2022年01月11日
不動産管理会社では、物件オーナーから預かった賃貸物件の管理やメンテナンスを行い、住居環境の保全に努めているかと思います。
そのなかでも、管理側と入居者が密な関係を保つ必要があるのは「マンション管理」ではないでしょうか?
例えば、マンション管理をしていて、住むうえでのルールや巡回清掃といったメンテナンスなどの情報を、円滑に入居者へ連絡したいと思ったことはありませんか?
そのほかでは、個別での設備修理やクレーム対応もスムーズに行いたいと考えたことはありませんか?
そこで役立つのがメール配信システムです。
当社提供のメール配信システムであるCombz Mail PLUS(コンビーズメールプラス)を使うことで、素早く入居者に情報を届けることができます。
不動産仲介会社編に関しては、下記リンクからご参照ください。
顧客をメルマガ読者としてつなぎとめる方法についてはこちら
目次
当社が提供するメール配信システムのコンビーズメールプラスとは、独自に開発した経路探索型アルゴリズムにより、高速ながら多量のメール配信ができるものです。メール配信システムを使うことで、受け取る側に適切な情報を送ることができます。
ここでは、メール配信システムのコンビーズメールプラスでできる4つの配信方法を説明します。
一斉配信は文字通り、メール配信に登録されているすべての方に配信するものです。
特定の顧客に対して適切な情報を送りたい場合、セグメント配信が可能にしてくれます。顧客がメール配信の登録を行う際、氏名やメールアドレスだけでなく、顧客の年齢、性別、住まいなどといった属性を前もって収集します。属性を基準に、一定の条件に絞り込んだグループを作成して、そのグループにマッチした情報を送ることができます。
セグメント配信についてはこちら
一契約で、本部用のアカウント(親)、店舗用のアカウント(子)といったような、親子関係のアカウントをつくることができます。
例えば、子アカウント(店舗用)を自社の営業マン1人ひとりに与え、自身の顧客に対するプロモーションを行い、親アカウント(本部用)からは、全社のキャンペーンなどのメール配信を行うといった使い方ができます。
各店舗から商品・サービスの情報を発信できる、「複数アカウント管理機能」についてはこちら
ステップメールとは、事前に用意した文章などを、特定の期間中にメール配信する方法です。
例として、情報量が多い内容を3つに分けて、メール配信したいと思ったとします。ステップメールは段階を踏んでメール内容が送れるので、1日1回のメール配信したとすれば、3日間ですべての内容を伝えることができます。
メール配信の効果最大化が実現することについてはこちら
この段落では、上段で紹介した配信方法をもとに具体例を解説します。今回は分かりやすく説明するために、マンション管理をメインに話します。
一斉配信の場合は、メール配信に登録済みの顧客すべてに配信されるので、管理している各マンションの入居者に対して、個々に定められたルールなどをメール配信するのであれば、「セグメント配信」か「複数店舗アカウント管理」のどちらかが有効に働きます。
物件を成約した顧客を対象とした、住宅購入支援金抽選キャンペーンを実施しているとします。キャンペーンの詳細な情報を一斉配信すると、物件購入したくなるきっかけを与えることができます。
マンションの場合、住居環境を保つためにベランダの使い方やゴミ出しルールのほか、共用部を使ううえでのルールを設けているかと思います。
エントランスなどに設置されている掲示板では、全員に周知できているか不透明な部分があります。そこでセグメント配信を使い、管理している各マンションごとのグループを作成します。そして作った各グループに対して、各マンションごとのルール内容をメール配信することで、ほぼ全員に伝えることができます。
駐車場に空きが出た場合、利用したいと思っている入居者に対し、メール配信で知らせするのも有効です。
方法としては
といった感じで、募集人数にマッチした配信方法を選択すると良いでしょう。
定期的にメール配信することで、駐車場の空き、満車の連絡を円滑に回すことができます。
各マンションの環境を保全するためには、定期的な清掃や浄化槽の洗浄などが必要です。メンテナンスが決まった日があれば、例えば1カ月前くらいにセグメント配信でメールを送ることで、周知することができます。
マンション管理していると、個別の対応も必要となります。
主に2つの個別対応が必要ではないでしょうか?
事前に「個別対応が必要な場合」といった内容のメール配信を行い、そのメールの本文の中に問い合わせ専用のメールアドレスを加えておくことで、入居者は記載されていた連絡先に問い合わせしやすくなります。
主にメールのやり取りで、マンションに関するルールなどを情報発信していることを、新しく入居した方のために伝えたい場合、ステップメールで一つずつ知らせることができます。
入居者がメール配信にメールアドレスを登録した後に、自動でメール配信されるように設定しておきます。
ステップメールで1日1回、段階を踏んで伝える場合ー
といった感じで、少しずつ入居者に教えることができるだけでなく、文章内に明確な問い合わせ方法などを明記しておけば、いつでも入居者は問い合わせすることができるようになります。
今回の記事はいかがでしたでしょうか?
当社提供のメール配信システムのコンビーズメールプラスを使うことで、入居者へマンション管理に関する情報を的確に届けることができます。
不測の事態のときに、どのようにすれば不動産管理会社が対応してくれるかが前もって分かっていれば、入居者も安心して暮らせるはずです。
以上、『入居者へマンションに関するルールをメール配信【不動産管理会社編』でした。
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