名刺をデータ化してメール配信！データ化は代行が便利

名刺情報をデータ化する方法を紹介

あらゆるものがデジタル化される昨今、名刺のデータ化も一般的になっています。名刺情報をデータ化しておけば、氏名や企業名などで検索できるだけでなく、社内で共有することも簡単です。また、メールアドレスをクリックするだけでメール送信ができるため、自社のメールマーケティングの効率化に繋がります。

この項目では、名刺をデータ化する方法を4つ紹介します。

手動入力

名刺をデータ化する方法として、もっともアナログな方法が手動入力です。オンライン上で管理できるスプレッドシートやPCにインストールされているExcelを使ってデータを保存します。

ExcelはPCにインストールされていれば無料で利用できますし、オンライン上のスプレッドシートも無料のサービスが多くリリースされています。オンライン上のスプレッドシートで代表的なサービスがGoogleスプレッドシートです。データの作成・編集・共有などが簡単で、無料で利用可能です。

手動入力は名刺を見ながら一枚一枚入力していくので、名刺交換した相手の印象や情報を入力できるメリットがあります。しかし、時間がかかり過ぎる、入力間違いや入力漏れが起こりやすいというデメリットもあります。

名刺スキャナーで取り込む

名刺はスキャナーでスキャンしてデータ化する方法もあります。名刺スキャナーには据え置きタイプとモバイルタイプの2種類があり、処理の速いスキャナーであれば3秒ほどで読み取りと登録が完了します。

製品によっては、色、サイズ、片面スキャンか両面スキャンか、などを自動で判別してくれるので非常に便利です。

毎日多くの名刺をもらう営業マンは、モバイルタイプの名刺スキャナーを携帯しておくと出先ですぐにデータ化できるのでおすすめです。データ化した情報は、CSVやExcelで出力できたり、データベースに自動登録したりできるので管理も楽です。

費用については、無料で利用できるサービスもありますが、大半はスキャナーのレンタル代やソフト代がかかります。また、名刺スキャナーは名刺の形が規格外だったり、名刺の材質が特殊だったりするときは情報を読み取れないことがあります。

名刺管理アプリでスキャンする

名刺管理アプリで名刺情報をスキャンしてデータ化する方法もあります。スマートフォンやタブレットにインストールされているアプリを利用できるので、スキャナーを持ち歩く必要がありません。

また、SNS機能があるアプリであれば、オンライン上で名刺交換ができたり、登録している情報が自動で更新されたりなど非常に便利です。

しかし、一方で自分の異動や昇進を知られたくない人や名刺交換した相手とSNSでつながりたくない人もいます。このような場合は、アプリの公開設定を変更することでつながりを制限できます。

公開設定の変更がめんどうな人は、SNS機能がもとから入っていないアプリを選ぶのがおすすめです。名刺情報の自動更新は使えませんが、名刺情報を社内で一元管理したり、名刺管理を効率化したりなどは問題なく行えます。

データ入力代行に依頼する

名刺情報はデータ入力代行サービスを利用してデータ化することも可能です。サービス内容は依頼する代行業者によって異なります。基本的に名刺に記載されている氏名・会社名・住所・電話番号をデータ化してくれますが、中には手書きのメモや裏面の記載事項まで対応してくれる業者もあります。

データ入力代行で利用できる主なオプションは以下のとおりです。

• 重複したデータがあれば必要に応じて削除してくれる
• データ化した後、不要になる紙書類の廃棄
• DMの宛名ラベル印刷・DMの封入などの発送作業
• リストをもとにしたFAXDM送信
• リストをもとにしたメール配信
• 外国語対応
• 顧客名簿データ入力
• アンケートデータ入力
• 原稿データ入力
• Excelのデータ入力

データ入力代行のメリットは、自社スタッフが入力するより入力精度が高いこと、本業に人的リソースを集中できること、などが挙げられます。また、オプションを利用することでさまざまな情報をデータ化できることや、データ化した名刺リストを使った情報発信までまかせられることも大きなメリットです。

