまざまな情報をデータ化できることや、データ化した名刺リストを使った情報発信までまかせられることも大きなメリットです。

名刺をデータ化した後のリストを有効活用

データ化した名刺リストは、さまざまなツールを使って有効活用できます。

この項目では、CRMツールとMA（マーケティングオートメーション）ツールを使う方法を紹介します。

メール配信システムで活用する

メール配信システムは、アップロードしたリストに対して一斉にメールを配信したり、属性と呼ばれる顧客情報により絞り込んだ対象に対して、限定的にメールを配信したりできる、メールマーケティングツールのひとつと言えます。

セグメント配信でピンポイントへのプロモーション

名刺データはメール配信システムの基礎情報になります。

メールアドレスを筆頭として、氏名・会社名・住所などの基礎情報に、商品の購入日、購入金額、購入頻度、自社サイトの訪問頻度、サイトの滞在時間といった顧客の情報を管理することが可能です。

情報が多ければ多いほどセグメントを細かくすることが可能なので、ピンポイントへのプロモーションが可能となります。

セグメント配信でメルマガ配信時間を最適化する

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ステップメールで段階的に購買意欲を引き上げ

ステップメール機能を使えば、顧客の購買意欲を段階的に引き上げることが可能になるため、顧客に対して効果的なプロモーションを行えます。

たとえば、リスト登録日を基点として1日後、7日後、14日後、28日後など、自動的に配信されるよう設定することが可能です。

また、誕生日などのように、1人ひとり異なる日時を基点としておけば、それぞれのタイミングに応じて配信されるため、相手から喜ばれるようなメールを自動化することもできます。

ステップメールとシナリオメールを上手く活用して効率的にメルマガを配信してみよう

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ビジネスメールで使える挨拶や例文

『そもそも名刺の役割とは？』でも解説したとおり、名刺交換はさまざまな場面で行われます。

この段落では、各シーンの名刺交換にマッチする挨拶文などを紹介します。

アポを取った・展示会などで出会った人への挨拶文

アポイントメントを取った顧客、展示会で会った顧客との名刺交換はお互い初見のため、簡単な挨拶文をメール配信すると、相手との関係性を深めることができます。

定型文はビジネスマンとして、しっかり把握しておかないと先方に失礼な対応となりかねません。

まずは、おさえておきたい挨拶文を覚えておくのをおすすめします。

ビジネスでも個人でも使える！例文で解説するメール挨拶文はこちら

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挨拶文の作成に慣れてきたら、各月の季節にちなんだ挨拶文を添えて送ると、文章に深みがでます。

寒い季節の挨拶メール文についてはこちら

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暑い季節の挨拶メール文についてはこちら

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人事異動などがあった場合の挨拶文

人事異動などが発生すると、担当が変更となります。

適切に対応しておくことで、相手との関係を途切れさせることなく、円滑に取り引きを続けることができるので、人事異動の挨拶はすみやかに実施するのをおすすめします。

異動に関するあいさつメールを、メール配信システムを使って一斉配信する方法についてはこちら

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長期休暇に入る前にも挨拶文は忘れずに

年末年始やGW、夏季休暇など、長期休暇に入る場合は、数日前にいつから休みになるかはメール配信で一斉配信してお知らせしましょう。

先方が連絡が取れると思い込み、実は休みだったとなると印象が悪くなるので、忘れずに伝えることをおすすめします。

挨拶文の例文についてはこちら

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仕事でミスがあった場合はすみやかに謝罪文を送る

万が一、仕事で失態をおかした場合や、全顧客に対して大きなミスをしてしまった場合は、すみやかに謝罪文を送るとともに、原因の追及などの事後報告のメールを送信することを忘れてはいけません。

謝罪メールの文章の書き方などについての解説や、例文の紹介についてはこちら

関連記事社内&社外向けの謝罪メールの書き方と謝罪メールへの返信の例文を解説【ビジネス編】

MAツールで活用する

MAツールはWebマーケティングを効率化・自動化できるツールです。

名刺データをMAツールで活用する場合、もっとも有効なのがメール配信です。

メール配信システム単体とは異なり、導入ハードルは高いですが、高い効果を期待できます。

名刺情報をデータ化していない場合、顧客にメールを配信するときにひとつひとつアドレスを手入力することになります。

時間もかかりますし、アドレスの入力間違いが起こる可能性もあります。

しかし、デジタルデータとしてMAツールで名刺情報を利用できれば、アドレスをクリックしてメール文を用意するだけでメールの配信が可能です。

名刺データを利用してメール配信を行ったときの主な効果は以下のとおりです。

• 定期的に顧客と接触することで購買意欲を育成できる（名刺交換後、見込み顧客育成目的の・メールを配信することで、顧客の見込み度合を上げる）
• メールに添付しているURLから自社サイトに訪問した顧客のアクセス解析ができる（滞在時間の長いページを見つけることで、顧客のニーズを把握できる）
• セグメント配信や予約配信機能を利用すれば、配信作業を大幅に効率化できる

配信するメールは、顧客のニーズに合った内容であることが原則です。

メール配信の効果測定で顧客の反応を確認し、PDCAを積極的にまわしていきましょう。

「コンビーズメールプラス」なら名刺のデータ化からメール配信まで一気通貫でまかせられる

コンビーズメールプラスは、1時間で100万通の配信が可能な高速メール配信システムです。

主な機能として、見込み顧客育成に有効なステップメール機能、特定の条件で絞り込んだグループにメールを送信できるセグメント配信、メールの開封率やクリック率を計測できる効果測定ツールなどがあります。

また、現代のメールマーケティングには欠かせないおしゃれなHTMLメールを作成できるHTMLメールエディタも利用可能です。

さらに、手間のかかる名刺情報のデジタルデータ化を代行する名刺入力代行サービスも行っています。

作成した名刺データの読者登録にも対応しており、これらのデータはCSVでインポートできます。

コンビーズメールプラスは、

の流れをすべてまかせられるサービスです。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

名刺のデジタルデータ化は手間のかかる作業です。手入力では時間がかかり過ぎますし、アプリやスキャナーを利用しても名刺交換のたびに毎回欠かさず行うのは大変です。

また、データ化できていない過去のたまった分の処理が残っていれば、その対応にも時間を取られます。

そして、ようやくデータ化が完了しても、リストを有効活用できずに眠らせておいては宝の持ち腐れです。

名刺のデータ化やその後の有効活用に悩んでいる人は、コンビーズメールプラスの名刺入力代行やメール配信サービスの無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

以上『名刺をデータ化し顧客管理やメルマガのメール配信に活用する方法とは？』について、ご紹介いたしました。