賃貸物件の入居者への連絡はメール配信!【不動産管理会社編】

2022年11月29日

賃貸物件の入居者への連絡はメール配信!【不動産管理会社編】

不動産管理会社では、物件オーナーから預かった賃貸物件の管理やメンテナンスを行い、住居環境の維持・改善に尽力されているかと思います。

そんななか賃貸物件を管理していて、入居者に住む際のルールや定期的なメンテナンスなどの情報は、掲示板やポストへの配布等で実施していることが多いのではないでしょうか。

誰でも目に入り、確実にお知らせできていることが目で見てわかることはメリットですが、手間やコストがかかるのも事実です。

もっと低コストで、なおかつスムーズに連絡できるツールが欲しいと思ったことはありませんか?

そこで役立つのが、メール配信システムです。

今回は『賃貸物件の入居者への連絡はメール配信!【不動産管理会社編】』と題して、主に賃貸マンションを例にメール配信の方法を紹介します。

    目次

  1. 1入居者への連絡にメール配信システム
  2. 1.1メール配信を導入しよう
  3. 1.2メール配信システムで連絡するメリット
  4. 1.2.1メリット① コミュニケーションがはかりやすい
  5. 1.2.2メリット② 過去の連絡がさかのぼりやすい
  6. 1.2.3メリット③ 閲覧件数は開封率でチェックできる
  7. 1.2.4メリット④ 賃貸物件ごとに連絡が分けられる
  8. 1.2.5メリット⑤ コストをおさえることができる
  9. 1.3少なからずデメリットはある
  10. 2まずはメール配信の使い方を解説
  11. 2.1あらゆる配信方法が不動産管理会社をサポート
  12. 2.1.1一斉配信:ゴミ出しのルールの周知などに最適
  13. 2.1.2セグメント配信: 定期点検などのお知らせに最適
  14. 2.1.3サブアカウント管理:大規模なマンションを複数管理するのに便利
  15. 2.1.4ステップメール:入居直後のサポートに便利
  16. 3不動産管理会社が賃貸入居者にメールする方法
  17. 3.1メール配信する前に注意すること
  18. 3.1.1内容は簡潔にわかりやすく
  19. 3.1.2必読の場合は件名を目立たせる
  20. 3.1.3返信を求める際も目立たせる
  21. 3.4メール配信方法をうまく使い分ける
  22. 3.4.1賃貸マンション入居後のルール
  23. 3.4.2駐車場の空き情報を配信
  24. 3.4.3メンテナンス情報
  25. 3.4.4修理やクレーム対応
  26. 3.4.5入居後に伝えたいこと
  27. 4【番外編】さまざまな挨拶方法を紹介
  28. 4.1長期休暇の挨拶メールを行う
  29. 4.2クレーム対応でメール配信する場合
  30. 5まとめ

入居者への連絡にメール配信システム

不動産管理会社を行っていると、大切になってくるのは住居環境の維持・改善などの管理業務かと思います。

住居環境を保つためには、住む際のルール、巡回清掃や設備修理といったメンテナンス、クレーム対応などを、入居者に対してスムーズに連絡したり対応しなければいけません。

特に賃貸マンション管理となると部屋数も多く、より円滑さが求められる可能性があります。

現在では、入居者への情報発信、連絡手段として独自にアプリを開発したり、SNSなどを利用している不動産管理会社も多くいるかと思います。

ただ、アプリ関係となると入居者にダウンロードをお願いしないといけません。

大した作業ではありませんが、入居者にひと手間かけてしまいます。

そこでオススメしたいツールが、メール配信システムです。

メール配信を導入しよう

メール配信を導入しよう

メール配信システムであれば、入居者はメールアドレスの提示だけで済みます。

さらにひとつの契約だけで、管理している賃貸物件ごとにサブアカウントを作れるツールもあるので、入居者の個人情報を管理しやすくなります。

ここでは、メール配信システムによって入居者への情報発信を行うことで得られる、メリットやデメリットについて解説します。

メール配信システムで連絡するメリット

メール配信システムによって入居者への情報発信を行うことで得られる、メリットについて解説します。

  • 案内がスムーズコミュニケーションがはかりやすい
  • 履歴を確認できる過去の連絡がさかのぼりやすい
  • 開封状況の確認閲覧件数は開封率でチェックできる
  • 属性管理ができる賃貸物件ごとに連絡が分けられる
  • コストを抑えれるコストをおさえることができる

