メール配信システムの導入メリットと注意点

メール配信システムの導入は、サイト運営におけるマーケティング戦略の効率化に関して大きな効果を発揮することが知られています。

この記事ではメール配信システム導入の必要性やメリットをご紹介するとともに、実際の導入時にメール配信システムを選ぶポイントについて解説していこうと思います。

現在、メール配信システムの導入を検討しているという方はぜひ参考にしてみてください。

メール配信システムの導入メリットと注意点

メール配信システムとはなにか

メール配信システムとは、その名のとおりメール配信するシステムのことです。

ビジネスシーンではメールを送受信するためにMicrosoft Office Outlookをメインツールとしている人も多いと思います。
しかしこれはあくまでも個対個のやり取りで使用されるものであり、数千単位のユーザーに対するメール送信のツールとしては不向きです。

自社の商品やサービスの告知、メルマガなどのメールマーケティングに関していえば、送信相手はリストの数だけいることになりますが、そのすべてに対し手動のメール送信で対応するというのは現実的ではありません。

メール配信システムとは、多くのユーザーに対し、より正確により効率よくメールを配信するためのシステムということができます。

メール配信システムの導入メリット

結論からいうと、メール配信システムの導入メリットはメール配信の効率化や自動化を進めることで、手間をかけずにより大きな効果が得られることです。

まずはメール配信システム導入によってできることや、得られる効果ついてみていくことにしましょう。

配信の正確性向上とターゲティング

メール配信ではエラーが発生することがあります。
たとえばリストのアドレスが間違っていた場合や、担当者が手動でアドレス入力を何百件も行えばミスが起きるのは当然です。

メルマガなど多くのユーザーに情報を届けたい場合、より多く、より正確にメールを配信することが求められます。

メール配信システムを導入することにより、より多くのメール配信を正確に行うことができるようになります。

また、ユーザーをセグメントごとに最適化されたメール配信する場合にも、より細やかで正確なターゲティングを行うことができます。

メール配信システムの導入には、人間では不可能な物量を処理するとともに非常に高い正確性を維持できることから、最大限の効果が得られるというメリットがあるのです。

マーケティングの最適化と効率化

メール配信システムは、開封率やクリック率の分析といったメールマーケティングに関しても大きな効果を発揮します。

このことから、配信されたメールの効果測定を効率的に行うことができるため、改善や新たなニーズの掘り起こしにもつなげることができます。

メール配信に関わる情報の集積や分析については、システム化されていることが大きなアドバンテージになります。

セキュリティーの担保

顧客情報管理などのセキュリティー面の観点からも、メール配信システムは大きな効果を発揮します。

よくあるCCなどでのメール誤送信によって起きる情報漏えいなど、人間が手動で行う限り避けることのできないリスクについても、システムの導入によって限りなくゼロに近づけることができます。

メール配信システムには外部からのサイバー攻撃を想定したものもあり、標準的なセキュリティー性能も一般的に高くなっています。

顧客情報の取り扱いに敏感な昨今、メール配信でとりあつかう大量の個人情報については、万全のセキュリティー対策が必要です。

メール配信システムを導入する際のポイントと選び方

いざ導入となったとき、何を基準にメール配信システムを選ぶべきかはだれもが迷うものです。

メール配信システムの導入によってより大きな成果を得るためには、どのようなシステムが必要なのかをしっかりと吟味しましょう。

確認するポイントは

  • コストパフォーマンス
  • セキュリティー性能
  • オプション機能
  • 料金体系

などですが、もちろんすべてにおいてパーフェクトなシステムというのはなかなか存在しません。

どこを妥協すべきか、何を重視するのか、しっかりと考える必要があります。

クラウド型とオンプレミス型

メール配信システムを選ぶうえで大きなポイントとなるのがサーバーの所在です。
メール配信にはそのベースとなるサーバーが必要ですが、クラウド型オンプレミス型の二つのタイプが存在します。

クラウド型

メール配信を行うためのサーバーが配信システムの提供側、すなわちクラウド上で利用するのがクラウド型です。

クラウド型では他にも同じサービスを利用するユーザーが多数存在するため、個々のユーザーが負担する費用は軽減されるというメリットがあります。
ただしその「共有性」のため、既存のシステムとは違った独自のカスタマイズをしたいといったケースへの対応は限定されてしまいます。

オンプレミス型

オンプレミス型はサーバーそのものをユーザー保有、管理するという形態です。

当然、サーバーそのものを占有することで高い導入コストが発生しますが、ユーザー独自のカスタマイズをきめ細かく行うことができるため、より高度で複雑な配信システムを構築できます。

オンプレミス型は大手金融機関などでも採用されていることからもわかるように、独立したサーバーを所有する点からセキュリティー性能が非常に高く保たれます。
個人情報の取り扱いについて、セキュリティーの高さが担保されることもひとつのメリットといえるでしょう。

安全性とサポートの充実度

メール配信システムでは、個人情報の管理が非常に重要です。導入を検討する場合、とかくサービスそのものに目がいってしまうものですが、セキュリティーに関しても注意が必要です。

特にクラウド型の外部サーバーを利用する場合、ユーザーの顧客情報にシステムの提供元がアクセスできるという点は注意が必要です。

同様に、どれだけ個々のユーザーのリクエストに応えられるかというサポートの充実度もポイントの一つになります。
これもクラウド型では「既存のシステムにユーザーが合わせる」という基本姿勢がありますから、より手厚いサポートを提供してくれるところを選びましょう。

メール配信数の制限を確認する

メール配信システム導入は、そもそも大量のメール配信が前提に検討されるわけですが、それでもサーバーの規模やシステムによって一度に配信できる数量には制限があります。

配信制限はそのままコストに直結することが多いため、まずは自分が配信する数量をカバーできうるシステムかどうかを確認しましょう。

既存システムとの相性はどうか

メール配信システムを導入する場合、多くのユーザーはすでになんらかのシステムを利用しているケースが多いことでしょう。

メーリングリストやマーケティングの方法によっては、導入した配信システムと相性が悪いということも考えられます。

相互間性とまではいかなくとも、既存システムとのマッチングを考慮するのも選び方のポイントではないでしょうか。

マーケティングの最適化(効率化)を進める要素

メール配信システムには、より効率の良いマーケティングを実践できるという特徴があります。

具体的には開封率やクリック率の分析といったことからメール配信のタイミングやターゲティング、セグメンテーションといったものです。

選ぼうとしているシステムはどういったマーケティングの最適化を実現できるのかという点は、やはり大きなポイントとなってきます。

まとめ

導入によって得られる効果は選ぶ配信システムによって変わってきます。

自分はシステム導入によってなにが得たいのかを精査し、単なる効率化なら既存システムに最も近いタイプを選ぶのも良いでしょう。

これからのマーケティングは、手動ではとても扱いきれない物量のデータを正確かつ迅速、そして効率的に処理していくことが求められます。

人がみずからするべきことと機械(システム)がすべきことを見極め、限られた時間とコストを投じてどれだけ大きな成果をあげられるかということを考えた場合、メール配信システム導入は必要不可欠なものであるといえるでしょう。

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