データ化したリストを有効活用する方法とは

データ化した名刺リストは、さまざまなツールを使って有効活用できます。

この項目では、CRMツールとMA（マーケティングオートメーション）ツールを使う方法を紹介します。

メール配信システムで活用する

メール配信システムは、アップロードしたリストに対して一斉にメールを配信したり、属性と呼ばれる顧客情報により絞り込んだ対象に対して、限定的にメールを配信したりできる、メールマーケティングツールのひとつと言えます。

名刺データはメール配信システムの基礎情報になります。メールアドレスを筆頭として、氏名・会社名・住所などの基礎情報に商品の購買日、購入金額、購買頻度、自社サイトの訪問頻度、サイトの滞在時間といった顧客の情報を登録することが可能です。情報が多ければ多いほどセグメントを細かくすることが可能なので、ピンポイントへのプロモーションが可能となります。

また、ステップメール機能を使えば、顧客の購買意欲を段階的に引き上げることが可能になるため、顧客に対して効果的なプロモーションを行えます。たとえば、リスト登録日を基点として1日後、7日後、14日後、28日後など、自動的に配信されるよう設定することが可能です。また、誕生日などのように、1人ひとり異なる日時を基点としておけば、それぞれのタイミングに応じて配信されるため、相手から喜ばれるようなメールを自動化することもできます。

MAツールで活用する

MAツールはWebマーケティングを効率化・自動化できるツールです。名刺データをMAツールで活用する場合、もっとも有効なのがメール配信です。メール配信システム単体とは異なり、導入ハードルは高いですが、高い効果を期待できます。

名刺情報をデータ化していない場合、顧客にメールを配信するときにひとつひとつアドレスを手入力することになります。時間もかかりますし、アドレスの入力間違いが起こる可能性もあります。しかし、デジタルデータとしてMAツールで名刺情報を利用できれば、アドレスをクリックしてメール文を用意するだけでメールの配信が可能です。

名刺データを利用してメール配信を行ったときの主な効果は以下のとおりです。

• 定期的に顧客と接触することで購買意欲を育成できる（名刺交換後、見込み顧客育成目的のメールを配信することで、顧客の見込み度合を上げる）
• メールに添付しているURLから自社サイトに訪問した顧客のアクセス解析ができる（滞在時間の長いページを見つけることで、顧客のニーズを把握できる）
• セグメント配信や予約配信機能を利用すれば、配信作業を大幅に効率化できる

配信するメールは、顧客のニーズに合った内容であることが原則です。メール配信の効果測定で顧客の反応を確認し、PDCAを積極的にまわしていきましょう。

「コンビーズメールプラス」なら名刺のデータ化からメール配信まで一気通貫でまかせられる

コンビーズメールプラスは、1時間で100万通の配信が可能な高速メール配信システムです。主な機能として、見込み顧客育成に有効なステップメール機能、特定の条件で絞り込んだグループにメールを送信できるセグメント配信、メールの開封率やクリック率を計測できる効果測定ツールなどがあります。

また、現代のメールマーケティングには欠かせないおしゃれなHTMLメールを作成できるHTMLメールエディタも利用可能です。

さらに、手間のかかる名刺情報のデジタルデータ化を請け負う名刺入力代行サービスも行っています。作成した名刺データの読者登録にも対応しており、これらのデータはCSVでインポートできます。

コンビーズメールプラスは、「名刺をリストデータ化→リストを利用したメール配信→メールマーケティングの効果測定」の流れをすべてまかせられるサービスです。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか？

名刺のデジタルデータ化は手間のかかる作業です。手入力では時間がかかり過ぎますし、アプリやスキャナーを利用しても名刺交換のたびに毎回欠かさず行うのは大変です。

また、データ化できていない過去のたまった分の処理が残っていれば、その対応にも時間を取られます。そして、ようやくデータ化が完了しても、リストを有効活用できずに眠らせておいては宝の持ち腐れです。

名刺のデータ化やその後の有効活用に悩んでいる人は、コンビーズメールプラスの名刺入力代行やメール配信サービスの無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

以上、名刺情報のデータ化と活用法について、ご紹介いたしました。