メリット① コミュニケーションがはかりやすい

メール配信システムを使うと、入居者に対して住む際のルール、定期的なメンテナンスの案内をスムーズにメール配信することができます。

問い合わせ用のメールアドレスを本文内に記入しておくことで、入居者も不動産管理会社へ返信のメールなどを送ることができます。

返信用のメールアドレスを添えておくことで、一方的な情報発信だけでなく、入居者からの問い合わせなどを拾うことができるので、コミュニケーションツールのひとつとしても使用できます。

メリット② 過去の連絡がさかのぼりやすい

アプリの場合だと、入居者がアプリ内にメールアドレスを登録しておけば、問い合わせ内容の控えがメーラー(OutlookやGmail、携帯キャリアなど)に届きはしますが、一度アプリにログインし、問い合わせ用の入力フォームを探して、と手間が多いです。

SNSの場合は、リアルタイムでのやり取りには有効ですが、連続的にコメントを入力しあうため、過去の内容をさかのぼったとき、1つのQ&Aの区切りがわかりにくいことに加え、見つけにくさが目立ちます。

メールで連絡しあうことの利点としては、やり取りを残すことができることです。

また、メーラーだと、過去にどんなやり取りをしたかをさかのぼりやすく、入居者にとっても同じ問い合わせをせずに済みます。

メール配信システムの発信側も

「 最近の配信状況(予約/履歴) 」

で、いつ、どの賃貸物件に、どんな情報をメール配信したかの確認ができます。

メリット③ 閲覧件数は開封率でチェックできる

定期的に知らせる必要がある情報などを、入居者にメール配信した後、何世帯の入居者が閲覧したかなどを、開封率で確認することができます。

もちろん、誰が開封したかの特定も可能です。

これにより、情報がちゃんと周知されているかを確認することができ、周知漏れを防ぐことができます。

メリット④ 賃貸物件ごとに連絡が分けられる

セグメント配信(のちに詳しい説明があります)を使うことで、管理している賃貸物件ごとに

属性(住所、マンション名など)を振り分ける

ことができます。

これにより1アカウントで、各賃貸物件ごとの情報をメール配信することができるので、管理がとても楽になります。

メリット⑤ コストをおさえることができる

巡回清掃や設備の点検など、定期的にメンテナンスを実施する場合、ポスティングでの告知が多いかと思います。

定期的なメンテナンスがいつ行われるかをメール配信することで、入居者の認知度が高まるだけでなく、ペーパーレス化が可能となるため、コストをおさえることができます。

チラシとメール配信システムのコストに関する比較は、以下の記事で紹介しています。

【スーパーマーケット向け】販促にメルマガを使うとコスト削減になる!

業務上の提案ではありますが、参考例としてペーパーレス化に関する記事も合わせてご覧ください。

脱ハンコ、ペーパーレス化をするならメール配信

少なからずデメリットはある

メール配信システムを使って入居者に情報発信することは、上記のようなメリットが得られる反面、少なからずデメリットは存在します。

一番のデメリットは迷惑メール扱いとなり、迷惑フォルダに振り分けられる可能性があることです。

ただ、当社のコンビーズメールプラスは、迷惑メールに振り分けられにくい認証技術を導入しているため、リスクを低減することができます。

メルマガが迷惑メールにならない方法-SPFやDKIM認証とは?

