マンションの入居者への連絡をメール配信を活用する【不動産管理会社編】

2022年01月11日

マンションの入居者への連絡をメール配信を活用する【不動産管理会社編】

不動産管理会社では、物件オーナーから預かった賃貸物件の管理やメンテナンスを行い、住居環境の保全に努めているかと思います。

そのなかでも、管理側と入居者が密な関係を保つ必要があるのは「マンション管理」ではないでしょうか?

例えば、マンション管理をしていて、住むうえでのルールや巡回清掃といったメンテナンスなどの情報を、円滑に入居者へ連絡したいと思ったことはありませんか?
そのほかでは、個別での設備修理やクレーム対応もスムーズに行いたいと考えたことはありませんか?

そこで役立つのがメール配信システムです。

当社提供のメール配信システムであるCombz Mail PLUS(コンビーズメールプラス)を使うことで、素早く入居者に情報を届けることができます。

不動産仲介会社編に関しては、下記リンクからご参照ください。

メール配信で関係性を深める【不動産仲介会社編:賃貸物件編】

    目次

  1. 1メール配信を導入しよう
  2. 1.1配信方法について
  3. 2具体例をマンション管理で解説
  4. 2.1主に2つの配信方法が有効に働く
  5. 2.2駐車場の空き情報を配信
  6. 2.3メンテナンス情報
  7. 2.4修理やクレーム対応
  8. 2.5入居後に伝えたいこと
  9. 3まとめ

メール配信を導入しよう

メール配信を導入しよう

当社が提供するメール配信システムのコンビーズメールプラスとは、独自に開発した経路探索型アルゴリズムにより、高速ながら多量のメール配信ができるものです。メール配信システムを使うことで、受け取る側に適切な情報を送ることができます。

配信方法について

ここでは、メール配信システムのコンビーズメールプラスでできる4つの配信方法を説明します。

一斉配信

一斉配信は文字通り、メール配信に登録されているすべての方に配信するものです。

セグメント配信

特定の顧客に対して適切な情報を送りたい場合、セグメント配信が可能にしてくれます。顧客がメール配信の登録を行う際、氏名やメールアドレスだけでなく、顧客の年齢、性別、住まいなどといった属性を前もって収集します。属性を基準に、一定の条件に絞り込んだグループを作成して、そのグループにマッチした情報を送ることができます。

メール配信をする際、便利なセグメント配信とは

複数店舗アカウント管理機能

一契約で、本部用のアカウント(親)、店舗用のアカウント(子)といったような、親子関係のアカウントをつくることができます。

例えば、子アカウント(店舗用)を自社の営業マン1人ひとりに与え、自身の顧客に対するプロモーションを行い、親アカウント(本部用)からは、全社のキャンペーンなどのメール配信を行うといった使い方ができます。

複数店舗で効率よくお店の情報を配信する方法!

ステップメール

ステップメールとは、事前に用意した文章などを、特定の期間中にメール配信する方法です。

例として、情報量が多い内容を3つに分けて、メール配信したいと思ったとします。ステップメールは段階を踏んでメール内容が送れるので、1日1回のメール配信したとすれば、3日間ですべての内容を伝えることができます。

【メルマガ運用者必見】ステップメール活用例を解説‼

具体例をマンション管理で解説

この段落では、上段で紹介した配信方法をもとに具体例を解説します。今回は分かりやすく説明するために、マンション管理をメインに話します。

主に2つの配信方法が有効に働く

一斉配信の場合は、メール配信に登録済みの顧客すべてに配信されるので、管理している各マンションの入居者に対して、個々に定められたルールなどをメール配信するのであれば、「セグメント配信」「複数店舗アカウント管理」のどちらかが有効に働きます。

キャンペーンの紹介

物件を成約した顧客を対象とした、住宅購入支援金抽選キャンペーンを実施しているとします。キャンペーンの詳細な情報を一斉配信すると、物件購入したくなるきっかけを与えることができます。

マンション入居後のルール

マンションの場合、住居環境を保つためにベランダの使い方やゴミ出しルールのほか、共用部を使ううえでのルールを設けているかと思います。

エントランスなどに設置されている掲示板では、全員に周知できているか不透明な部分があります。そこでセグメント配信を使い、管理している各マンションごとのグループを作成します。そして作った各グループに対して、各マンションごとのルール内容をメール配信することで、ほぼ全員に伝えることができます。

駐車場の空き情報を配信

駐車場に空きが出た場合、利用したいと思っている入居者に対し、メール配信で知らせするのも有効です。

方法としては

  • セグメント配信で利用したいと考えている入居者のみ送る
  • 店舗用アカウントで数人の入居者に直接提案する

といった感じで、募集人数にマッチした配信方法を選択すると良いでしょう。

定期的にメール配信することで、駐車場の空き、満車の連絡を円滑に回すことができます。

メンテナンス情報

各マンションの環境を保全するためには、定期的な清掃や浄化槽の洗浄などが必要です。メンテナンスが決まった日があれば、例えば1カ月前くらいにセグメント配信でメールを送ることで、周知することができます。

修理やクレーム対応

マンション管理していると、個別の対応も必要となります。

主に2つの個別対応が必要ではないでしょうか?

  • 室内の設備が故障した際の修理のやり取り
  • 近隣トラブルなどがあった場合のクレーム対応

事前に「個別対応が必要な場合」といった内容のメール配信を行い、そのメールの本文の中に問い合わせ専用のメールアドレスを加えておくことで、入居者は記載されていた連絡先に問い合わせしやすくなります。

入居後に伝えたいこと

主にメールのやり取りで、マンションに関するルールなどを情報発信していることを、新しく入居した方のために伝えたい場合、ステップメールで一つずつ知らせることができます。

入居者がメール配信にメールアドレスを登録した後に、自動でメール配信されるように設定しておきます。

ステップメールで1日1回、段階を踏んで伝える場合ー

  • 室内の設備が故障した際の修理のやり取り
  • 近隣トラブルなどがあった場合のクレーム対応
  • 1日目=入居者へのあいさつ
  • 2日目=マンション内でのルール説明
  • 3日目=メンテナンス情報について
  • 4日目=クレーム対応や修理対応について
  • 5日目=退去について

といった感じで、少しずつ入居者に教えることができるだけでなく、文章内に明確な問い合わせ方法などを明記しておけば、いつでも入居者は問い合わせすることができるようになります。

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか?

当社提供のメール配信システムのコンビーズメールプラスを使うことで、入居者へマンション管理に関する情報を的確に届けることができます。

不測の事態のときに、どのようにすれば不動産管理会社が対応してくれるかが前もって分かっていれば、入居者も安心して暮らせるはずです。

以上、『入居者へマンションに関するルールをメール配信【不動産管理会社編』でした。

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