まずはメール配信の使い方を解説

当社が提供するメール配信システムのコンビーズメールプラスは、独自に開発した経路探索型アルゴリズムにより、高速ながら多量のメール配信ができるものです。

メール配信システムを使うことで、受け取る側に適切な情報を送ることができます。

あらゆる配信方法が不動産管理会社をサポート

コンビーズメールプラスではさまざまなメール配信方法で、不動産管理会社の連絡業務をサポートすることができます。

ここでは、メール配信システムのコンビーズメールプラスでできる4つの配信方法を説明します。

これにより、賃貸物件の入居者にスムーズに、情報を提供することが可能になります。

一斉配信:ゴミ出しのルールの周知などに最適

一斉配信は文字通り、メール配信システム内に登録されているすべての配信先に対して配信するものです。

ゴミ出しのルールや共用部の使い方についての周知、騒音の苦情などがあった際に全体に周知したいときに使いやすい配信方法です。

特徴・機能

セグメント配信: 定期点検などのお知らせに最適

特定の顧客に対して適切な情報を送りたい場合、セグメント配信が可能にしてくれます。

顧客がメール配信の登録を行う際、氏名やメールアドレスだけでなく、顧客の年齢、性別、住まいなどといった属性を前もって収集します。

属性を基準に、一定の条件に絞り込んだグループを作成して、そのグループにマッチした情報を送ることができます。

ガスや排水管の点検のように、階数によって日程が異なる情報の周知など、配信を分けたいときに便利な配信方法です。

セグメント配信でメルマガの開封率・クリック率を改善!一斉配信との使い分けも

サブアカウント管理:大規模なマンションを複数管理するのに便利

>一契約で、本部用のアカウント(親)、店舗用のアカウント(子)といったような、親子関係のアカウントをつくることができます。

例えば、不動産の営業で使うときには、サブアカウント(店舗用)を自社の営業マン1人ひとりに与え、自身の顧客に対するプロモーションを行い、親アカウント(本部用)からは、全社のキャンペーンなどのメール配信を行うといった使い方ができます。

不動産管理業務上では、タワーマンションをいくつも管理することがあると思います。

このようなときには、建物ごとにアカウントを分けてしまうと便利です。

比較的自由度の高い機能なので、管理業務担当者ごとにアカウントを割り振ってもよさそうです。

【多店舗経営者必見】1契約で複数の店舗からのメール配信を管理する方法

ステップメール:入居直後のサポートに便利

ステップメールとは、事前に用意した文章などを、特定の日付を起点として、自動的にメール配信する方法です。

例として、情報量が多い内容を3つに分けて、メール配信したいと思ったとします。

ステップメールは段階を踏んでメールを自動配信するので、1日1回のメール配信したとすれば、3日間ですべての内容を伝えることができます。

ステップメールは、特定の日付を起点にして自動的にメールを配信することができるという利点があります。

入居者の入居日を起点として、7日間毎日住まいに関する注意点やルールについて配信していくという使い方が便利です。

【メルマガ運用者必見】ステップメール活用例を解説‼

不動産管理会社が賃貸入居者にメールする方法

この段落では、不動産管理会社が賃貸物件の入居者に対してできる、メール配信方法について解説します。

『あらゆる配信方法が不動産管理会社をサポート』で紹介した機能をもとに、わかりやすくするため賃貸マンション管理を想定した具体例を掲載しています。

メール配信する前に注意すること

メール配信を実施する前に、改めて文章の書き方などで注意すべきことを、おさらいしましょう。

内容は簡潔にわかりやすく

メール配信システムを使って、入居者に向けて必要な情報を発信する際に注意すべきことは、できるだけ簡潔な内容で伝えることです。

住む際のルールや定期的なメンテナンスの案内の場合は、業務連絡的に簡単な内容で知らせましょう。

入居者にとって「お得情報」というわけではないので、あまり長文になりすぎると億劫(おっくう)になって、ちゃんと読んでくれない可能性があります。

必読の場合は件名を目立たせる

件名(タイトル)への工夫も必要です。

必ず読んでほしい重要な内容であれば、タイトルを目立たせる必要があります。

集客向けの記事ではありますが、タイトルへの工夫の参考例にご覧ください。

返信を求める際も目立たせる

賃貸物件の入居者に対して、不動産管理会社側が返信を求める場合は、必ず返信してほしいことを明記しておきましょう。

タイトル、本文に関わらず、「返信してほしい」ことがわかるように目立つ書き方をするのをおすすめします。

【サンプル付き】開封率を上げるメルマガのタイトル(件名)の書き方

メール配信方法をうまく使い分ける

一斉配信の場合は、メール配信に登録済みの入居者すべてに配信されるので、管理している各物件の入居者に対して個々に定められたルールなどメール配信するのであれば、「セグメント配信」「サブアカウント管理」のどちらかが有効に働きます。

賃貸マンション入居後のルール

住居環境を維持・改善するために、ベランダの使い方やゴミ出しルールのほか、共用部を使ううえでの決まり事を定めているかと思います。

エントランスなどに設置されている掲示板では、全員に周知できているか不透明な部分があります。

そこでセグメント配信を使い、管理している各マンションごとのグループを作成します。

そして作った各グループに対して、各マンションごとのルール内容をメール配信することで、ほぼ全員に伝えることができます。

駐車場の空き情報を配信

駐車場に空きが出た場合、利用したいと思っている入居者に対し、メール配信で知らせするのも有効です。

セグメント配信の機能を使って、利用したいと考えている入居者に絞り込んで配信すると良いでしょう。

定期的にメール配信することで、駐車場の空き、満車の連絡を円滑に回すことができます。

メンテナンス情報

各マンションの環境を維持するためには、定期的な清掃や浄化槽の洗浄などが必要です。

メンテナンスが決まった日があれば、例えば1カ月前くらいに一斉メール配信することで、周知することができます。

もし、階数別にお知らせする必要があるメンテナンス情報などは、セグメント配信機能を使って、階数別に日を変えて配信するのも効果的です。

修理やクレーム対応

マンション管理していると、個別の対応も必要となります。

主に2つの個別対応が必要ではないでしょうか?

修繕やクレームに対する個別対応

  • 室内の設備が故障した際の修理のやり取り
  • 騒音などの近隣トラブルがあった場合のクレーム対応

事前に「個別対応が必要な場合」といった内容のメール配信を行い、そのメールの本文の中に問い合わせ専用のメールアドレスを加えておくことで、入居者は記載されている連絡先に問い合わせしやすくなります。

入居後に伝えたいこと

主にメールのやり取りで、マンションに関するルールなどを情報発信していることを、新しく入居した方のために伝えたい場合、ステップメールで一つずつ知らせることができます。

入居者がメール配信にメールアドレスを登録した後に、自動でメール配信されるように設定しておきます。

ステップメールで1日1回、段階を踏んで伝える場合

  • 室内の設備が故障した際の修理のやり取り
  • 近隣トラブルなどがあった場合のクレーム対応
  • 1日目入居者へのあいさつ
  • 2日目マンション内でのルール説明
  • 3日目メンテナンス情報について
  • 4日目クレーム対応や修理対応について
  • 5日目退去について

といった感じで、少しずつ入居者に教えることができるだけでなく、文章内に明確な問い合わせ方法などを明記しておけば、いつでも入居者は問い合わせすることができるようになります。

【番外編】さまざまな挨拶方法を紹介

ここまで、住むうえでのルールや定期メンテナンスなどの案内方法を解説してきました。

それ以外にも長期休暇の連絡、クレーム対応といった、イレギュラーな対応もあるかと思います。

この段落では、それぞれをメール配信する際に役立つ、記事を紹介したいと思います。

長期休暇の挨拶メールを行う

年末年始やゴールデンウィーク、夏季休暇など、さまざまな場面で不動産管理会社側も長期休暇に入るはずです。

いつ長期休暇に入るかは事前にメール配信でお知らせるとていねいです。

また、早めに伝えておくことで、入居者も問い合わせなどがあった際は前々に連絡し対応することができます。

長期休暇をお知らせする挨拶文をメール配信【例文あり】
年末年始の挨拶はメールで届けよう!ビジネスメール編【画像特典有】

クレーム対応でメール配信する場合

住居環境維持・改善のために日々、不動産管理会社として入居者とメール配信などを介してやりとりをしていると、さまざまな問い合わせが届くはずです。

そんななか、特に注意して対応しなければいけないのは、クレームではないでしょうか?

賃貸物件の入居者から送られてきたクレームへの対応方法などについては、以下の記事が参考例になりますので、ご覧ください。

謝罪メールの文章の書き方とは?社外&社内向け【ビジネス編】
【謝罪文章の書き方】誠意が伝わる謝罪フレーズとは?書面や謝罪メールに

まとめ

今回の記事はいかがでしたでしょうか?

不動産管理会社は多くの賃貸物件を預かって、住居環境の維持・改善に努めているかと思います。

当社提供のメール配信システムのコンビーズメールプラスを使うと、賃貸物件の入居者に対して、住む際のルールや定期メンテナンスなどの情報を円滑に届けることができます。

メール配信で定期的に情報発信していると、不測の事態のときに、どのようにすれば不動産管理会社へ問い合わせしたり、対応してもらえるかが前もってわかるため、入居者も安心して暮らすことができます。

以上、『賃貸物件の入居者への連絡はメール配信!【不動産管理会社編】』でした。

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